Stellvertretender Projektkoordinator für Notunterkünfte in ACTED

ACTED ist eine französische Nichtregierungsorganisation 1993 gegründete Organisation, die gefährdete Bevölkerungsgruppen unterstützt, die von humanitären Krisen auf der ganzen Welt betroffen sind. ACTED bietet gefährdeten Gemeinschaften kontinuierliche Unterstützung, indem es die Nachhaltigkeit von Interventionen nach der Krise und die Vorbereitung auf die langfristigen Herausforderungen gewährleistet, mit denen die Bevölkerung konfrontiert ist, um den Kreislauf der Armut zu durchbrechen, die Entwicklung zu fördern und die Anfälligkeit für Katastrophen zu verringern. Unsere Mitarbeiter sind jederzeit bereit, auf Notsituationen zu reagieren und die nachhaltige Entwicklung durch 450 Projekte in 43 Ländern zu unterstützen und wiederherzustellen.

ZIEL

Sicherstellen, dass Shelter-Projekte zeitnah und professionell umgesetzt werden, entsprechend den Zielen, Vorgaben und Indikatoren, im Einklang mit den Geberanforderungen und auf der Grundlage der Bedürfnisse der Begünstigten.

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PFLICHTEN UND VERANTWORTLICHKEITEN

1.          Projektplanung

a)            Gemeinsam mit dem Shelter-Koordinator die Gesamtstrategie, Systeme, Ansätze, Werkzeuge und Materialien für die Projektumsetzung entwickeln und/oder aktualisieren

< p>b) Organisieren Sie gemeinsam mit dem Shelter-Koordinator Projektauftakt- und Abschlusstreffen. c) Planen Sie gemeinsam mit dem Shelter-Koordinator die verschiedenen Phasen der Projektumsetzung und legen Sie die Richtung fest, indem Sie Aktivitäten und Ressourcen priorisieren und organisieren, um die Projektziele zu erreichen

d)            Tragen Sie technische Beiträge zur Entwicklung der Shelter-Strategie und zu Projektvorschlägen bei und liefern Sie Beiträge zu Bedürfnissen und Lücken.

e)            Ideen für Verbesserungen und notwendige Änderungen in den Aktivitäten fördern und austauschen.

2.           Nachverfolgung der Projektumsetzung

a)            überwacht und verwaltet die Umsetzung des Projekts und stellt sicher, dass technische Qualität und Standards bei der Projektumsetzung berücksichtigt und respektiert werden in Übereinstimmung mit den technischen Richtlinien und Standards von ACTED

b)            Regelmäßige Projektkoordinationstreffen mit dem Projektteam organisieren

c)            Stellen Sie sicher, dass die Budgetauslastung und die physischen Zielerreichungen mindestens einmal im Monat je nach Arbeit überprüft werden planen

d)            Stellen Sie sicher, dass die Projektumsetzung pünktlich, ziel- und budgetgerecht erfolgt, indem Sie effektive M&E-Systeme nutzen, um die gewünschten Auswirkungen zu erzielen

e)            Risiken antizipieren und mindern und währenddessen alle unvorhergesehenen Herausforderungen beheben die Projektumsetzung

f)            Gemeinsam mit dem Shelter-Koordinator  regelmäßige Aktualisierung des Arbeitsplans, des Output-Trackers, des PMF und anderer Dokumente, die für ein effektives Projektmanagement relevant sind

g)            Vorbereiten von Spezifikationen, Erstellen von Leistungsbeschreibungen und Entwürfen und helfen bei der Erstellung von Ausschreibungsunterlagen.

h) Koordinieren, verwalten Sie Ressourcen und implementieren Sie technische Shelter-Aktivitäten, einschließlich des Baus und der Sanierung von Privathäusern und sozialen Einrichtungen

i) Stellen Sie die Beteiligung eines breiten Spektrums sicher der Stakeholder (NGOs, CBOs, lokale Gemeinschaft usw.) im Prozess der Implementierung eines Systems aAnsatz zur Reduzierung des Katastrophenrisikos.

