Direktor, Projektbetrieb in FHI 360

Standort: Kiew, Ukraine 

Vertragsdauer bis 30. September 2026

Über FHI 360 und EpiC

FHI 360 ist eine gemeinnützige Organisation für menschliche Entwicklung, die sich der nachhaltigen Verbesserung des Lebens durch die Förderung integrierter, lokal vorangetriebener Lösungen widmet. Zu unserem Personal gehören Experten in den Bereichen Gesundheit, Bildung, Ernährung, Umwelt, wirtschaftliche Entwicklung, Jugend, Forschung, Technologie, Kommunikation und soziales Marketing – und schaffen so eine einzigartige Kombination von Fähigkeiten, um die miteinander verbundenen Entwicklungsherausforderungen von heute zu bewältigen. FHI 360 bedient mehr als 50 Länder sowie alle Bundesstaaten und Territorien der USA.

Das Projekt Meeting Targets and Maintaining Epidemic Control (EpiC) ist ein achtjähriges (2019–2027) globales Gesundheitsprojekt, das ursprünglich vom US-Außenministerium (DoS) im Rahmen des Notfallplans des Präsidenten zur AIDS-Hilfe (PEPFAR) finanziert wurde. EpiC ist in rund 50 Ländern tätig und kümmert sich um wichtige Herausforderungen im Bereich der öffentlichen Gesundheit wie HIV/AIDS, Pandemievorsorge und globale Gesundheitssicherheit. 

In der Ukraine erhält das Projekt Global Health Security (GHS)-Mittel zur Stärkung globaler, regionaler und lokaler öffentlicher Gesundheitssysteme und baut dabei auf umfassenden Erfahrungen und vorhandenen Fähigkeiten auf, die mit den nationalen GHS-Prioritäten und den Zielen der US-Regierung im Einklang stehen. EpiC wird die nationalen und regionalen öffentlichen Gesundheitseinrichtungen, Gesundheitseinrichtungen, die Forschungsinstitute des Staatlichen Dienstes der Ukraine für Lebensmittelsicherheit und Verbraucherschutz und regionale Abteilungen, akademische Einrichtungen sowie Organisationen der Zivilgesellschaft unterstützen, um die GHS-Kapazitäten in den Bereichen Infektionsprävention und -kontrolle (IPC), antimikrobielle Resistenz (AMR) und Gesundheitsnotfallmanagement (HEM) zu stärken, mit besonderem Schwerpunkt auf der Prävention, Erkennung und Reaktion auf Ausbrüche von Infektionskrankheiten von epidemischer Bedeutung. Alle Aktivitäten werden an nationalen Vorschriften, Richtlinien und Standards sowie relevanten internationalen Rahmenwerken ausgerichtet.  

FHI 360 sucht qualifizierte Kandidaten für einen Director, Program Operations.  Diese Position wird in Kiew, Ukraine, angesiedelt sein. Professionelle Englischkenntnisse in Wort und Schrift sowie fließende Ukrainischkenntnisse werden bevorzugt.

Stellenübersicht:

