Vorstandsassistent in Chicken & Egg Pictures

Positionsstatus: Vollzeit, steuerfreies Gehalt: 64.000 bis 70.000 US-Dollar Standort: Hybrid; Mehr als zwei Tage pro Woche im Büro in Brooklyn, New York Letzte Aktualisierung: 5. März 2024 Chicken & Egg Pictures sucht einen Executive Assistant (EA) zur Verstärkung seines Teams. Diese Person ist dem Chief Executive Officer (CEO) unterstellt und leitet die Verwaltung der täglichen Aktivitäten des CEO. Der EA spielt auch eine entscheidende Rolle bei der Kommunikation im Namen des Executive Office mit und mit einer Vielzahl von Interessengruppen (intern und extern) sowie bei der Unterstützung des CEO und des Chicken & Egg Pictures-Teams bei der Erreichung der Ziele der strategischen Pläne . Wer wir sind Chicken & Egg Pictures ist eine gemeinnützige 501(c)(3)-Organisation, die einer globalen Gemeinschaft von Dokumentarfilmerinnen mit Frauen- und Genderaspekten kreative und finanzielle Unterstützung bietet, um ihre filmischen Visionen zu verwirklichen und erfüllende Karrieren in einer geschlechterintegrativen Medienbranche aufzubauen . Wir stellen uns eine gerechte und gerechte Welt vor, die von der Macht des Dokumentarfilms geprägt ist. Unsere Arbeit reagiert auf die Realität, dass Sexismus, Rassismus, Klassismus, Behindertenfeindlichkeit, Homophobie, Transphobie und Fremdenfeindlichkeit immer noch die Karrieren vieler Menschen verlangsamen oder sogar zum Stillstand bringen können. Unsere Mission legt den Grundstein, um diese Barrieren zu überwinden. Filmemacher brauchen Ressourcen, Möglichkeiten und Zugang, um in einer unausgewogenen Filmlandschaft erfolgreich zu sein. Deshalb kombinieren wir strategisch zeitlich abgestimmte Zuschüsse mit kreativer Betreuung und Gemeinschaft, bauen Peer-Netzwerke auf und bringen Künstler zusammen, um voneinander zu lernen und uns gegenseitig zu unterstützen. Dieses Unterstützungssystem ist auf die einzigartigen Herausforderungen zugeschnitten, denen Frauen und geschlechtsspezifische Menschen in ihrem Filmemachen und Karriereverlauf ausgesetzt sind. Seit unserer Gründung hat Chicken & Egg Pictures über 12 Millionen US-Dollar an Zuschüssen vergeben und über 500 Filmemachern aus der ganzen Welt Tausende von Stunden kreativer Betreuung gewidmet. Durch unsere Arbeit unterstützte Filme wurden national und international mit den höchsten Auszeichnungen der Branche ausgezeichnet, darunter Oscar-Verleihungen, Emmy-Verleihungen und Peabody-Verleihungen. Und sie haben die Sichtbarkeit erhöht und den gesellschaftlichen Wandel zu dringenden Themen vorangetrieben. Seit 2013 wird die Organisation von CEO Jenni Wolfson geleitet. Unter ihrer Führung ist unser Budget gewachsen und unsere Programme erweitert worden, und unser herausragendes Team hat Auszeichnungen gewonnen, darunter die Social Impact Media Awards, den Vanguard Award und den Amicus Award der International Documentary Association; Außerdem waren wir Finalist bei den Nonprofit Excellence Awards. Weitere Informationen über uns und unsere aktuellen Programme finden Sie auf unserer Website: www.chickeneggpics.org. Sehen Sie sich hier unseren Strategieplan 2023–2025 an: https://chickeneggpics.org/wp-content/uploads/2022/11/Chicken-Egg -Pictures_Strategic-Plan-2023-2025.pdf Was Sie tun werden VERANTWORTLICHKEITEN (einschließlich, aber nicht beschränkt auf) Die EA übernimmt die administrative Führung und das Projektmanagement für Folgendes: Zeitpläne, Kalender und Reisen. Verwalten, koordinieren und priorisieren Sie die Kalenderplanung und Planungsanforderungen, einschließlich Verfassen, Versenden und Annehmen von Einladungen, Beheben von Konflikten sowie Einleiten und Abschließen von Folgemaßnahmen. Pflegen des CEO-Kalenders einschließlich neuer Informationen, Aktualisierungen und Folgemaßnahmen. Verwalten der gesamten Reiselogistik und Aktivitäten für die Vorbereitung und Verwaltung von CEO-Meetings. Organisieren und Vorbereiten Besprechungen, einschließlich der Sammlung und/oder Ausarbeitung von Dokumenten und Tagesordnungen für Besprechungsteilnehmer. Leitung der Koordinierung und Vorbereitung der Logistik für persönliche Besprechungen, einschließlich der Identifizierung und Sicherung von Einrichtungen, Catering, Vorräten, Sicherheitszugang und Technologie. Machen Sie sich Notizen; Maßnahmen ergreifen, nachverfolgen und die nächsten Schritte nach der Besprechung verfolgen; Erstellen Sie Sitzungszusammenfassungen und geben Sie sie an die Teilnehmer weiter. Führen Sie Recherchen durch, entwickeln Sie Präsentationsunterlagen und Materialien und stellen Sie alle anderen wichtigen Informationen bereit, die erforderlich sind, um sicherzustellen, dass der CEO und die Teammitglieder vollständig vorbereitet sind. Als Hauptansprechpartner für den CEO fungieren (z. B. Vorstandsmitglieder, Industrie). Kollegen, Spender) und nehmen zeitweise im Namen des CEO an Sitzungen teil. Weitere wichtige Aufgaben: Verfolgen, treiben und verwalten Sie Projekte des Exekutivbüros sowie leiten Sie die Planung, Koordination und Durchführung von Sonderveranstaltungen und Projekten, sofern diese damit zusammenhängen an das Executive Office. Verfassen Sie E-Mails an wichtige Stakeholder, die vom CEO gesendet werden sollen. Überwachen Sie das Budget des Executive Office und verwalten Sie die Finanzverwaltung. Organisieren und pflegen Sie Dateien und Laufwerke. MINDESTANFORDERUNGEN: 5+ Jahre Berufserfahrung. 1+ Jahr Erfahrung in der Unterstützung von C-Level-Personen und/oder Executive Directors Mindestens 1 Jahr Berufserfahrung in einer gemeinnützigen Organisation (entweder als Mitarbeiter oder Freiwilliger). Hervorragende Liebe zum Detail und Zeitmanagementfähigkeiten; antizipiert Hindernisse und erwägt proaktiv alternative Lösungen. Übt ein hohes Maß an Vertraulichkeit und Diskretion, Professionalität, Integrität und Ethik aus. Starke Fähigkeiten in den folgenden Bereichen: Projektmanagement: Verfolgung, Steuerung, Berichterstattung und Einbindung der notwendigen Stakeholder, Tools, Ressourcen und Informationen, um die gewünschten Ergebnisse zu erzielen; Fähigkeit, sich schnell zwischen einer Vielzahl von Projekten mit unterschiedlichen Zeitplänen zu bewegen. Kommunikation: schriftlich, mündlich und zuhörend; Erwartungen verwalten; Verstehen, wer die wichtigsten Stakeholder sind; neugierig, stellt früh Fragen; antizipiert und bereitet die nächsten Schritte und Ergebnisse vor. Technologie: Google Workspace (Gmail, Kalender, Dokumente, Tabellen, Folien). Starke Urteils- und Entscheidungsfähigkeiten mit der Fähigkeit, Bedenken/Herausforderungen angemessen und zeitnah zu eskalieren. Proaktiver Problemlöser, der gerne Fehler behebt und kreative Lösungen hervorbringt, um die gewünschten Ergebnisse zu erzielen. Starker Teamplayer; ist respektvoll, integrativ, schätzt Vielfalt, ist sehr kooperativ, sucht und stellt proaktiv