Vorstandsassistent in Swooped

Über unseren KundenÜber unseren Kunden suchen wir einen gut organisierten und proaktiven Assistenten der Geschäftsleitung, der den Chief Technology and Innovation Officer (CTIO) umfassend unterstützt. Der ideale Kandidat ist für die Durchführung taktischer und strategischer Unterstützungsaufgaben für den CTIO und das Team verantwortlich und sorgt für den reibungslosen Betrieb des CTIO-Büros. Diese Person fungiert als Verbindungsmann für das CTIO-Team bei Interaktionen mit internen und externen Stakeholdern. Dies ist eine flexible Remote-Rolle mit gelegentlichen Reisen innerhalb der Metropolregion DC, um CTIO-Veranstaltungen vor Ort zu unterstützen. Der erfolgreiche Kandidat wird Teil eines Teams von Administratoren sein, die direkt dem Lead Executive Administrator unterstellt sind. Verantwortlichkeiten: Verwaltung des Kalenders und der Kontakte des CTIO, Planung von Besprechungen, Terminen und Veranstaltungen sowie Pflege von Kontaktdaten. Koordinierung von Reisearrangements, einschließlich Flügen, Unterkünften, und Transport. Bereitstellung administrativer Unterstützung bei Besprechungen, Erstellung von Notizen und Nachverfolgung von Aktionspunkten bei Bedarf. Überprüfung und Priorisierung eingehender Kommunikation, einschließlich E-Mails, Telefonanrufe und Besprechungsanfragen, und angemessene Reaktion. Unterstützung bei der Vorbereitung und Bearbeitung von Dokumenten, Tagesordnungen, Recherche, Berichte und Präsentationen.Verwaltung teamweiter Projekte/Programme und besonderer Initiativen, die vom CTIO zugewiesen wurden.Fungieren als Verbindungsmann zwischen dem CTIO und internen/externen Stakeholdern.Abwicklung von Ausgaben, Bearbeitung von Rechnungen und Pflege des Bürobudgets des CTIO.Koordinierung der Logistik für feierliche Meilensteine ​​und Veranstaltungen. Bleiben Sie über Branchenereignisse und -trends informiert und schlagen Sie relevante Beteiligungsmöglichkeiten vor. Zusammenarbeiten und Aufbau von Beziehungen, um Ergebnisse in einer Matrixorganisation voranzutreiben. Planung virtueller, Vor-Ort- und Off-Site-Meetings sowie besonderer Veranstaltungen , Firmenveranstaltungen und Teambuilding-Aktivitäten in Koordination mit funktionsübergreifenden Teams. Unterstützung der Entwicklung einer starken Arbeitsplatzkultur, die auf Teamarbeit, Zusammenarbeit, Reaktionsfähigkeit und Freude ausgerichtet ist. Qualifikationen: Bachelor-Abschluss oder gleichwertige Berufserfahrung bevorzugt. Mindestens 5 Jahre Nachgewiesene Erfahrung als Assistent der Geschäftsleitung oder in einer ähnlichen Funktion zur Unterstützung von Führungskräften der C-Suite. Nachgewiesene hervorragende Organisations-, Zeitmanagement- und Kommunikationsfähigkeiten. Kenntnisse im Microsoft Office-Paket mit der Fähigkeit, unternehmensspezifische Tools zu erlernen. Fähigkeit, mit vertraulichen Informationen umzugehen Informationen mit Diskretion und Professionalität. Detailorientiert mit einem hohen Maß an Genauigkeit und Liebe zum Detail. Fähig, unabhängig zu arbeiten, Aufgaben zu priorisieren und sich an sich ändernde Prioritäten anzupassen. Bereitschaft, die Grundwerte des einstellenden Unternehmens, nämlich Flexibilität und Initiative, zu verkörpern und eine zu übernehmen proaktiver Ansatz zur Unterstützung der sich verändernden Bedürfnisse des Unternehmens. Mehr anzeigen Weniger anzeigen Должностной уровень Руководитель среднего звена Ich arbeite an einem Computer, einem Sicherheitsnetzwerk, Technologien, Informationsquellen und audiovisueller Produktion