Landesfinanzmanager Ukraine in WeWorld-GVC

Wir unterstützen Menschen bei der Bewältigung von Notlagen und setzen uns dafür ein, dass jeder ein menschenwürdiges Leben sowie Chancen und eine bessere Zukunft führen kann. Wir arbeiten in 27 Ländern auf der ganzen Welt, darunter auch in Italien, mit mehr als 165 Nothilfe-, humanitären Hilfs- und Entwicklungsprojekten. Unsere Aktivitäten beziehen sich hauptsächlich auf Frauen, Mädchen und junge Menschen, die in jeder Gemeinschaft Akteure des Wandels für eine gerechtere und integrativere Welt sind. Wir sind in mehreren natürlichen und vom Menschen verursachten Krisen in verschiedenen Regionen der Welt tätig. Die von der Abteilung für humanitäre Hilfe koordinierte Notfallreaktion besteht aus sektorübergreifenden Interventionen, die WASH, EiE, CVA, Ernährungssicherheit, Schutz und andere umfassen. Wir sind auch in langanhaltenden Krisen mit der Bereitstellung humanitärer Hilfe durch einen Präventions-, Nothilfe- und Rehabilitationsansatz tätig. In den letzten vier Jahren haben wir die Regionen und Länder, in denen wir tätig sind, gestärkt, wir haben neue Programme erstellt, neue Qualitäts- und Compliance-Systeme entwickelt und jetzt brauchen wir neue Leute, die sich uns anschließen wollen, um die Welt aufzubauen, die wir wollen kommende Jahre. Begleiten Sie uns. Position: Country Finance Manager Ukraine Standort: Kiew Berichtsbeziehung: Regional Finance Manager (funktionaler Linienmanager) und Ländervertreter (organisatorischer Linienmanager) Bewerbungsschluss: 22.05.2024 Startdatum: Juni 2024 Familiendienstort: ​​NEIN Arbeitskontext, den WeWorld unterstützt Es hilft Menschen bei der Bewältigung von Notlagen und setzt sich dafür ein, dass jeder ein menschenwürdiges Leben sowie Chancen und eine bessere Zukunft führen kann. Seit Beginn des Konflikts in der Ukraine sind in der gesamten Ukraine rund 17 Millionen Menschen auf humanitäre Hilfe und Schutz angewiesen. WeWorld arbeitet mit denen zusammen, die sich trotz des Konflikts entschieden haben zu bleiben, mit denen, die zurückgekehrt sind, nachdem sie ihre Häuser aufgrund der Angriffe verlassen hatten, mit Vertriebenen aus dem Osten des Landes und mit Flüchtlingen in Moldawien. Die wichtigsten Interventionsbereiche sind WASH, Unterkünfte/NFI, Kinderschutz und MPCA für die vom Konflikt betroffene Bevölkerung in neu befreiten Gebieten und Binnenvertriebene im Westen des Landes; psychosoziale Unterstützungsmaßnahmen werden hauptsächlich für Frauen und Kinder durch mobile Einheiten und die Einrichtung kinderfreundlicher Räume durchgeführt; Die Verteilung von Nahrungsmitteln und Non-Food-Artikeln wurde an Gemeinschaftsstandorten für Binnenvertriebene und die am stärksten gefährdete Bevölkerung in den ländlichen Gebieten im Osten des Landes bereitgestellt. Derzeit werden die humanitären Einsätze von WeWorld in den Oblasten Charkiw, Cherson, Mykolajiw, Odessa und Kiew durchgeführt. Das Landesbüro befindet sich in Kiew und Außenstellen in Charkiw, Lemberg und bald auch in Mykolajiw. Zweck der Rolle Der Country Finance Manager ist für alle Verwaltungs- und Buchhaltungsprozesse verantwortlich, einschließlich Finanzberichterstattung, Budgetplanung, Entwicklung und Überwachung. Sie/Er leitet das lokale Finanzpersonal. Sie/Er berichtet an den Regional Finance Manager (Functional Line Manager) und den Country Representative (Organizational Line Manager). HAUPTFUNKTIONEN UND AUFGABEN Allgemeine Verwaltung · Verfolgen und verwalten Sie Leistungen und Zeitpläne im Zusammenhang mit Zuschüssen, Verträgen, Lieferanten und Pa· Überwachen Sie die Zuschussverwaltung, um die Einhaltung von Berichts- und Ausgabenanforderungen sicherzustellen. · Überwachen Sie die Einhaltung von Verwaltungsdokumenten und deren ordnungsgemäße Ablage. · Sorgen Sie für den reibungslosen Fluss von Verwaltungsinformationen und -daten an die Zentrale und das Regionalbüro. · Überwachen Sie den Fluss von Verwaltungsinformationen von Projektpartnern und dem Einhaltung der