Koordinator für Veranstaltungen und digitale Programme in Jenner & Block

ÜBER JENNER & BLOCKJenner & Block LLP ist eine Anwaltskanzlei mit globaler Reichweite und Niederlassungen in Century City, Chicago, London, Los Angeles, New York, San Francisco und Washington, DC. Die Kanzlei ist bekannt für ihre herausragende und erfolgreiche Prozesspraxis, ihre globale Ermittlungspraxis, ihre Arbeit bei regulatorischen und behördlichen Kontroversen sowie ihre Erfahrung bei der Abwicklung anspruchsvoller und hochkarätiger Unternehmenstransaktionen. Zu seinen Kunden zählen Fortune-100-Unternehmen, Technologieunternehmen, große Privatunternehmen, aufstrebende Unternehmen, Indianerstämme sowie Risikokapital- und Private-Equity-Investoren. Der amerikanische Anwalt hat Jenner & Block zehnmal als ehrenamtliche Kanzlei Nr. 1 in den Vereinigten Staaten ausgezeichnet. ÜBERBLICKDer Koordinator für Veranstaltungen und digitale Programme ist dafür verantwortlich, die Bemühungen des Teams für digitale Programme und Innovation bei der Planung und Durchführung firmenweiter externer Aktivitäten zu unterstützen und kundenorientierte Veranstaltungen sowohl vor Ort als auch außerhalb des Unternehmens, einschließlich der jährlichen Partnerversammlung des Unternehmens. Der Koordinator wird sich insbesondere auf veranstaltungsbezogene Marketingtechnologieaufgaben konzentrieren, wie z. B. die Aktualisierung und Pflege von Einladungs- und Mailinglisten, die Aktualisierung von Kontakten, das Abrufen von RSVP-Berichten und die Erfassung von Veranstaltungsmetriken sowie andere MarTech-Funktionen nach Bedarf. Der Koordinator für Veranstaltungen und digitale Programme wird mit der gesamten Marketingabteilung sowie den Anwälten und Mitarbeitern der Unternehmensdienstleistungen in allen Büros interagieren und kommunizieren. Der Koordinator für Veranstaltungen und digitale Programme muss äußerst viel Liebe zum Detail haben, in der Lage sein, einen Projektplan auszuführen und jederzeit Qualitätsstandards einzuhalten. HAUPTVERANTWORTLICHKEITEN: Unterstützung bei der Veranstaltungsplanung während des gesamten Lebenszyklus von Veranstaltungen mit Kundenkontakt, einschließlich persönlicher Vorträge -Büroveranstaltungen, Offsite-Veranstaltungen, virtuelle Veranstaltungen und Hybridveranstaltungen. Die Veranstaltungsunterstützung umfasst die Ausführung der etablierten Veranstaltungsprozesse des Teams. Recherche nach Veranstaltungsorten/Caterern und Preisen; Unterstützung bei der Erstellung von Einladungslisten; Versenden von Einladungen und Verfolgen von RSVPs; Unterstützung bei Kundengeschenken; Erleichterung von Planungsbesprechungen und Proben; Halten Sie das Kundenentwicklungsteam, das Kommunikationsteam, das DEI-Team und andere relevante Teams über die Entwicklung der Ereignisse auf dem Laufenden. Der Koordinator für Veranstaltungen und digitale Programme unterstützt das Veranstaltungsteam bei der Erstellung von Veranstaltungsmaterialien, einschließlich Einladungen, Bestätigungen, Tagesordnungen, Budgets, Namensschildern, Veranstaltungsübersichten und Showläufen. Sie stimmen sich mit dem Creative Services Team ab, um gestaltete Materialien wie Bilder für die Einladung, Beschilderung oder maßgeschneiderte Materialien zu erstellen, und stellen sicher, dass ihnen genügend Vorlaufzeit zur Bearbeitung der Anfragen eingeräumt wird. Sie arbeiten mit dem Kundenentwicklungsteam an Seminarmaterialien, Folien und Handouts, Bewertungsformularen und Materialien nach der Veranstaltung. Der Koordinator für Veranstaltungen und digitale Programme unterstützt Sie außerdem bei folgenden Verwaltungsaufgaben: Reservierungen arrangieren; Kontaktaufnahme mit den zuständigen Abteilungen, um Konferenzräume für Veranstaltungen im Büro zu reservieren; Zusammenarbeit mit dem Geschäftsteam und der Unternehmensberatung, um Veranstaltungsverträge vor der Unterzeichnung zu prüfen; Koordinierung der AV-Bedürfnisse; Unterstützung bei der Organisation von Veranstaltungen; und Erstellen von Namensschildern und