Koordinierungs- und Betriebsbeauftragter in EUAM Ukraine

Der Koordinierungs- und Operationsbeauftragte berichtet an den Head of Operations (HoOPS). Als Teil des Head of Operations Office trägt er/sie zur effizienten und effektiven Erledigung relevanter Aufgaben im Rahmen des EUAM-Mandats bei. 

Kontext

Das Head of Operations Office unterstützt die Arbeit des Head of Operations und des stellvertretenden Head of Operations, so dass unter anderem ein effizienter Arbeitsablauf gewährleistet ist Arbeitsergebnisse von der Betriebsabteilung über das Senior Management, ukrainische Gesprächspartner, die Akteure der internationalen Gemeinschaft bis hin zum CPCC-Hauptquartier in Brüssel.

Aufgaben und Verantwortlichkeiten

Der Koordinierungs- und Einsatzbeauftragte muss gemäß dem EUAM-Ukraine-Mandat, dem Verhaltenskodex und den Allgemeinen Dienstbedingungen für örtlich angestelltes Personal der EUAM Ukraine, das in der Ukraine tätig ist, die folgenden Aufgaben ausführen:

• Unterstützung des Einsatzleiters und des stellvertretenden Einsatzleiters bei der Unterstützung ihrer Bemühungen bei der Entwicklung der Reformpolitik der ukrainischen Regierung und der Ministerien im Einklang mit der Missionspolitik und den Richtlinien;
• Unterstützung des Einsatzleiters und der stellvertretende Einsatzleiter in der täglichen Koordination der operativen Abteilung bei der Planung und Umsetzung der operativen Aufgaben gemäß dem Mission Implementation Plan. Diese Arbeit wird unter der Leitung des nationalen Experten für Reform und Koordinierung stehen.  
• Koordinieren Sie die Planung und Durchführung von Betriebsbesuchen und Treffen mit lokalen Behörden, Interessenvertretern und internationalen Organisationen.
• Unterstützen Sie den Betriebsleiter bei der Projektplanung, Vorbereitung, Umsetzung und Berichterstattung über die Projekte ;
• Unterstützung der Koordinierung der Projekte mit externer Finanzierung durch EU-Mitgliedstaaten und andere internationale Partner;  
• Erstellung schriftlicher Analysen, Berichte und Präsentationen;
• Übersetzung aller Arten von Dokumenten, z. B. Gesetze, Verwaltungsvorschriften, Präsentationen, Briefe, Berichte usw. vom Englischen in die ukrainische Sprache und umgekehrt;
• Dolmetschen im Simultan- und Konsekutivmodus vom Englischen in die ukrainische Sprache und umgekehrt, unter anderem bei Besprechungen und Mentoring-Sitzungen auf Regierungsebene für die zugewiesenen internationalen Mitglieder der EUAM;
• Machen Sie sich Notizen/Protokolle;
• Sammeln und analysieren Sie Informationen, die in Mitteilungen und Veröffentlichungen aus verschiedenen Quellen enthalten sind, einschließlich der Presse, in Bezug auf den jeweiligen Reformbereich;
• Unterstützung bei der Entwicklung, Planung und Organisation von Treffen und Veranstaltungen mit lokalen Behörden, Interessengruppen und internationalen Organisationen leisten;
• Verwaltungs- und Sekretariatsaufgaben wahrnehmen , bei Bedarf E-Mails, Memos, Briefe und andere angeforderte Dokumente entwerfen, einschließlich der Sicherstellung der Freigabe von Dokumenten und der Pflege von Ablagesystemen;
• Dokumente und aufgezeichnete Daten pflegen, entwickeln und in geeigneten Datenbanken, Tabellenkalkulationen usw. ablegen datenbezogene Dateien;
• Priorisieren Sie Aufgaben und liefern Sie qualitativ hochwertige Arbeit zeitnah, auch unter Druck, führen Sie bei Bedarf Bereitschaftsdienst und unregelmäßige Arbeitszeiten durch; 
• Als Ersatz fungierenSie betreuen und vertreten andere Bürokollegen des Head of Operations.
• Behandeln Sie alle Informationen, unter anderem auch betriebliche Informationen, vertraulich und diskret.
• Führen Sie alle anderen damit zusammenhängenden Aufgaben aus, die von der Linie verlangt werden Manager. 

Qualifikationen und Erfahrung

Zulassungskriterien:

• Vollen Genuss Bürgerrechte und das Recht, nicht vorbestraft zu sein; 
• Staatsbürgerschaft der Ukraine und/oder Besitz einer dauerhaften Aufenthalts- und Arbeitserlaubnis nach ukrainischem Recht;
• Erfolgreicher Abschluss eines vollständigen Universitätsstudiums, bescheinigt durch einen Bachelor-Abschluss in öffentlicher Verwaltung, Politik Naturwissenschaften, Internationale Beziehungen, Recht, Sozialwissenschaften, Diplomatie, Linguistik oder ein eng verwandtes Studienfach (Bachelor-Abschluss ist Voraussetzung); 
• Nach Erfüllung der Bildungsvoraussetzungen mindestens fünf (5) Jahre relevante und nachgewiesene Vollzeit-Berufserfahrung im privaten und/oder öffentlichen Sektor.

Wesentliche Kriterien:

• Sie müssen körperlich fit sein, um die mit der Stelle verbundenen Aufgaben zu erfüllen;
• Berufliche fließende Englisch- und Ukrainischkenntnisse, sowohl mündlich als auch geschrieben;
• Sehr gute Kenntnisse und Erfahrungen mit dem Office Suite-Paket;
• Gutes Maß an Flexibilität und Eigenständigkeit; 
• Erfahrung und nachgewiesene Fähigkeit, Projekte zu verwalten und Prozesse in einer komplexen Organisation zu optimieren;   
• Analyse- und Berichtsfähigkeiten sowie vorherige Erfahrung im Projektmanagement;
• Gute Kenntnisse der ukrainischen Regierungsstrukturen, Regierungsinstitutionen, Strukturen und Governance-Prozesse im Kontext der Reform des zivilen Sicherheitssektors.

Zusätzliche vorteilhafte Vorteile:

• Berufserfahrung in einem EU- und/oder internationalen Umfeld (Missionen und/oder internationale Organisationen);  
• Erfahrung in der Arbeit in einem interkulturellen Umfeld mit Respekt für Vielfalt.

Persönlichkeitsvorteile:

• Sie haben ein starkes Gespür für Initiative, Verantwortung und Autonomie; 
• Währen Sie beim Umgang mit Informationen ein Höchstmaß an Vertraulichkeit und Diskretion;
• Fähigkeit, produktive und kooperative Arbeitsbeziehungen mit anderen Mitarbeitern aufzubauen;
• Fähigkeit, mit Informationen umzugehen Hilfsbereiter und höflicher Umgang mit Menschen, auch mit externen Kontakten;
• Fähigkeit, Aufgaben zu priorisieren und auch unter Druck termingerecht qualitativ hochwertige Arbeit zu liefern;
• Fähigkeit, eine on- Anrufe und unregelmäßige Arbeitspläne und nehmen Sie bei Bedarf an längeren Dienstreisen innerhalb und außerhalb der Ukraine teil.