Koordinierungsbeauftragter, NPSA-8, DS-Kiew, (nationale Position) in UNDP Careers

StellenbeschreibungHintergrund: Das Entwicklungsprogramm der Vereinten Nationen (UNDP) ist in rund 170 Ländern und Territorien tätig und trägt dazu bei, Armut zu beseitigen, Ungleichheiten und Ausgrenzung zu verringern und Widerstandsfähigkeit aufzubauen, damit Länder nachhaltige Fortschritte erzielen können. Als Entwicklungsagentur der Vereinten Nationen spielt UNDP eine entscheidende Rolle bei der Unterstützung von Ländern beim Erreichen der Ziele für nachhaltige Entwicklung (SDGs). In der Ukraine ist UNDP in fünf programmatischen Unterstützungsbereichen tätig: Regierungskapazitäten für Krisenreaktion und -management; Aufrechterhaltung der Bereitstellung öffentlicher Dienstleistungen; Notarbeiten zur Erleichterung der Rückkehr und des Wiederaufbaus; Einkommen, Lebensunterhalt und die Reaktion des Privatsektors; und Zivilgesellschaft und Aufrechterhaltung des sozialen Gefüges. Der Krieg in der Ukraine hat zu erheblichen Verlusten an Menschenleben geführt; beispiellose Vertreibung im Inland und in Richtung Nachbarländer; und verheerende Zerstörung der Infrastruktur. Derzeit sind mehr als 50 % der Energieinfrastruktur beschädigt, was zu einer massiven Störung der Energieversorgung im ganzen Land führt, wobei Millionen von Menschen unter Stromausfällen und Problemen bei der Heizung leiden. Achtzehn Jahre sozioökonomischer Erfolge in der Ukraine sind in Gefahr. Das Hauptanliegen von UNDP besteht darin, Entwicklungsgewinne so vollständig wie möglich zu bewahren und die Ukraine so schnell wie möglich wieder auf den Weg zur Erreichung der SDGs zu bringen. UNDP hat am 11. April 2022 sein Rahmenwerk für den Aufbau und die Wiederherstellung von Resilienz (RBR) für die Ukraine eingeführt, um sofort auf die zu reagieren Entwicklung und humanitäre Herausforderungen. Das übergeordnete Ziel besteht darin, Entwicklungsgewinne in der Ukraine zu bewahren, das Risiko eines Abrutschens in eine Regierungs- und Dienstleistungskrise zu mindern, Aktivitäten zur Erholung ab Beginn der humanitären Bemühungen einzubetten und eine rasche Rückkehr zu Entwicklungspfaden und -prozessen zur nationalen Verwirklichung der Ziele zu ermöglichen SDGs.UNDP wird technische Hilfe und Expertenunterstützung leisten, um das höchste Qualitätsniveau des Beschaffungsprozesses, der Finanzen, der Technik und der Antikorruptionsüberwachung der Projektumsetzung sicherzustellen. In diesem Zusammenhang lädt UNDP Ukraine Bewerbungen von hochqualifizierten und erfahrenen Fachleuten für die Stelle ein des Koordinierungsbeauftragten, der für die Koordinierung der Projektaktivitäten sowie für die Aufrechterhaltung der administrativen, finanziellen und logistischen Aufsicht verantwortlich ist. Pflichten und VerantwortlichkeitenVom Amtsinhaber wird erwartet, dass er die folgenden Aufgaben wahrnimmt:I. Bereitstellung allgemeiner Projektunterstützung. Sicherstellung der Umsetzung der jeweiligen Aktivitäten des Projekts und Bereitstellung von Ergebnissen, die den Bedürfnissen und Erfahrungen von Frauen und Männern gemäß dem Projektdokument, den Arbeitsplänen und anderen gemeinsamen Vereinbarungen zwischen der EIB und UNDP entsprechen. Tragen Sie zur Erstellung jährlicher, vierteljährlicher und detaillierter Umsetzungsarbeitspläne sowie anderer zugehöriger Dokumente bei, damit die Teilaktivitäten rechtzeitig beginnen und umgesetzt werden können.II. Gewährleistung einer wirksamen administrativen Unterstützung. Gewährleistung der wirksamen Aufrechterhaltung der Verwaltungsfunktionen für die Umsetzung der Projektaktivitäten, einschließlich Personalangelegenheiten, Anwesenheitslisten, Organisation von Missionen, Bürowartung, Empfang/Registrierung; Stellen Sie einen reibungslosen operativen Ablauf des Projekts sicher, indem Sie die festgelegten Richtlinien befolgenBetriebsregeln und -verfahren, einschließlich