Event- und Reisespezialist (SED-Cluster) in Deutsche Gesellschaft fur Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH

Die Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH in der Ukraine sucht eine qualifizierte Fachkraft für den Sustainable Economic Development Cluster zur Besetzung der Position:

Event and Travel Specialist (Vollzeit, Kiew)

(interner SAP-Code: Administrative Specialist)

Der Sustainable Economic Development (SED) Cluster der Deutschen Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH umfasst verschiedene Projekte, die im Auftrag der Deutschen umgesetzt werden Die Regierung unterstützt die Ukraine bei der Entwicklung eines widerstandsfähigen und wettbewerbsfähigen Wirtschaftssektors.

Partner der Projekte sind ukrainische Ministerien auf nationaler Ebene, Verwaltungen auf regionaler Ebene, Interessengruppen auf kommunaler Ebene und Unternehmen des Privatsektors. Das Clusterportfolio umfasst 8 bilaterale, regionale und globale Projekte. 

Verantwortungsbereich: 

Veranstaltungen 

• Unterstützung bei der Ausarbeitung von Leistungsbeschreibungen für Veranstaltungsdienstleistungen einschließlich Definition der Veranstaltungsortanforderungen.
• Beratung zu den Veranstaltungsorten für jede einzelne Veranstaltung, Buchung von Veranstaltungsorten und Verhandlung von Gebühren.
• Recherche nach Anbietern (Unterkunft, Catering usw.) und Vorschlag der besten Kombination aus Qualität und Kosten; Aktualisierung einer Liste geeigneter Veranstaltungsorte für verschiedene Zwecke.
• Verwaltung und Koordinierung von Anbietern und der gesamten Veranstaltungslogistik.
• Koordinierung mit Logistikunternehmen, wo dies für eine effiziente Arbeit erforderlich ist.
• Gewährleistung eines hohen Serviceniveaus bei der Organisation von Veranstaltungen und Einhaltung der Regeln für die Vergabe von Serviceaufträgen.
• Überwachung von Veranstaltungsabläufen und schnelles Handeln bei der Lösung von Problemen.
• Bearbeitung von Anfragen der Teilnehmer, um eine reibungslose Zusammenarbeit und Prozesse gemäß GIZ sicherzustellen Regeln.
• Verfolgen der Veranstaltungsfinanzen, einschließlich Einnahmen, Anfragen, Rechnungsstellung und Berichterstattung.
• Planung von Veranstaltungen mit Liebe zum Detail – insbesondere finanzieller, zeitlicher und sicherheitsrelevanter Einschränkungen.
• Unterstützung bei der Vorbereitung von Budgets und Bereitstellung regelmäßiger Fortschrittsberichte für das Cluster-/Projektmanagement für jede Veranstaltung.
• Antizipation und Planung für verschiedene Szenarien.
• Verwaltung mehrerer Veranstaltungen gleichzeitig mit sorgfältiger Planung, Koordination und Unterstützung.
• Entwicklung neuer Ideen zur Verbesserung des Veranstaltungsplanungs- und Durchführungsprozesses.

 Reisen

• Unterstützung des Travel Focal Point im Cluster.
• Treffen der Vorkehrungen im Zusammenhang mit dem Reisemanagement (Planung, Hotelbuchungen, Visa-Unterstützung, Versicherung, Vorbereitung aller relevanten Dokumente, zusammenfassende Dokumentation usw.).
• Unterstützung bei der Organisation und logistischen Vorbereitung von Aktivitäten wie Studienreisen, Konferenzen, Workshops, Delegationsbesuche usw.
• Koordinierung von Transportdienstleistern.