Koordinieren des Check-in-Prozesses für die Veranstaltung, einschließlich der Verfolgung der Anwesenheit. Unterstützen Sie Bemühungen zur Messung des Veranstaltungserfolgs und zur Verfolgung des ROI, indem Sie im Voraus Ziele, Verantwortlichkeiten und Budgets festlegen. Ermöglichen Sie die formelle Analyse nach der Veranstaltung, einschließlich endgültiger Teilnehmerzahlen, Budgetzusammenfassungen sowie Feedback von Kunden und Anwälten, und verfolgen Sie diese Informationen, damit Daten einfach abgerufen und berichtet werden können. Halten Sie die Beteiligten über den Projektfortschritt auf dem Laufenden und stellen Sie eine ständige Überprüfung der Veranstaltungsziele sicher . Der Koordinator für Veranstaltungen und digitale Programme hilft dem Team dabei, einen detaillierten Projektplan für jede Veranstaltung zu erstellen, um organisiert zu bleiben und den Interessengruppen Fristen mitzuteilen, aber auch, damit das Veranstaltungsteam die Arbeitsbelastung verwalten und die Kapazität genau einschätzen kann. Bleiben Sie über Trends auf dem Markt auf dem Laufenden (d. h. was neu und angesagt ist), um bei Veranstaltungen einen kreativen Ansatz zu verfolgen. Nutzen Sie Software, um Verwaltungsaufgaben zu rationalisieren (Online-Registrierungsformulare, Asana, InterAction-Mailinglisten, digitale persönliche Check-ins usw.). Alle vom Management geforderten zusätzlichen Verantwortlichkeiten. QUALIFIKATIONEN UND ANDERE ANFORDERUNGEN Ein vierjähriger Hochschulabschluss ist erforderlich. Marketing, Business oder verwandte Bereiche sind von Vorteil. Zwei oder mehr Jahre Erfahrung in der Veranstaltungsplanung in einem Unternehmen oder einem professionellen Dienstleistungsunternehmen. Erfahrung in einer Anwaltskanzlei oder im juristischen Marketing von Vorteil.  Kenntnisse in Microsoft Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint und Outlook), Erfahrung mit InterAction, Vuture, Asana, SharePoint von Vorteil. Muss verfügbar sein, um gelegentlich abends und am Wochenende zu arbeiten, um geplante Veranstaltungen zu unterstützen. Die Position erfordert gelegentliche Reisen; Bei Bedarf im In- und Ausland. PERSÖNLICHE EIGENSCHAFTEN UND KERNKOMPETENZENMuss über eine positive Einstellung und die Fähigkeit verfügen, gut mit Partnern, Mitarbeitern und Mitarbeitern zusammenzuarbeiten. Fähigkeit, konkurrierende Fristen einzuhalten und mit sehr beschäftigten Partnern zusammenzuarbeiten.  Fähigkeit zum Multitasking und zur Priorisierung der Arbeitsanstrengungen. Fähigkeit, unter Druck zu arbeiten und vor Kunden und Partnern ein ruhiges Auftreten zu bewahren. Zeigt gutes Urteilsvermögen und Diskretion. Hohes Maß an intellektueller Neugier. Hervorragende zwischenmenschliche Fähigkeiten sowie ausgeprägte Kommunikations- und schriftliche Fähigkeiten. Ausgezeichnete Zeitmanagement- und Projektmanagementfähigkeiten. Eigeninitiative, motivierte Person, die bereit ist, die Extrameile zu gehen, um die Arbeit zu erledigen. Solider Teamplayer mit der Fähigkeit, mit einem multidisziplinären Team zusammenzuarbeiten. Analytisch mit ausgeprägten Fähigkeiten zur Problemlösung. Erhebliche Geduld. Jenner & Block LLP ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit fördert. Einstellungs- und Beschäftigungsentscheidungen werden nicht auf der Grundlage der Rasse, der Hautfarbe, des Glaubens, der Religion, der nationalen Herkunft, der Abstammung, des Staatsbürgerschaftsstatus, des Alters, einer nicht ausschließenden körperlichen oder geistigen Behinderung oder des Gesundheitszustands, der genetischen Informationen, der sexuellen Orientierung, des Geschlechts usw. einer Person getroffen. Geschlechtsidentität und/oder -ausdruck, Schwangerschaft, Geburt, Stillzeit oder damit verbundene Erkrankungen, Verhaftungsregister, Immatrikulation, persönliches Aussehen, politische Zugehörigkeit, Ehe-, Eltern-, Veteranen-, Militär- oder Schutzstatus oder ein anderer geschützter Status oder der von ihre Verwandten, Freunde oder Kollegen. Mehr anzeigen Weniger anzeigen ические услуги