der Erstellung der Begleitdokumentation für Verträge und Zahlungen; Organisieren Sie die Projektbesprechungen, Rundtischgespräche, Konferenzen und andere öffentliche und kommunikative Aktivitäten, bereiten Sie sie vor, führen Sie sie durch und führen Sie sie nach, führen Sie Sitzungsprotokolle. Mitwirken bei der Datenerfassung, Analyse und Pflege projektbezogener Datenbanken und Dateien; Führen Sie genaue elektronische und Papierablage-, Informations- und Aufzeichnungssysteme; Bereitstellung logistischer Unterstützung, einschließlich Reisevorbereitungen, Unterkunft, Visa, Tickets usw. für das Projektpersonal; Stellen Sie sicher, dass Reisevorbereitungen und -genehmigungen, Missionsanträge, Reisepässe und alle anderen Angelegenheiten im Zusammenhang mit Reisen des nationalen Projektpersonals innerhalb und außerhalb der Ukraine ordnungsgemäß und rechtzeitig genehmigt und bearbeitet werden. Mitwirkung an den Projektüberwachungs-, Evaluierungs- und Prüfungsmissionen sowie an Expertenmissionen; Führen Sie aktuelle Bestandsaufzeichnungen und stellen Sie sicher, dass die UNDP-Vorschriften zur Gerätenutzung, Lagerung und ordnungsgemäßen Wartung eingehalten werden. Stellen Sie sicher, dass die Übertragung/Entsorgung der Ausrüstung gemäß den UNDP-Regeln erfolgt. Mitwirkung an der Erstellung von Berichten, einschließlich Fortschritts- und Jahresberichten sowie technischen Ad-hoc-Berichten; Zusammenarbeit mit UNDP Ukraine CO zu verschiedenen betriebsbezogenen Themen: Beschaffung, Finanzmanagement und Personalwesen; Stellen Sie sicher, dass die Programmdokumente nach Bedarf übersetzt und interpretiert werden. Beschaffung und Vertrieb von Projektpapier, Büromaterial, Büroausstattung und Mobiliar bei Bedarf; Nehmen Sie an den Schulungen für das Betriebs-/Projektpersonal zu Verwaltungs- und Finanzverfahren teil; Bearbeitung telefonischer Projektanfragen und Korrespondenz; Tragen Sie zur Sammlung, Analyse und Interpretation von Daten im Bereich der TA-Implementierung (technische Hilfe) bei.III. Unterstützen Sie die finanziellen operativen Aktivitäten des Projekts. Sorgen Sie für die tägliche Verwaltung der finanziellen Operationen des Projekts gemäß den UNDP-Regeln und -Vorschriften und den relevanten SOPs. Bereiten Sie das Betriebsbudget vor und überwachen Sie es, erarbeiten Sie das Projektbudget und führen Sie die erforderlichen Budgetkontrollen und Aufzeichnungen durch. Tragen Sie zur Erstellung der jährlichen und vierteljährlichen Arbeitspläne des Projekts, der Erstellung von Fortschrittsberichten und der Berichterstattung bei, basierend auf den Anforderungen des UNDP und der Projektgeber; Erstellen Sie Projektfinanzberichte gemäß den UNDP- und Geberanforderungen. Ausgaben überwachen und Finanzprognosen erstellen; Sicherstellung der rechtzeitigen Einreichung von Dokumenten für Zahlungen an Personal, Subunternehmer und Dienstleister gemäß festgelegten Zahlungsplänen und innerhalb der Grenzen des Projektbudgets; Mitwirken bei der Projektprüfung, -überwachung und -bewertung; Bereiten Sie genaue Budgetrevisionen vor; Bereiten Sie Anträge auf finanzielle Genehmigung für UNDP Ukraine CO gemäß dem genehmigten Projektbudget vor. Koordinieren Sie mit dem UNDP-Beschaffungsteam die Beschaffung von Lieferungen, einschließlich Bestellanforderungen, Angebotsanfragen, Kosten für Dienstleistungen, Maschinen, Notwendigkeiten und alle für das Projekt erforderlichen Materialien. Erstellen Sie in Quantum Anforderungen für Entwicklungsprojekte und registrieren Sie den Wareneingang in Quantum. Bereiten Sie Nicht-PO-Gutscheine für das Projekt vord Gehaltsabrechnungen für Gehälter und andere Leistungen, die den Projektmitarbeitern zustehen; Sorgen Sie für rechtzeitige Korrekturmaßnahmen bei Bestellungen mit Budgetprüfungsfehlern, nicht gebuchten oder nicht abgeglichenen Belegen und anderen Problemen. Bescheinigen Sie Ausgaben zur Genehmigung von