 Allgemeines

• Enge Zusammenarbeit und Koordinierung der Arbeit mit anderen Reiseschwerpunkten, Projektteams und dem Finanz- und Beschaffungsteam des Clusters.
• Fungieren als Hauptansprechpartner für veranstaltungs- und reisebezogene Anfragen von Teammitgliedern und externen Partnern.
• Regelmäßige Dokumentation und Archivierung sowie Datenverwaltung.
• Beratung zu Kommunikationskanälen und Dokumentenspeicherung für veranstaltungs- und reisebezogene Materialien.
• Veranstaltungs- und reisebezogene Dokumente und Listen pflegen und aktualisieren.
• Einbindung neuer Mitglieder, Bereitstellung der erforderlichen Informationen und Zugang zu den veranstaltungs- und reisebezogenen Themen.
• Gelegentliche Hintergrundrecherche und Präsentation von Ergebnissen.
• Einhaltung der GIZ-Regeln und Standards.
• Erfüllung weiterer Pflichten und Aufgaben im Auftrag des Managements.

Erforderliche Qualifikationen, Berufserfahrung und persönliche Kompetenzen:

• BA in Betriebswirtschaft, Marketing, Volkswirtschaftslehre oder vergleichbar.
• Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position.
• Ausgezeichnete Organisationsfähigkeiten und Erfahrung im Eventmanagement.
• Fähigkeit dazu Führen Sie Projekte eigenverantwortlich im Team durch.
• Teamplayer mit interkulturellen Kommunikationsfähigkeiten und serviceorientierter Einstellung.
• Hervorragende Organisations- und Zeitmanagementfähigkeiten, Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bewältigen, Probleme zu lösen, Termine zu verwalten und einzuhalten und eine hohe Arbeitsqualität aufrechtzuerhalten.
• Zuverlässigkeit, Vertraulichkeit, Flexibilität und Stressresistenz.
• Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten.
• Hohes Maß an Loyalität, Selbstorganisation und Motivation.
• Gut Gute Kenntnisse im MS-Office-Paket.
• Muttersprache Ukrainisch, fließend Englisch, Deutschkenntnisse sind von Vorteil.
• Bereitschaft, sich entsprechend den auszuführenden Aufgaben weiterzubilden. 
• Fähigkeit, je nach Bedarf für die Durchführung der Veranstaltung innerhalb der Ukraine und ins Ausland zu reisen.

 Wir bieten:

• Offizielle Anstellung.
• Festes Gehalt in EUR, leistungsabhängige Prämien und 13. Gehalt.
• Krankenversicherung, 29 Urlaubstage jährlich.
• Sprachunterricht, Hard- und Soft Skills Schulungen.
• Psychologische Einzel- und Gruppenunterstützung.
• Mögliche Remote- und flexible Arbeit (je nach Projektbedarf bis zu 10 Tage im Monat innerhalb der ukrainischen Grenze).
• Sinnvolle und wertvolle Arbeit, internationales Umfeld.

Anstellungsbedingungen

Vollzeitstelle mit 40-Stunden-Woche. Einsatzort ist Kiew. Beginn des Einsatzes ist der 1. April 2026. Die Vertragslaufzeit beträgt bis zum 31.12.2026 mit der Möglichkeit einer Verlängerung.

 Die GIZ ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit fördert und ein attraktives und herausforderndes Arbeitsumfeld mit Möglichkeiten zur Weiterentwicklung bietet. 

Bewerbung:

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung in englischer Sprache, bestehend aus Ihrem Lebenslauf und einem Anschreiben, in dem Sie Ihre Motivation darlegen, sich bis zum COB 13. März 2026, Freitag zu bewerben. Nur Kandidaten, die in die engere Wahl kommen, werden für die nächsten Phasen des Rekrutierungsprozesses kontaktiert.

 Kandidaten sind AnfragenBitte reichen Sie Ihre Unterlagen mit folgendem Titel ein:

•   Nachname Vorname_Lebenslauf

•   Nachname Vorname_Anschreiben

 Mit dem Absenden der Bewerbung erklären Sie sich mit der Verarbeitung personenbezogener Daten für Einstellungsverfahren ausschließlich gemäß den Datenschutzbestimmungen der GIZ einverstanden. Über den Link Datenschutz | GIZ