Gedankenpartnerschaft, Unterstützung und/oder Ressourcen mit/für Kollegen bereit; GEWÜNSCHTE QUALIFIKATIONEN (nicht erforderlich) Vorkenntnisse im Bereich Film und/oder verwandte Medien. Kenntnisse in Salesforce, Notion, Calendly und Projektmanagement-Tools. Vertrautheit mit Finanzberichten, Budgets und Tools/Plattformen. Was Sie sonst noch wissen sollten. Frist: Bewerbungen müssen bis Montag eingereicht werden , 18. März wird vom Einstellungsteam überprüft. Bewerbungen, die nach dieser Frist eingereicht werden, werden weiterhin angenommen, eine Prüfung ist jedoch möglicherweise nicht garantiert. Eine frühzeitige Einreichung Ihrer Bewerbung wird empfohlen. Die ersten Vorstellungsgespräche finden Ende März statt. Standort- und Hybridarbeitsrichtlinie: Diese Position ist in Brooklyn, New York angesiedelt. In unserem Büro in Brooklyn arbeiten die Mitarbeiter nach einem Hybridplan mit einem Standardplan von mindestens zwei Tagen pro Woche. Vergütung: 64.000 bis 70.000 US-Dollar (je nach Erfahrung und Qualifikation) Chicken & Egg Pictures bietet ein Gehalt, das auf der Total Rewards-Philosophie und -Praktiken der Organisation basiert und auf Marktdaten basiert. Vorteile: 100 % vom Arbeitgeber bezahlte Prämienabdeckung für Kranken-, Zahn- und Sehkraftversicherung sowie Lebens- und Kurz- und Langzeit-Invaliditätsversicherungen. Flexible Ausgabenkonten für Arzt-, Pflege-, Transport- und Parkkosten. Ein 403(b)-Plan mit einem entsprechenden Arbeitgeberbeitrag. Jährlich 15 Urlaubstage (20 nach zwei Jahren), 10 Urlaubstage und Krankheitstage sowie 4 persönliche Tage. Das Büro ist außer vom 24. bis 31. Dezember an zehn Feiertagen geschlossen und bietet im Sommer freitags einen Terminplan an. Es werden Möglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung und Home-Office-Stipendien angeboten. Mitarbeiter haben alle fünf Jahre ununterbrochener Beschäftigung Anspruch auf ein bezahltes sechswöchiges Sabbatical. Gleiche Beschäftigungschancen: Chicken & Egg Pictures ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit bietet. Aus diesem Grund ermutigen und suchen wir nachdrücklich Bewerbungen mit allen Hintergründen, einschließlich, aber nicht beschränkt auf Frauen und geschlechterexpansive Personen, farbige Menschen, zweisprachige und multikulturelle Personen, Menschen mit Hintergrund aus der Arbeiterklasse, Menschen mit Behinderungen sowie Mitglieder der LGBTQIA+ Gemeinschaft. Wir sind sehr stolz darauf, allen Mitarbeitern und Bewerbern gleiche Beschäftigungsmöglichkeiten zu bieten und verbieten Diskriminierung und Belästigung jeglicher Art, unabhängig von Rasse, Hautfarbe, Religion, Alter, Geschlecht, Schwangerschaft, nationaler Herkunft, Abstammung, ethnischer Zugehörigkeit, Behinderung, Genetik usw. geschützter Veteranen- oder Militärstatus, sexuelle Orientierung, Geschlechtsidentität oder -ausdruck, politische Zugehörigkeit, Familien- oder Familienstand, Verhaftungs- oder Verurteilungsregister, Status als Opfer häuslicher Gewalt oder andere Merkmale, die durch Bundes-, Landes- oder lokale Gesetze geschützt sind. E-Verify: Wir nehmen am E-Verify-Programm teil. https://everify.uscis.gov Bewerber mit Behinderungen: Es werden angemessene Vorkehrungen getroffen, damit qualifizierte Bewerber mit Behinderungen am Bewerbungsprozess teilnehmen können. Bei Anfragen wenden Sie sich bitte an [email protected]. 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