Absichtserklärung · Überwachung des lokalen Verwaltungs- und Finanzpersonals bei der Erledigung von Routineaufgaben · Kapazitätsaufbau von lokalen Mitarbeitern und Partnerorganisationen in Bereichen wie Finanzmanagement, Beschaffung und Logistik, Verwaltung, gute Regierungsführung und Management von Rechenschaftspflicht und Transparenz · Folgezahlungen von Spender und finanzieller Projektabschluss. Implementieren Sie ein System zur Kontrolle der Inflation in beiden Ländern, das dem Country Management Team und dem Regional Finance Manager monatliche Updates liefert. · Nehmen Sie an interadministrativen Meetings mit anderen INGOs und NGOs in Abstimmung mit dem Country Representative Accounting teil. · Überwachen und genehmigen Sie die regelmäßige Buchhaltung, einschließlich monatliche Abstimmungen, monatlicher und jährlicher Abschluss von Konten, monatliche Journaleinträge · Überwachen Sie den Prozess der Bargeld- und Bankguthabenprüfung beim Abschluss der monatlichen Konten. · Stellen Sie sicher, dass der Kassenbuchfluss ordnungsgemäß geführt und ständig aktualisiert wird. · Überwachen Sie die Bargeld- und Bankverwaltung in der Finanzberichterstattung der Mission · Er/sie ist in Abstimmung mit dem regionalen Finanzmanager und dem Verwaltungsteam für die Erstellung von Finanzberichten verantwortlich. · Gewährleistet die Einhaltung der Finanzberichte mit den Spendern und internen Regeln und Verfahren. Budget und Planung. · Zusammenarbeit mit den Landesvertretern und Programmen/Projekten Manager entwickeln Budgets gemäß den Gebervorschriften. · Überprüfen Sie die administrativen/finanziellen Bedingungen von Zuschussverträgen vor der Unterzeichnung (Zahlungs- und Finanzberichtsplan usw.). · Arbeiten Sie mit dem Programmmanager zusammen, um tatsächliche und prognostizierte Ausgaben im Vergleich zum Budget zu überwachen, um Unter- und Überausgaben zu vermeiden die Projekte und stellt die Einhaltung des Förderfähigkeits- und Berichtsrahmens des Gebers sicher; · Überwachung der monatlichen Finanzströme der Missionen und Projekte; Entwicklung und Überprüfung vierteljährlicher und jährlicher Mittelanträge an die Zentrale · Antizipation finanzieller Risiken, Vorlage von Budgetaktualisierungen und Abhilfeplänen und Meldung an den Ländervertreter · Koordinierung der Vorbereitung und ständige Überwachung/Aktualisierung des Kernbudgets von WeWorld für Moldawien und die Ukraine, Bereitstellung monatlicher Bereitstellung Analyse an die Ländervertreter mit Schwerpunkt auf Lücken und Risiken. Prüfungsprozess · Mitarbeit bei der Verwaltung der Finanzprüfung, die an den Projekten durchgeführt wird. · Überwachung der jährlichen Finanzprüfung der allgemeinen Rechnungslegung für lokale Behörden und anderer Finanzberichtsverfahren, die möglicherweise in beiden Ländern erforderlich sind. · Bereiten Sie Informationen vor und tragen Sie die direkte Verantwortung für alle Bewertungen/Prüfungen, die der Spender im WeWorld-Verwaltungsverfahren für die Beschaffung durchführt. · Überprüfen Sie den gesamten Beschaffungsprozess (Ausschreibungsunterlagen, Bewertung, Vertrag), bevor Sie die Genehmigung beim zuständigen Team (auf lokaler Ebene oder auf lokaler Ebene) einholenHQ-Ebene), wie im lokalen Betriebshandbuch und in der internen Beschaffungs-SOP angegeben · Sicherstellen, dass der Beschaffungsplan in Zusammenarbeit mit der Beschaffungszentrale aktualisiert wird · Überprüft, ob die Beschaffungsunterlagen der Projekte vollständig sind und WW/Geber-Richtlinien eingehalten werden · Überwachen Sie die korrekte Archivierung Verfahren für Beschaffungsdateien · Implementierung von Verwaltungsroutinen, -verfahren und -systemen, die von WeWorld Financial Management SOP bereitgestellt werden, um die Effizienz zu steigern, in Abstimmung mit dem regionalen Finanzmanager · Kontrolle und Aktualisierung des lokalen Betriebshandbuchs für alle Missionen auf der Grundlage von WeWorld-Verfahren zur Umsetzung organisatorischer Richtlinien, einschließlich dieser im