Event- und Reisespezialist (MLG-Cluster) in Deutsche Gesellschaft fur Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH

Die Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH in Kiew sucht einen qualifizierten Event- und Reisespezialisten für den Good Multi-Level Governance Cluster („MLG-Cluster“) zur Besetzung der Position eines:

Event- und Reisespezialisten (Vollzeit, Kiew)

(interner SAP-Code: Administrativ). Spezialist)

 Der Good Multi-Level Governance Cluster („MLG Cluster“) innerhalb des Ukraine-Portfolios der GIZ umfasst Projekte, die eine transparente, effiziente und nachhaltige Governance-Reform im Rahmen der bereits laufenden Wiederherstellungsbemühungen in dem vom Krieg heimgesuchten Land unterstützen und seine Zukunft als moderne europäische Nation gestalten. Die Projekte sorgen für eine wirksame Zusammenarbeit der nationalen, regionalen und lokalen Verwaltungsebenen und fördern die Subsidiarität als Grundsatz der Demokratie, während sich die Ukraine an den gemeinschaftlichen Besitzstand der Europäischen Union anpasst. 

 Die Cluster Service Unit (MLG-SU) erbringt mit ihren rund 40 Mitarbeitern kaufmännische und administrative Dienstleistungen für die Projekte im MLG Cluster. Die MLG-SU ist in vier Teams organisiert (Finanzen und Rechnungswesen; Verträge und Beschaffung; Veranstaltungen & Reisen sowie Büromanagement).

Verantwortungsbereiche: 

• Veranstaltungsorganisation: Plant und koordiniert verschiedene Arten von Veranstaltungen (offline, online, hybrid) in der Ukraine und im Ausland, einschließlich Konferenzen, Workshops und Studienreisen. Berät, bucht und verhandelt Veranstaltungsortgebühren; recherchiert und wählt Anbieter auf der Grundlage von Qualität und Kosten aus und stellt die Einhaltung der GIZ-Verfahren sicher.
• Reisemanagement: Organisiert alle reisebezogenen Bedürfnisse wie Planung, Buchungen, Visa-Unterstützung und Dokumentation im Einklang mit den GIZ-Regeln und internen Prozessen.
• Logistikkoordination: Verwaltet die gesamte Logistik, einschließlich Transport und Zusammenarbeit mit Logistikunternehmen, und gewährleistet eine reibungslose Ausführung ohne Rahmenverträge.
• Teamübergreifende Zusammenarbeit: Arbeitet eng mit allen Projekten zusammen, an denen MLG-SU-Teams arbeiten Unterstützen Sie Veranstaltungsprozesse von der Planung bis zur Nachbereitung.
• Budgetierung und Finanzen: Hilft bei der Veranstaltungsbudgetierung, verfolgt die Finanzen (Eingänge, Rechnungen, Berichte) und stellt sicher, dass die Dienste den Delegationsregeln entsprechen.
• Compliance und Dokumentation: Führt Marktforschungen durch, befolgt Compliance- und Beschaffungsregeln und verwaltet Daten, Dokumentation und Archivierung.
• Prozessverbesserung: Sucht kontinuierlich nach Möglichkeiten, Veranstaltungen und Reisen zu verbessern Prozesse 
• Zusätzliche Verwaltungsaufgaben nach Anforderung des Managements.

Erforderliche Qualifikationen, Berufserfahrung und persönliche Kompetenzen:

• Bachelor-Abschluss oder gleichwertiger Abschluss in einem relevanten Bereich (z. B. Logistik, Wirtschaft).
• Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position.
• Ausgezeichnete Organisationsfähigkeiten und Erfahrung im Event- und Reisemanagement. 
• Fähigkeit, Projekte eigenverantwortlich im Team durchzuführen 
• Teamplayer mit interkulturellen Kommunikationsfähigkeiten und serviceorientierter Einstellung 
• Hervorragende Organisations- und Zeitmanagementfähigkeiten, Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu verwalten, Probleme zu lösen, Fristen zu verwalten und einzuhalten und eine hohe Arbeitsqualität aufrechtzuerhalten 
• Zuverlässigkeit, Vertraulichkeit, Flexibilität und Stressresistenz 
• Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten 
• Hohes Maß an Loyalität, Selbstorganisation und Motivation 
• Gute Kenntnisse im MS Office-Paket 
• Muttersprache Ukrainisch, fließend Englisch, Deutschkenntnisse sind von Vorteil 
• Bereitschaft sich je nach den auszuführenden Aufgaben weiterzubilden. 

Wir bieten: 

• Offizielle Anstellung, festes Gehalt in EUR, leistungsabhängige Prämien und 13. Gehalt.
• Krankenversicherung, 29 Urlaubstage jährlich.
• Sprachkurse, Hard- und Soft-Skills-Trainings.
• Psychologische Einzel- und Gruppenunterstützung.
• Mögliche flexible und Remote-Arbeit (je nach Projektbedarf bis zu 10 Tage im Monat innerhalb der ukrainischen Grenze). 
• Sinnvolle und wertvolle Arbeit, internationales Umfeld.

Anstellungsbedingungen:

Vollzeitstelle mit 40-Stunden-Woche. Einsatzort ist Kiew. Beginn zum nächstmöglichen Zeitpunkt. Die Vertragslaufzeit beträgt 12 Monate mit der Möglichkeit einer Verlängerung.

 Die GIZ ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit fördert und ein attraktives und herausforderndes Arbeitsumfeld mit Möglichkeiten zur Kompetenzentwicklung bietet.

Bewerbung:

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung in englischer Sprache, bestehend aus Ihrem Lebenslauf und einem Anschreiben, in dem Sie Ihre Motivation für eine Bewerbung bis zum 13. März darlegen 2026, Freitag. Nur Kandidaten, die in die engere Wahl kommen, werden für die nächsten Phasen des Rekrutierungsprozesses kontaktiert.

Kandidaten werden gebeten, ihre Unterlagen mit folgendem Titel einzureichen:

•   Nachname Name_Lebenslauf

•   Nachname Name_Anschreiben

 Mit dem Absenden der Bewerbung erklären Sie sich mit der Verarbeitung personenbezogener Daten für Einstellungsprozesse ausschließlich gemäß den Datenschutzbestimmungen der GIZ einverstanden. Über den Link Datenschutz | GIZ