Regie-Assistent in FARMA PERSONAL

Ein multinationales, diversifiziertes Gesundheitsunternehmen mit Hauptsitz in den Vereinigten Staaten, das sich auf die Behandlung komplexer Krankheiten konzentriert. Über seine Niederlassungen und Abteilungen versorgt es Patienten mit Krebs, Hämophilie, schwerverletzten Patienten, Patienten mit Erkrankungen des Immunsystems, der Nieren, Infektionskrankheiten und anderen Krankheiten mit Medikamenten.
Das Unternehmen nimmt eine führende Position ein die Entwicklung von Technologien zur Herstellung von intravenösen und Dialyselösungen, Geräten, Verpackungs- und Abgabesystemen für Medikamente und verfügt über eigene patentierte Technologien.
Unternehmensprodukte werden in mehr als 100 Ländern verkauft.

Ladet Sie ein, dem Team in der Ukraine beizutreten

ZUSAMMENFASSUNG

• Verantwortlich für die Unterstützung des ukrainischen Handelsteams (Berichtslinie an das lokale Management und den Leiter der Geschäftseinheit Renal – Ukraine, GUS und Israel);?
• Bereitstellung von Unterstützung auf der relevanten regionalen Ebene, um einen konsistenten Ansatz in den Fachgebieten sicherzustellen;   
• Verantwortlich für die Bereitstellung von Verwaltungs- und Projektunterstützung für das ukrainische Büro;   
• Verwaltung von Dienstleistungsvertriebsverträgen (Garantieverlängerung, Logistik, Bedarfsprognose, Reiseprogramm, Validierung von Übersetzungsmaterialien), Verwaltung von Prozessänderungen, Vorbereitung von Vertragsentwürfen und Ergänzungen, Bearbeitung interner Genehmigungen, Unterzeichnung von Prüfberichten, Versenden von Rechnungen zum Codieren, Versenden von Dokumenten zur Unterschrift in Zürich, Erstellen von Aufträgen, Genehmigen von Aufträgen.

WESENTLICHE AUFGABEN UND VERANTWORTLICHKEITEN

Externe und Interne Kongress- und Veranstaltungsvorbereitung (virtuell oder persönlich) auf ECEMEA-Ebene (ECEMEA – mit Schwerpunkt auf dem ukrainischen Handelsteam):?  

• Zusammenarbeit mit den Marketingteams bei der Koordinierung von F2F  durch Sicherstellung der Kommunikation und Unterstützung bei der Organisation von Veranstaltungen;?    
• Koordinator für Veranstaltungen, die Baxter initiiert/organisiert;?    
• Sicherstellung der internen Kommunikation im Zusammenhang mit Marketingkampagnen:?   
• Helfen Sie bei der Entwicklung von Kommunikationsplänen für Geschäftspartner und unterstützen Sie bei der Umsetzung;?  
• Wenden Sie die Kommunikation an, die am häufigsten benötigt wird und den Kommunikationsanforderungen entspricht;?    
• Kommunikation mit einzelnen Kunden bezüglich ihrer Teilnahme an Veranstaltungen;
• Führen von Aufzeichnungen über die Teilnahme der eingeladenen Referenten an Kongressen und die damit verbundenen Ausgaben;
• Verbindung zwischen Teilnehmern und Organisation Team; ?    
• Sicherstellung der Registrierung von Kunden für die Teilnahme an Fachkongressen;   
• Zuschüsse: Sammeln benötigter Informationen, Erstellen und Verwalten von Dokumenten in Zusammenarbeit mit lokalem Verwaltungspersonal je nach Veranstaltungsort, Überwachung und Abschluss von Aktivitäten;    
• Organisieren, koordinieren, dokumentieren und archivieren Sie alle Finanz-/Buchhaltungsinformationen/Dateien. Als Ansprechpartner für die interne und externe Finanz-/Buchhaltung fungieren;   
• Budgetverwaltung im Zusammenhang mit den Veranstaltungen;    
• Unterstützen Sie die Geschäftsanforderungen in Bezug auf die Verwaltung der Dokumentation.

Administrative Verantwortlichkeiten für Ukrainische

•  Unternehmensverwaltung und andere Aufgaben für Baxter CRM (Boost) zum Erstellen von Konten, Kampagnen;?   
• Als Empfänger für den allgemeinen Office-E-Mail-Posteingang für UA fungieren;?    
• Auftrags- und Lieferverwaltung;?    
• Unterstützung und Zusammenarbeit mit externen Buchhaltungsdiensten, um Folgendes innerhalb des erwarteten Zeitrahmens vorzubereiten: ?    Rechnungen: Beschreibungsblatt und Rechnungsprotokolle vorbereiten, Zahlungen koordinieren;?  
• Kosten-/Reiseberichte fristgerecht;?    
• Tägliche Koordination mit der Buchhaltung und Baxter Finance für alle Arten von Finanzfragen;?    
• Bereiten Sie Bestellungen gemäß den Unternehmensrichtlinien in Zusammenarbeit mit dem internen Buchhaltungsspezialisten vor;?    
• Führen interner Aufzeichnungen über das Anlagevermögen (korrekte und detaillierte Beschreibung) in Zusammenarbeit mit externen Buchhaltungsanbietern;?    
• Koordinierung der Schulung;?    
• Lokaler Ansprechpartner bei arbeitsbedingten Vorfällen;?    
• Stellen Sie sicher, dass alle Dokumente ausgefüllt sind und die Verfahren eingehalten werden.
• Nehmen Sie an den von Baxter angegebenen Schulungen und bei Bedarf an externen Schulungen in BAXU oder anderen Bereichen teil.    
• Sammeln Sie alle Berichte über unerwünschte Ereignisse, andere Sicherheitsinformationen, Produktbeschwerden und medizinische Anfragen zu Arzneimitteln und Medizinprodukten von Baxter und leiten Sie diese gemäß den internen Fristen an die zuständige Pharmakovigilanz- oder Qualitätsabteilung von Baxter weiter.

JOBANFORDERUNGEN

• Bachelor-Abschluss im administrativen/betriebswirtschaftlichen Bereich
•  Anzahl der Jahre Berufserfahrung: Mindestens 3 Jahre
• Fachgebiet: Verwaltung, Projektmanagement, Geschäftsprozesse
• Sprachkenntnisse: Ukrainisch – fließend, Englisch – B1-B2
• Computerkenntnisse:   Mittelstufe – Word, Excel, Outlook, Power Point.

Wenn Sie sicher sind, dass Sie dieses Angebot erfüllen können, freuen wir uns über Ihr Angebot Ihren Lebenslauf und laden Sie zu einem Vorstellungsgespräch ein.