Landesfinanzmanager Ukraine in WeWorld-GVC

Wir unterstützen Menschen bei der Bewältigung von Notlagen und streben danach, jedem ein menschenwürdiges Leben sowie Chancen und eine bessere Zukunft zu gewährleisten. Wir arbeiten in 26 Ländern auf der ganzen Welt, darunter auch in Italien, mit mehr als 179 Notfall-, humanitären Hilfs- und Entwicklungsprojekten. Unsere Aktivitäten beziehen sich hauptsächlich auf Frauen, Mädchen und junge Menschen, die in jeder Gemeinschaft Akteure des Wandels für eine gerechtere und integrativere Welt sind. Wir sind in verschiedenen Regionen der Welt in mehreren natürlichen und vom Menschen verursachten Krisen tätig. Die von der Abteilung für humanitäre Hilfe koordinierte Notfallreaktion besteht aus sektorübergreifenden Interventionen, die WASH, EiE, CVA, Ernährungssicherheit, Schutz und andere umfassen. Wir agieren auch in langwierigen Krisen mit der Bereitstellung humanitärer Hilfe durch einen Präventions-, Nothilfe- und Rehabilitationsansatz. In den letzten vier Jahren haben wir die Regionen und Länder, in denen wir gearbeitet haben, gestärkt, wir haben neue Programme erstellt, neue Qualität entwickelt und Compliance-Systeme und jetzt brauchen wir neue Leute, die sich uns anschließen wollen, um die Welt aufzubauen, die wir uns in den kommenden Jahren wünschen. Begleiten Sie uns.

Position: Country Finance Manager Ukraine

Standort: Kiew

Berichtsbeziehung < /b>: Regionaler Finanzmanager (funktionaler Linienmanager) und Ländervertreter (organisatorischer Linienmanager)

Bewerbungsfrist: 02.08.2024

< b> Eintrittsdatum: SO schnell wie möglich

Familiendienstort: ​​ NEIN

Arbeitskontext

WeWorld unterstützt Menschen bei der Bewältigung von Notlagen und ist bestrebt, sicherzustellen, dass jeder ein menschenwürdiges Leben sowie Chancen und eine bessere Zukunft führen kann.

Seit Beginn des Konflikts in der Ukraine benötigen rund 17 Millionen Menschen in der gesamten Ukraine humanitäre Hilfe und Schutz. WeWorld arbeitet mit denen zusammen, die sich trotz des Konflikts entschieden haben zu bleiben, mit denen, die zurückgekehrt sind, nachdem sie ihre Häuser aufgrund der Angriffe verlassen hatten, mit Vertriebenen aus dem Osten des Landes und mit Flüchtlingen in Moldawien.

Die wichtigsten Interventionsbereiche sind WASH, Unterkünfte/NFI, Kinderschutz und MPCA für die vom Konflikt betroffene Bevölkerung in neu befreiten Gebieten und Binnenvertriebene im Westen des Landes; psychosoziale Unterstützungsmaßnahmen werden hauptsächlich für Frauen und Kinder durch mobile Einheiten und die Einrichtung kinderfreundlicher Räume durchgeführt; Die Verteilung von Nahrungsmitteln und Non-Food-Artikeln wurde an Gemeinschaftsstandorten für Binnenvertriebene und die am stärksten gefährdete Bevölkerung in den ländlichen Gebieten im Osten des Landes bereitgestellt.

Derzeit werden die humanitären Einsätze von WeWorld in den Oblasten Charkiw, Cherson, Mykolajiw, Odessa und Kiew durchgeführt. Das Landesbüro befindet sich in Kiew und Außenstellen in Charkiw, Lemberg und bald auch in Mykolajiw.

Zweck der Rolle

Der Country Finance Manager ist für alle Verwaltungs- und Buchhaltungsprozesse verantwortlich, einschließlich der Finanzberichterstattung. Budgetplanung, -entwicklung und -überwachung. Sie/Er leitet das lokale Finanzpersonal. Sie/Er berichtet an den Regional Finance Manager (Functional Line Manager) und den Country Representative (Organizational Line).Manager).

HAUPTFUNKTIONEN UND AUFGABEN

Allgemeine Verwaltung

·Verfolgen und verwalten Sie Leistungen und Zeitpläne im Zusammenhang mit Zuschüssen, Verträgen, Anbietern und Partnern

·Überwachen Sie die Zuschussverwaltung, um die Einhaltung von Berichts- und Ausgabenanforderungen sicherzustellen

·Überwachen Einhaltung der Verwaltungsdokumente und deren ordnungsgemäße Ablage

·Gewährleistung des reibungslosen Flusses administrativer Informationen und Daten an die Zentrale und das Regionalbüro

·Überwachung des Flusses administrativer Informationen von Projektpartnern und deren Einhaltung mit MoU

·Überwachung des Verwaltungs- und Finanzpersonals vor Ort bei der Erledigung von Routineaufgaben

·Kapazitätsaufbau von lokalem Personal und Partnerorganisationen in Bereichen wie Finanzmanagement, Beschaffung und Logistik, Verwaltung usw Governance und Management von Rechenschaftspflicht und Transparenz

·Folgezahlungen von Spendern und finanzieller Projektabschluss. Implementieren Sie ein System zur Inflationskontrolle in beiden Ländern, das dem Country Management Team und dem Regional Finance Manager monatliche Updates liefert.

