Digitale Tools und Zugangsmanager in Save Ukraine

„Save Ukraine“ ist die größte humanitäre Organisation zur Unterstützung von Familien in der Ukraine. Die Mission von Save Ukraine wurde 2014 gegründet und besteht darin, vom Krieg betroffene Kinder und Familien zu schützen. Unsere Aktivitäten zielen darauf ab, den am stärksten gefährdeten Ukrainern zu helfen: Waisen, Kindern mit Behinderungen, Binnenvertriebenen und Opfern von Gewalt. Wir evakuieren Familien von der Front und aus den vorübergehend von Russland besetzten Gebieten. Wir sind die einzige humanitäre Organisation, die regelmäßig Rettungseinsätze zur Rückführung zwangsweise abgeschobener Kinder in die Ukraine organisiert. „Save Ukraine“ vereint Dutzende von Organisationen und Hunderte von Freiwilligen, um den vom Krieg Betroffenen zu helfen und ihr Leben wieder aufzubauen.

Das Team von Save Ukraine ist derzeit auf der Suche nach einem Digital Tools and Access Manager.

Main Aufgaben:

1. Allgemeine Verwaltung
• Führung eines Verzeichnisses digitaler Tools, Lizenzen und Zugriffe in der Organisation.
• Gewährung, Änderung und Widerruf des Zugriffs auf Büros und Dienste (auf Anfrage und gemäß Sicherheitsrichtlinien).
• Koordinierung des Onboardings neuer Mitarbeiter in Bezug auf digitale Tools.
• Führung von Aufzeichnungen über Konten und Zugriffsrechte.
2. Support und technische Administration der Tools
2.1. Finanz- und Buchhaltungssysteme • Organisation des Zugriffs auf:
 Vchasno (Dokumentenumlauf, Unterzeichnung)
 Medok (Steuerberichte)
 BAS Buchhaltung
 Odoo (ERP/CRM)
 • Interaktion mit dem Hauptbuchhalter und Systemadministratoren.
2.2. Services zur Analyse und Verifizierung
 • Sicherstellung der Arbeit mit Opentadabot (Corporate Package Max) und Youcontrol.
 • Bereitstellung von Zugängen, Nutzungsüberwachung.
 • Beratungen mit Nutzern hinsichtlich der Funktionalität der Plattformen.
2.3. IT-Infrastruktur
 • Microsoft 365-Verwaltung (Mail, Teams, OneDrive, Office):
 ? Kontoerstellung, Lizenzverteilung, Benutzerunterstützung.
• Verwaltung von Hosting, Domains.
• Netzwerksicherheitsunterstützung durch Fortinet FortiGate-100F (in Zusammenarbeit mit einem Berater).
• Aktualisierung der Sicherheits- und Datenschutzrichtlinien.
3. Kommunikation und Support
• Zusammenarbeit mit Rechts-, IT-, Buchhaltungs- und Kommunikationsteams zur Koordinierung von Änderungen und Prozessen.
• Bereitstellung technischer Unterstützung für Benutzer (per Post, Messenger oder persönlich).
• Teilnahme an internen Besprechungen zu digitalen Tools und deren Entwicklung.
4. Zusätzliche Aufgaben
• Erstellung interner Anweisungen zur Nutzung von Systemen.
• Prüfung der Relevanz des Zugangs (vierteljährlich oder auf Anfrage).
• Mitwirkung bei der digitalen Infrastrukturplanung.
• Pflege der Zugangssicherheitsdokumentation.

Wir bieten:

• Teilzeitbeschäftigung. 

• Flexibler Zeitplan mit der Möglichkeit, im Büro und aus der Ferne zu arbeiten. 

• Datenschutz und Arbeit mit sensiblen Materialien.

• Möglichkeit, die Organisation auf internationaler Ebene zu vertreten.