Zahlungen und überwachen/kontrollieren Sie Budgetausgaben und genehmigte Zuteilungen; Gewährleistung des ordnungsgemäßen Abschlusses der Konten am Ende jedes Geschäftsjahres und der Erstellung aller Finanzberichte, die gemäß den festgelegten UNDP-Finanzregeln und -vorschriften erforderlich sind; Koordinieren und fungieren Sie als Anlaufstelle für Fragen im Zusammenhang mit Finanzen und Verwaltung innerhalb des Projekts; Enge Zusammenarbeit mit der Finanzabteilung sowie den Verwaltungs- und Personalabteilungen des UNDP Ukraine, um eine ordnungsgemäße Koordinierung der Maßnahmen und Aktivitäten im Zusammenhang mit Finanzen sicherzustellen.IV. Erleichterung der Projektkommunikation. Überprüfen Sie Presse und Veröffentlichungen auf Artikel, die für das Projekt von Interesse sind, und verteilen Sie diese an das Projektpersonal. Mitwirkung bei der Vorbereitung öffentlicher Veranstaltungen wie Rundtischgespräche, Pressekonferenzen, Briefing-Sitzungen, Interviews; Tragen Sie zu UN-Informationskampagnen, Medienworkshops, Pressekonferenzen, Berichtsveröffentlichungen usw. bei; Überprüfung von Übersetzungen, Kontakten zu Druckereien und anderen Lieferanten, um die Produktionsqualität und die rechtzeitige Produktion von Kommunikationsmaterialien sicherzustellen; Zusammenarbeit mit dem Kommunikationspersonal anderer UNDP-Projekte; Arbeiten Sie eng mit den Kommunikations- und Programmmitarbeitern der Länderbüros zusammen, um Erfolgsgeschichten und Ergebnisse zu kommunizieren. Der Amtsinhaber führt andere Aufgaben innerhalb seines Funktionsprofils aus, die für das effiziente Funktionieren des Büros und der Organisation als notwendig erachtet werden.KompetenzenKernErgebnisse erzielen: STUFE 1: Plant und überwacht die eigene Arbeit , achtet auf Details, liefert termingerechte Qualitätsarbeit. Innovativ denken: STUFE 1: Offen für kreative Ideen/bekannte Risiken, ist pragmatischer Problemlöser, nimmt Verbesserungen vor. Kontinuierlich lernen: STUFE 1: Aufgeschlossen und neugierig, teilt Wissen, lernt aus Fehlern, fordert FeedbackMit Agilität anpassen: STUFE 1: Passt sich Veränderungen an, geht konstruktiv mit Unklarheiten/Unsicherheiten um, ist flexibel. Handeln Sie mit Entschlossenheit: STUFE 1: Zeigt Tatkraft und Motivation, ist in der Lage, angesichts von Widrigkeiten ruhig zu liefern, selbstbewusst. Engagement und Partner: STUFE 1: Zeigt Mitgefühl/Verständnis anderen gegenüber baut positive Beziehungen auf. Ermöglicht Diversität und Inklusion: STUFE 1: Unterschiede wertschätzen/respektieren, sich unbewusster Voreingenommenheit bewusst sein, Diskriminierung entgegentreten. Funktionsübergreifende und technische Kompetenzen. Definition des Namens des Themenbereichs. Unternehmensführung. Betriebsführung. Fähigkeit, die Geschäftsprozesse der Organisation effektiv zu planen, zu organisieren und zu überwachen um seine Vermögenswerte auf die effizienteste Art und Weise in die besten Ergebnisse umzuwandeln. Kenntnis relevanter Konzepte und Mechanismen. Beschaffungsmanagement Beschaffungsmanagement Fähigkeit, Waren, Dienstleistungen oder Arbeiten von einer externen externen Quelle zu erwerben. Allgemein (funktionsübergreifend) Allgemein (funktionsübergreifend) Fähigkeit, öffentliche und private Veranstaltungen zu planen, zu verwalten und durchzuführen, um sicherzustellen, dass sie einzelne Kommunikations- und Interesseninitiativen sowie die allgemeine Marke und das Mandat von UNDP unterstützen und verstärken. Verwaltung und Betrieb Veranstaltungsmanagement (einschließlich Exerzitien,Schulungen und Meetings) Fähigkeit zur Verwaltung von Veranstaltungen, einschließlich Veranstaltungsortidentifizierung, Unterbringung, Logistik, Catering, Transport und Bargeldauszahlungen usw. Verwaltung und Betrieb Reiserichtlinien und -verfahren Kenntnis der Reiserichtlinien und -verfahren; Fähigkeit, Reiserichtlinien, Personalordnung, Verwaltungsrundschreiben