·Nehmen Sie in Abstimmung mit dem Country Representative an interadministrativen Meetings mit anderen INGOs und NGOs teil

Buchhaltung

·Überwachen und genehmigen Sie die regelmäßige Buchhaltung, einschließlich monatlicher Abstimmungen, monatlicher und jährlicher Kontenabschlüsse, monatlicher Journalbuchungen

·Überwachen Überprüfung des Bargeld- und Bankguthabens beim Abschluss der Monatskonten

·Stellen Sie sicher, dass der Kassenbuchfluss ordnungsgemäß geführt und ständig aktualisiert wird

·Überwachen Sie die Bargeld- und Bankverwaltung in der Mission

Finanzberichterstattung

·Er/sie ist in Abstimmung mit dem regionalen Finanzmanager und dem Verwaltungsteam für die Erstellung von Finanzberichten verantwortlich

·Stellen Sie sicher, dass die Finanzberichte den Spendern sowie den internen Regeln und Verfahren entsprechen.

Budget und Planung

·Arbeiten Sie mit den Landesvertretern und Programmen/Projektmanagern zusammen, um Entwickeln Sie Budgets gemäß den Gebervorschriften.

·Überprüfen Sie die administrativen/finanziellen Bedingungen von Zuschussverträgen vor der Unterzeichnung (Zahlungs- und Finanzberichtsplan usw.)

·Arbeiten Sie zur Überwachung mit dem Programmmanager zusammen tatsächliche und prognostizierte Ausgaben im Vergleich zum Budget, um Unter- und Überausgaben für die Projekte zu vermeiden und die Einhaltung des Förderfähigkeits- und Berichtsrahmens des Spenders sicherzustellen

·Überwachen Sie die monatlichen Finanzströme der Missionen und Projekte; Entwickeln und überprüfen Sie vierteljährliche und jährliche Mittelanträge an die Zentrale.

·Antizipieren Sie finanzielle Risiken, legen Sie Budgetaktualisierungen und Abhilfepläne vor und melden Sie diese dem Ländervertreter.

·Koordinieren Sie die Vorbereitung und überwachen Sie sie ständig /Aktualisierung des Kernbudgets von WeWorld für Moldawien und die Ukraine, Bereitstellung monatlicher Analysen für die Ländervertreter mit Schwerpunkt auf Lücken und Risiken

Prüfungsprozess

·Zusammenarbeit mit die Verwaltung der für die Projekte durchgeführten Finanzprüfungen.

·Überwachung der jährlichen Finanzprüfung der allgemeinen Buchhaltung für lokale Behörden und anderer Finanzberichtsverfahren, die möglicherweise in beiden Ländern erforderlich sind.

·Bereiten Sie Informationen vor

Beschaffung

·Überprüfen Sie den gesamten Beschaffungsprozess (Ausschreibungsunterlagen, Bewertung). , Vertrag), bevor Sie die Genehmigung beim zuständigen Team (auf lokaler Ebene oder HQ-Ebene) einholen, wie im lokalen Betriebshandbuch und in der internen Beschaffungs-SOP angegeben.

·Stellen Sie die Aktualisierung des Beschaffungsplans in Zusammenarbeit mit der Beschaffungsabteilung sicher Punkt

·Überprüft, ob die Beschaffungsunterlagen der Projekte vollständig sind und die Richtlinien von WW/Geber eingehalten werden.

·Überwacht die korrekte Archivierung der Beschaffungsdateien.

Verfahren

·Implementieren Sie administrative Routinen, Verfahren und Systeme, die von WeWorld Financial Management SOP bereitgestellt werden, um die Effizienz zu steigern, in Abstimmung mit dem regionalen Finanzmanager.

·Kontrolle und Aktualisierung des lokalen Betriebs Handbuch für alle auf WeWorld-Verfahren basierenden Missionen zur Umsetzung von Organisationsrichtlinien, einschließlich derjenigen im Zusammenhang mit der Personalverwaltung in Abstimmung mit dem regionalen Finanzmanager

·Enge Abstimmung mit dem Logs/Proc-Schwerpunkt der Mission

·Stellen Sie sicher, dass die Beschaffungspläne für Projekte im Einklang mit der Budgetverwaltung umgesetzt werden.

·Prüfen Sie die Beschaffungsverfahren sorgfältig, bevor Sie eine Zahlungsgenehmigung vornehmen.

Personalwesen

·Beteiligen Sie sich an der Analyse von Personalbedarf und -kosten, Vergütung und Zusatzleistungen sowie Leistungsüberprüfungspraktiken.

·Überwachen Sie die Einhaltung aller WeWorld-Beschäftigungsvorschriften in Bezug auf die Gehaltsabrechnung des Nationalpersonals, die Krankenversicherung, die Arbeitsversicherung und die Mitarbeiter Leistungen

·Stellen Sie sicher, dass alle nationalen Mitarbeiter über gültige Verträge, aktualisierte und unterzeichnete Leistungsbeschreibungen verfügen.

·Unterstützen Sie den Landesvertreter bei der Überwachung und gegebenenfalls Überarbeitung der Gehaltstabelle sowie bei der Überwachung der Urlaubstage des Personals , Urlaub, Überstunden und vertragliche Verpflichtungen

·Unterstützung beim Rekrutierungsprozess von Nationalem Hilfspersonal

·Bei Bedarf Unterstützung des reibungslosen Ablaufs der Rekrutierung von Nationalem Personal gemäß den nationalen Verfahren