j)             proaktive Planung und Koordination mit Logistik- und Außendienstteams

k)            Stellen Sie sicher, dass Shelter-Projekte auf die am stärksten gefährdeten Personen abzielen und dass Begünstigte entsprechend ausgewählt werden die Zielkriterien der Shelter-Programme, ACTED-Kriterien und Spenderrichtlinien.

l)             Nehmen Sie an schnellen Bedarfsermittlungen von Shelter vor Ort teil.

m)          Als Ergebnis der Beurteilungen helfen Sie bei der Identifizierung Festlegung spezifischer Projektstandorte, Entwurf und Umsetzung geeigneter Shelter-Interventionen in Abstimmung mit dem Shelter-Koordinator.

n)            Koordinierung und Überwachung der Umsetzungsarbeiten einschließlich der Verwaltung von Bauverträgen.

o)           Überwachen und inspizieren Sie Auftragnehmer Arbeiten Sie an wichtigen Baumeilensteinen gemäß Projektzeitplan

3.            Administration und operatives Management der Projektumsetzung

3.1.        Finanzen

a)            Gemeinsam mit dem Shelter-Koordinator   die BFU(s) überprüfen und genaue Prognosen erstellen

b)            Gemeinsam mit dem Shelter-Koordinator   den monatlichen Geldbedarf des Projekts prognostizieren und einreichen an die Finanzabteilung

3.2.        Logistik

a)            Gemeinsam mit dem Shelter-Koordinator   an der Entwicklung von Beschaffungsplänen mitwirken

b)            Entwerfen Sie zeitnah genaue und präzise Bestellformulare

c)            Sorgen Sie für eine ordnungsgemäße Verwaltung und Nutzung der Projektvermögenswerte und -bestände

3.3.        Verwaltung/HR

a)            Leitung des technischen Personals des Shelters für Shelter-bezogene Aktivitäten in Zusammenarbeit mit dem Shelter-Koordinator   

b)            Beteiligung an der Rekrutierung von technischem Personal (Entwicklung von Organigrammen, ToRs, Ausarbeitung der Tests und Überprüfung derselben; Interviews usw.)

c)            Stellen Sie sicher, dass die technischen Projektmitarbeiter ihre Rollen und Verantwortlichkeiten verstehen und ausführen können

d)            Verfolgen Sie die Arbeitspläne und alltägliche Aktivitäten des technischen Projektpersonals

e)            Sorgen Sie für den Kapazitätsaufbau des Projektpersonals und den Transfer von Schlüsselkompetenzen.

f)            Sorgen Sie für ein positives und gutes Arbeitsumfeld Teamdynamik

g)            Führen Sie regelmäßige Personalbeurteilungen durch und verfolgen Sie das Karrieremanagement

h)            Bewältigen Sie zwischenmenschliche Konflikte

3.4.        Transparenz

a)            Stellen Sie sicher, dass Projektunterlagen und -dokumente (FLAT-Dateien, Spendenverträge, Anwesenheitslisten usw.) entsprechend den ACTED-Verfahren angemessen vorbereitet, zusammengestellt und archiviert werden

b)            Stellen Sie sicher, dass das Personal den Verhaltenskodex und die FLATS-Verfahren von ACTED kennt und respektiert.

3.5.        Sicherheit

a)            Stellen Sie sicher, dass jedes Mitglied des Projektteams sich der Sicherheitsprobleme, Richtlinien und SOPs bewusst ist und diese entsprechend befolgt.

b)            In Zusammenarbeit mit den zuständigen Stellen Sicherheitsbeauftragter, überwachen Sie die lokale Sicherheitslage

4.            Außenbeziehungen

a)            Beteiligen Sie sich an der Entwicklung von aInformationsstrategie für Unterkünfte, die darauf abzielt, lokale Gemeinschaften einzubeziehen.

b)            Gemeinsam mit dem Shelter-Koordinator   Kommunikations- und Verbindungsaktivitäten erleichtern, um Begünstigte, wichtige Informanten, Akteure, Partner und Interessenvertreter in allen Phasen der Projektgestaltung und -umsetzung aktiv zu konsultieren und einzubeziehen

c)            Gemeinsam mit dem Shelter-Koordinator   pflegen Sie gute Beziehungen zu wichtigen humanitären Akteuren – lokal und international, einschließlich Regierungsbehörden und nichtstaatlichen Akteuren – durch regelmäßige Teilnahme an technischen Treffen und bilateralen Treffen.