Zusammenhang mit dem Personalmanagement in Abstimmung mit dem regionalen Finanzmanager · Enge Abstimmung mit dem Logs/Proc-Schwerpunkt der Mission · Sicherstellen, dass die Beschaffungspläne für Projekte im Einklang mit der Budgetverwaltung umgesetzt werden · Sorgfältige Überprüfung der Beschaffungsverfahren vor jeder Zahlungsgenehmigung. Personalwesen · Beteiligen bei der Analyse von Personalbedarf und -kosten, Vergütung und Sozialleistungen sowie Leistungsüberprüfungspraktiken · Überwachen Sie die Einhaltung aller WeWorld-Beschäftigungsvorschriften in Bezug auf die Gehaltsabrechnung für nationale Mitarbeiter, Krankenversicherung, Arbeitsversicherung und Leistungen an Arbeitnehmer · Stellen Sie sicher, dass alle nationalen Mitarbeiter über gültige Verträge sowie aktualisierte und unterzeichnete Bedingungen verfügen Referenz · Unterstützung des Landesvertreters bei der Überwachung und Überarbeitung der Gehaltstabelle, falls erforderlich, sowie Überwachung von Urlaub, Urlaub, Überstunden und vertraglichen Verpflichtungen des Personals · Unterstützung beim Rekrutierungsprozess des Nationalen Hilfspersonals · Bei Bedarf Unterstützung des reibungslosen Ablaufs der Rekrutierung des Nationalen Personals gemäß den nationalen Verfahren GRUNDLEGENDE ANFORDERUNGEN Qualifikationen und Kenntnisse · Bachelor-Abschluss oder gleichwertiger Abschluss in Wirtschafts-/Finanz-/Buchhaltungsmanagement · Kenntnisse über institutionelle Geberverfahren (AICS, EU, UN-Agenturen usw.)· Gute Englischkenntnisse Berufserfahrung · Vorzugsweise zwei Jahre Berufserfahrung Erfahrung in Finanz-/Verwaltungspositionen im Bereich der internationalen Zusammenarbeit und/oder bei der Umsetzung humanitärer Hilfsprojekte · Erfahrung in der Budgetverwaltung und Überwachung von Beschaffungsverfahren. Fähigkeiten und Fertigkeiten · Starke Flexibilität und Fähigkeit, das Verhalten an die Bedürfnisse der Situation und des Notfallkontexts anzupassen · Kapazität selbstständig und bei der Problemverhütung/-lösung zu arbeiten · Nachgewiesene organisatorische Fähigkeiten und die Fähigkeit, mehrere Aufgaben effektiv zu bewältigen und gleichzeitig Qualität, Teamgeist und positive Arbeitsbeziehungen mit Kollegen zu fördern · Fähigkeit, gute Beziehungen zu Partnerorganisationen, Spendern und nationalen Behörden zu identifizieren, zu initiieren und aufrechtzuerhalten einschließlich des Aufbaus professioneller Beziehungen zu hochrangigen Entscheidungsträgern und Influencern/Führungskräften · Gute Kommunikations-, Verhandlungsfähigkeiten und Sensibilität im Umgang mit lokalen Institutionen in kritischen Fragen · Sensibilität und Anpassungsfähigkeit für Kultur, Geschlecht, Religion und Alter · Starkes Engagement für die Mission von We World , echtes Interesse an Themen der humanitären Hilfe WÜNSCHLICHE ANFORDERUNGEN · Kenntnisse der italienischen Sprache wären von Vorteil · Kenntnisse der AICS-, EU- und ECHO-Verfahren · Erfahrung bei der Umsetzung humanitärer Hilfsprojekte WAS WIR BIETEN Art des Vertrags: ein erster 3 (drei) Monate langer Kooperationsvertrag vorbehaltlich einer Bewertung; ein zweiter Kooperationsvertrag mit einer verlängerbaren Laufzeit von 6 (sechs) Monaten nach positiver Bewertung der ersten drei Vertragsmonate. Die wirtschaftlichen Bedingungen sind gemäß der WeWorld Expatriates-Vergütungsrichtlinie zu definieren: Grundgehalt (Dienstalter/bekleidete Rolle) + Beiträge (Rollenkomplex und Härte je nach Arbeitsort) Unterkunft: Unterkunft in Gemeinschaftsunterkünften Jahresurlaub: 2,5 Tage/Monat ( Werktage) Flugticket: ein Hin- und Rückflug alle 12 Vertragsmonate Krankenversicherung: R&R-Versicherung abgedeckt: 5 Tage alle 8 Wochen, bis zu 500 Euro Reisekostenerstattung und 500 Euro Tagegeld Das Einstellungsverfahren kann vorzeitig abgeschlossen werden, wenn ein geeigneter Kandidat vorliegt gefunden. Aufgrund der großen Anzahl an Bewerbungen entschuldigen wir uns im Voraus und werden nur auf die Profile antworten, die wir für die Stelle als geeignet erachten.