Assistent der Geschäftsleitung in AI Merch

Assistent der Geschäftsleitung

Standort: Remote, PST-Zeitzone (6:00–14:00 Uhr). PST)

Anstellungsart: Vollzeit

Umgebung: Hochintensive Startumgebung

Übersicht

Wir suchen einen äußerst zuverlässigen, scharfsinnigen und ausführungsorientierten Assistenten zur Unterstützung der Geschäftsleitung in einem hochintensiven Startup-Umfeld. Diese Rolle erfordert außergewöhnliche Eigenverantwortung, Schnelligkeit, Diskretion und die Fähigkeit, unter Druck mit minimaler Anleitung zu agieren.

Der Executive Assistant ist eine vertrauenswürdige Erweiterung der Führungskraft und muss damit vertraut sein Verfügbarkeit außerhalb der Geschäftszeiten und Reaktionsfähigkeit rund um die Uhr bei Bedarf.

Hauptaufgaben

Executive & Strategic Support

• Komplexe Kalender verwalten, planen und Prioritäten verschieben
• Handeln als ein Gatekeeper für Kommunikation und zeitkritische Anfragen
• Briefings, Dokumente, Berichte und Zusammenfassungen vorbereiten
• Aktionselemente, Fristen und strategische Initiativen verfolgen

Kommunikation & Koordination

• Behandeln Sie E-Mail- und Nachrichten-Sortierung mit Dringlichkeit und Urteilsvermögen
• Entwerfen und versenden Sie professionelle Korrespondenz im Namen der Führungskraft
• Sorgen Sie für einen schnellen, klaren und zuverlässigen Kommunikationsfluss

Verfügbarkeit und Reaktionsfähigkeit

• Aufrechterhaltung der Verfügbarkeit außerhalb der Geschäftszeiten nach Bedarf
• Reaktionsfähigkeit rund um die Uhr für dringende Angelegenheiten bieten
• Passen Sie sich im Laufe der Zeit an zeitkritische Anforderungen an Zonen

Operations & Execution

• Inländische und internationale Reisen und Logistik koordinieren
• Unterstützen Sie spezielle Projekte und Ad-hoc-Anfragen mit Geschwindigkeit und Genauigkeit
• Strikte Vertraulichkeit und betriebliche Disziplin wahren
• Probleme proaktiv identifizieren und vorher lösen Eskalation

Skills & Tools

• Starke KI-Kompetenz: Fähigkeit, KI-Tools für Recherche, Entwurf, Zusammenfassung und Aufgabe zu verwenden Beschleunigung
• Erfahrung mit Produktivitäts- und Kollaborationstools wie Notion, Trello, Miro, Figma, Google Workspace, Slack
• Aufgaben- und Projektverfolgung im Schnellverfahren Umgebungen
• Erweiterte Kalender- und Posteingangsverwaltung
• Ausgeprägte schriftliche Kommunikations- und Dokumentationsfähigkeiten

Anforderungen

• 3+ Jahre Erfahrung als Executive Assistant oder ähnlich Rolle
• Nachgewiesene Erfahrung im Start-up oder bei Schnellläufen Umgebungen
• Ausgezeichnetes Englisch (schriftlich und mündlich)
• Hohes Maß an Diskretion, Urteilsvermögen und Zuverlässigkeit
• Fähigkeit, unabhängig und unter Druck zu arbeiten
• Komfortabel mit unregelmäßigen Öffnungszeiten und hohen Verfügbarkeitserwartungen

Bevorzugte Qualifikationen

• Erfahrung in der Unterstützung von Gründern oder C-Level-Führungskräften
• Remote-, globale oder Multi-Zeitzonen-Arbeitserfahrung
• Starke Priorisierung und Problemlösung Fähigkeiten

Was wir Angebot

• Wettbewerbsfähige Vergütung basierend auf Erfahrung
• Hoch vertrauenswürdige, wirkungsvolle Rolle
• Direkte Auseinandersetzung mit Führung und Entscheidungsfindung
• Langfristige Chance in einer schnellen Skalierung Startup
• Arbeiten mit Time Tracker

Erforderliche Sprachen

• Englisch  C1 – Erweitert    
• Ukrainisch - Native    
• Russisch B2 – Obere Mittelstufe