>d)            Wo relevant, nehmen Sie Kontakt zu Spendern auf und arbeiten Sie bei Projektaktualisierungen eng mit Partnern zusammen

e)            Arbeiten Sie mit lokalen Behörden und Regierungen zusammen, um Privathäuser und soziale Einrichtungen zu sanieren.

5.            Qualitätskontrolle

a)            Bewerten Sie die durchgeführten technischen Aktivitäten und stellen Sie eine effiziente Nutzung der Ressourcen sicher

b)            Stellen Sie sicher, dass die gewonnenen Erkenntnisse dokumentiert, geteilt und in der Projektplanung und Entscheidungsfindung berücksichtigt werden

; gewonnene Erkenntnisse und Bereitstellung relevanter Rückmeldungen für die Entwicklung neuer Projekte

i)             Identifizieren und analysieren Sie Lücken, den Mehrwert von ACTED, Synergien und Chancen in den Bereichen, in denen das/die Projekt(e) umgesetzt wird/werden, und geben Sie relevante Informationen an   Shelter Project weiter Koordinator / WASH & Shelter-Koordinator   

6.            Berichterstattung

a)            Erstellen Sie technische Projektberichte und unterstützen Sie den Shelter-Koordinator bei Projektvorschlägen und regelmäßigen Berichten

b)            Entwerfen Sie gemeinsam mit dem Shelter-Koordinator (interne) narrative Berichte und leisten Sie Beiträge Beitrag zur Entwicklung von Finanzberichten durch regelmäßige Haushaltsverfolgung

c)            Stellen Sie Vorgesetzten und anderen Teammitgliedern regelmäßige und zeitnahe Updates über Fortschritte und Herausforderungen zur Verfügung

d)            Mitwirken bei der Erstellung von (internen) Berichten und externe) Projektfortschrittsberichte, die die Qualität und Genauigkeit der bereitgestellten technischen Informationen sicherstellen.

WICHTIGSTE LEISTUNGSINDIKATOREN

a)            Projekt pünktlich abgeschlossen, ohne dass ein NCE erforderlich ist

b)            Das Projekt wurde innerhalb der Budgetflexibilität abgeschlossen (keine Budgetänderung für Projektlinien erforderlich)

c)            % der vertraglichen Leistungsindikatoren erreicht

d)            Projektunterlagen und -dokumente (Spendenbescheinigungen, Anwesenheitslisten, Zahlungsabrechnungen) für alle Projektaktivitäten verfügbar

e)            Positive Überwachungs- und Bewertungsberichte (intern und extern)

< p>f)            Anzahl der im Zusammenhang mit dem Projekt eingegangenen Beschwerden

g)            % nicht förderfähiger Ausgaben in Projektbudgetlinien

h)            % Bindungsrate des Projektpersonals während der gesamten Projektlaufzeit

Achtung! Gemäß der geltenden Gesetzgebung müssen Wehrpflichtige während ihrer Beschäftigung aktuelle Militärregistrierungsdokumente vorlegen.

Bedingungen:

• Offizielle Anstellung gemäß der Gesetzgebung der Ukraine;
• 3 Monate Probezeit
• Konkurrenzfähiges offizielles Gehalt gemäß ACTED-Tarifraster;
• Regelmäßige Leistungsbewertung und Gehaltserhöhungen;
• 28 Arbeitstage bezahlter Urlaub pro Jahr;
• Freundliches internationales Team von Fachleuten;
• Möglichkeit zur beruflichen Weiterentwicklung;
• Krankenversicherung nach 3 Monaten Arbeit bei ACTED.

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“ACTED verfolgt einen Null-Toleranz-Ansatz gegenüber sexueller Ausbeutung, Missbrauch und Belästigung (SEAH). Bitte beachten Sie, dass jeder Kandidat, dem eine Stelle angeboten wird, den Kodex unterzeichnen wird Verhaltensregeln und damit verbundene Richtlinien als Teil ihres Arbeitsvertrags können zur Entlassung führen.“