Der Operations Director wird eine Schlüsselrolle bei der täglichen Verwaltung und Funktionsweise des EpiC Ukraine-Projekts spielen und den EpiC-Projektdirektor unterstützen. Die Position dient als wichtiges Mitglied des Führungsteams im Land und beaufsichtigt das Betriebspersonal und die Aktivitäten zur Unterstützung der Projektabwicklung, einschließlich Finanzen, Zuschüsse und Beschaffung. Der Operations Director wird die Zuschüsse, das Finanzmanagement und die Beschaffung für das Projekt EpiC Ukraine beaufsichtigen und eng mit den Teams für Technik, M&E sowie People & Culture zusammenarbeiten, um die Aktivitäten effizient voranzutreiben und die Ziele des Gesamtprojekts zu erreichen. Basierend auf der Anleitung des Home-Office ist die Position dafür verantwortlich, Abläufe einzuhalten und zu standardisieren und sicherzustellen, dass Finanzen, Zuschüsse und Beschaffung auf diese Anforderungen reagiereno den Bedürfnissen des Programms angepasst und mit dem größeren Programm harmoniert. Der Direktor wird mit Kollegen aus allen Abteilungen und in der Zentrale zusammenarbeiten, um Systemanforderungen und Prozessengpässe zu ermitteln und Lösungen zu entwickeln, um zeitnahere, effizientere und verantwortungsvollere Einsätze in schwierigen humanitären Kontexten zu ermöglichen.  Der Direktor arbeitet eng mit dem Management zusammen, um finanzielle, administrative, vertragliche und logistische Effizienz und Compliance sicherzustellen. Sie fungieren als Verbindung zwischen den Mitarbeitern und den Verwaltungs- und Unternehmensdiensten der Organisation, um einen reibungslosen Betrieb zwischen der Zentrale und den Außenstellen aufrechtzuerhalten.

Verantwortlichkeiten:

• Bietet Unterstützung für den EpiC Ukraine-Projektleiter, um sicherzustellen, dass das Projekt effizient, konform, zeitnah und ergebnisorientiert umgesetzt wird.
• Verantwortlich gegenüber dem Projektleiter für die Einrichtung und Überwachung operativer Systeme, die den programmatischen Anforderungen entsprechen technische Anforderungen des Projekts unter Wahrung der Einhaltung der USG- und FHI 360-Regeln und -Vorschriften.
• Überwacht das Finanzmanagement, die Beschaffung, die Logistik, die Verwaltung und das Untervergabemanagement des Projekts. Legt Projektbetriebsstandards im Einklang mit den FHI 360-Richtlinien fest und bietet oder überwacht die Bereitstellung von Unterstützung und Schulungen für das Personal nach Bedarf.
• Entwickelt und überwacht die Umsetzung des Beschaffungsplans des Projekts, der den programmatischen und technischen Anforderungen entspricht und gleichzeitig die Einhaltung der EpiC-Vergabebedingungen gewährleistet.
• Verwaltet, implementiert und überwacht Systeme, Dienste, Personal und Budgets, um Finanz-, Verwaltungs- und Projektziele zu erreichen.
• Bietet zeitnahe und genaue finanzielle und Projektberichte an die Unternehmensleitung und Spender nach Bedarf.
• Beaufsichtigt ein Finanzteam, das genehmigte Budgets für das Projekt vorbereitet und überwacht.
• Überwacht die Förderverwaltungsfunktionen.
• Unterstützt den Projektleiter bei der Operationalisierung von Projektinitiativen.
• Arbeitet mit den Mitarbeitern zusammen, um sicherzustellen, dass die Projektumsetzung durch die Entwicklung strukturierter Arbeitspläne, Indikatorenverfolgungsbögen und genehmigter Überwachungspläne genau gesteuert wird.
• Stellt sicher, dass die Ausgaben innerhalb jedes Projekts überwacht werden monatlich, und dass gut strukturierte Korrekturmaßnahmen eingeleitet und bei Bedarf nachverfolgt werden.
• Übernimmt den Mitarbeitern Führung, um die Entwicklung zeitnaher, qualitativ hochwertiger und gesetzeskonformer Aktivitätsberichte gemäß den Richtlinien der Organisation und der Spender sicherzustellen.
• Bietet unterstützende Anleitung und Aufsicht für Mitarbeiter und Manager, die mit der Umsetzung von Projekten innerhalb des zugewiesenen Fachgebiets beauftragt sind.
• Unterstützt das Leistungsmanagement und die berufliche Entwicklung direkt unterstellter Mitarbeiter, einschließlich fortlaufendem Feedback, Coaching und Karriereunterstützung.
• Erbringt Leistungen weitere Aufgaben wie zugewiesen.