und Finanzvorschriften sowie Reiseregeln zu interpretieren; damit zusammenhängende Fragen. Verwaltung und Betrieb Fahrzeugmanagement Kenntnisse über Richtlinien und Verfahren zum Flottenmanagement. Finanzen Budgetmanagement Fähigkeit, Budgetaspekte des Arbeitsplanungsprozesses sowie die Erstellung und Verwaltung von Teambudgets zu unterstützen. Ausbildung: Erforderliche Fähigkeiten und Erfahrungen. Ein fortgeschrittener Universitätsabschluss (Master-Abschluss oder gleichwertiger Abschluss) in Betriebswirtschaft, Management, Volkswirtschaft, Finanzen, Geistes- oder Sozialwissenschaften, Entwicklungsstudien oder einem anderen relevanten Bereich ist erforderlich. Anstelle eines Masterabschlusses wird ein erster Hochschulabschluss (Bachelor) in den oben genannten Bereichen in Kombination mit zusätzlicher 2-jähriger qualifizierender Erfahrung berücksichtigt. ErfahrungEinschlägige Erfahrung auf nationaler oder internationaler Ebene in den Bereichen Verwaltung, Finanzen, Kommunikation, Programmunterstützung oder anderen relevanten Bereichen wäre von Vorteil. Alternativ sind bei Besitz eines Bachelor-Abschlusses mindestens zwei Jahre einschlägiger Berufserfahrung erforderlich. Erfahrung im Umgang mit Computern und Office-Softwarepaketen (Word, Excel etc.), Erfahrung im Umgang mit webbasierten Managementsystemen. Vorherige Erfahrung bei einer UN-Agentur, einer internationalen Organisation oder in von internationalen Gebern finanzierten Projekten im operativen Bereich (z. B. Verwaltung, Budgetierung, Logistik) wird als großer Vorteil angesehen. Erfahrung in der Arbeit mit Quantum oder anderen Enterprise-Ressourcenplanungssystemen und SharePoint ist von Vorteil gelten als Vorteil. Erfahrung in UNDP-Geschäftsprozessen (Beschaffung, Finanzen und Projektabschluss) wird als Vorteil angesehen. Erfahrung in der Durchführung von Verwaltungsaufgaben und Managementfunktionen ist wünschenswert. Erfahrung in der Erleichterung von Beschaffungsprozessen wird als Vorteil angesehen. Sprachanforderungen: Fließende Kenntnisse Englischkenntnisse sind erforderlich. Für örtliche Mitarbeiter sind fließende Ukrainischkenntnisse erforderlich. HaftungsausschlussBewerberinformationen zu UNDP-DienstplänenHinweis: UNDP behält sich das Recht vor, einen oder mehrere Kandidaten aus dieser Stellenausschreibung auszuwählen. Wir können auch Bewerbungen zurückbehalten und Kandidaten berücksichtigen, die sich auf diese Stelle für andere ähnliche Positionen bei UNDP auf derselben Klassenstufe und mit ähnlicher Stellenbeschreibung, Erfahrung und Bildungsvoraussetzungen bewerben. NichtdiskriminierungUNDP verfolgt eine Null-Toleranz-Politik gegenüber sexueller Ausbeutung und Fehlverhalten, sexuell Belästigung und Amtsmissbrauch. Alle ausgewählten Kandidaten werden daher strengen Referenz- und Hintergrundüberprüfungen unterzogen und es wird erwartet, dass sie diese Standards und Grundsätze einhalten. UNDP ist ein Chancengleichheits- und integrativer Arbeitgeber, der nicht aufgrund von Rasse, Geschlecht, Geschlechtsidentität, Religion oder Nationalität diskriminiert , ethnische Herkunft, sexuelle Orientierung, Behinderung, Schwangerschaft, Alter, Sprache, soziale Herkunft oder anderer Status.BetrugswarnungDie Vereinten Nationen does erhebt im Zusammenhang mit dem Bewerbungs- oder Einstellungsprozess keine Bewerbungs-, Bearbeitungs-, Schulungs-, Vorstellungsgesprächs-, Prüfungs- oder sonstigen Gebühren. Sollten Sie eine Aufforderung zur Zahlung einer Gebühr erhalten, ignorieren Sie diese bitte. Bitte beachten Sie außerdem, dass Embleme, Logos, Namen und Adressen leicht kopiert und reproduziert werden können. Daher wird Ihnen empfohlen, bei der Übermittlung personenbezogener Daten im Internet besondere Sorgfalt walten zu lassen. Mehr anzeigen Weniger anzeigen Berufsniveau Grundniveau Beschäftigungsart Vollzeit Arbeitsaufgaben Andere Branchen Internationale Angelegenheiten