Angewandte Kenntnisse und Fähigkeiten:

• Effektive strategische Planung, Projektbewertung und Projektmanagementfähigkeiten.  
• Ausgeprägter Geschäftssinn, Personalentwicklungs-, Management- und Berichtserfahrung.
• Ausgeprägte Beratungs- und Verhandlungsfähigkeiten.
• OErfahrung in Betriebsmanagement, Unternehmensrichtlinien, Compliance und Verfahrensüberwachung.
• Nachgewiesene Fähigkeiten in den Bereichen Öffentlichkeitsarbeit und Diplomatie erforderlich.
• Ausgezeichnete mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten.
• Fachliche fließende Ukrainischkenntnisse bevorzugt. 
• Fähigkeit, positive lokale Arbeitsbeziehungen mit lokalen Gemeinschaften, Bezirksregierungsbeamten, UN und gegebenenfalls Gebervertretern aufzubauen.
• Fähigkeit, effektive und unterstützende projektübergreifende Koordination, Organisationsverfahren und Managementsysteme zu analysieren und zu etablieren.
• Arbeitserfahrung in der Ukraine und Kenntnisse des Betriebsumfelds dringend erwünscht.

Ausbildung: **

• Bachelor-Abschluss oder ein international gleichwertiger Abschluss in Betriebswirtschaft, öffentlicher Gesundheit, Sozialwissenschaften oder einem verwandten Bereich.
• Projektmanagement-Zertifizierung (PM) bevorzugt.

Erfahrung: **

• Erfordert normalerweise mindestens 12+ Jahre einschlägige Erfahrung im Projektmanagement mit Projektmanagementprinzipien und -praktiken.
• Vorherige Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Von USG oder PEPFAR unterstützte Programme und Erfahrung in der Arbeit in einem internationalen NGO-Umfeld wünschenswert.
• Nachgewiesene Fähigkeit zur Zusammenarbeit mit nationalen MOH-Mitarbeitern, akademischen Institutionen, lokalen öffentlichen Gesundheits- und Gesundheitsbehörden, NGOs und internationalen Partnern.
• Nachgewiesene Erfahrung in der Leitung großer Teams und dem Erreichen von Programmzielen pünktlich und innerhalb der Budgetparameter
• Fähigkeit, zahlreiche Aufgaben mit einem hohen Maß an Organisation und begrenzten Ressourcen zu verwalten und abzuschließen.
• Kenntnisse in Microsoft Office-Anwendungen wie MS Word, Excel, PowerPoint und gut entwickelte Computerkenntnisse.

Typische körperliche Anforderungen:

• Typische Büroumgebung.
• Fähigkeit, stundenlang auf den Computerbildschirm zu schauen und sich wiederholende Arbeiten auf einer Tastatur zu erledigen.
• Fähigkeit, längere Zeit zu sitzen und zu stehen.
• Fähigkeit, bis zu 5 Personen zu heben/bewegen Pfund.

Zu verwendende Technologie:

• Personal Computer/Laptop, Microsoft-Anwendungen (z. B. Office 365, SharePoint, Skype/Zoom/Teams), Mobiltelefon-/Mobiltechnologie und Standard-Büroausrüstung.

Reisen Voraussetzungen:

• 10 % - 25 %

Es werden nur Bewerbungen berücksichtigt, die auf Englisch eingereicht werden.

Bitte bewerben Sie sich über den Link auf der Stellenausschreibungswebsite: Karriere

CandMenschen mit Behinderungen werden ermutigt, sich zu bewerben.

Diese Stellenbeschreibung fasst die Hauptaufgaben der Stelle zusammen. Es schreibt weder vor noch beschränkt es die genauen Aufgaben, die zur Erfüllung dieser Aufgaben übertragen werden dürfen. Dieses Dokument sollte in keiner Weise als Arbeitsvertrag ausgelegt werden. Das Management behält sich das Recht vor, dieses Dokument jederzeit zu überprüfen und zu überarbeiten. Managementfähigkeiten.