Compliance-Beauftragter/Compliance-Spezialist in Polish Humanitarian Action / POLSKA GUMANITARNA AKCIYa

Polish Humanitarian Action (PAH) ist derzeit auf der Suche nach einem Compliance Officer zur Unterstützung von PAH-Aktivitäten zur Verbesserung der Lokalisierungsbemühungen.

Über PAH:

Polish Humanitarian Action (PAH) ist eine internationale Nichtregierungsorganisation, die seit 1992 weltweit humanitäre Hilfe und Entwicklungshilfe leistet. Bisher wurden die Interventionen in 46 verschiedenen Ländern durchgeführt. Durch seine langjährige Erfahrung in der Umsetzung von Projekten in den Bereichen Wasser, Sanitärversorgung und Hygiene, Ernährungssicherheit und Lebensunterhalt sowie Ernährung und Bildung konzentriert PAH seine globalen Aktivitäten auf die Gewährleistung einer nachhaltigen und stabilen Entwicklung von Regionen, die unter den Folgen bewaffneter Konflikte, Naturkatastrophen und anderen humanitären Krisen leiden.

PAH ist seit August 2014 in der Ukraine präsent und leistet humanitäre Hilfe für die am stärksten gefährdeten Bevölkerungsgruppen des Konflikts. PAH leistet Hilfe für Binnenflüchtlinge, ältere Menschen und alleinerziehende Mütter und arbeitet in den Bereichen Ernährungssicherheit und Lebensunterhalt. PAH Ukraine weitet derzeit sein Programm von humanitärer Hilfe auf Maßnahmen zur schnellen Erholung und auf entwicklungsorientierte Interventionen aus, die der betroffenen Bevölkerung nachhaltige Lebensunterhaltsmöglichkeiten bieten.

Weitere Informationen finden Sie unter www.pah.org.pl.

Stellenbeschreibung – Compliance Officer

Berufsbezeichnung: Compliance Officer

Berichtet an: Compliance Manager

Dienstort: Kiew

Vertrag Typ: Projektfinanziert

Rollenzweck

Der Compliance Officer unterstützt die tägliche Überwachung und Implementierung von Compliance-Kontrollen in den Bereichen Betrieb, Finanzen, Beschaffung und Partneraktivitäten. Die Rolle bietet praktische Aufsicht, um sicherzustellen, dass die Verfahren konsequent befolgt werden und die Dokumentation den Geberstandards entspricht, und unterstützt die praktische, tägliche Compliance bei humanitären Einsätzen, wodurch eine rechtzeitige Umsetzung ermöglicht und gleichzeitig Risiken frühzeitig erkannt und verhindert werden.

Hauptverantwortung

1. Überwachung und interne Kontrollen

• Führen Sie routinemäßige Compliance-Prüfungen von Beschaffungs-, Finanz-, Personal- und Logistikdateien durch.
• Überprüfen Sie Transaktionen und Dokumentation auf Einhaltung von SOPs.
• Verfolgen Sie Compliance-Probleme und Korrekturmaßnahmen.
• Wenden Sie einen risikobasierten und verhältnismäßigen Ansatz für Compliance-Prüfungen an und berücksichtigen Sie dabei betriebliche Einschränkungen in Frontline-Kontexten.
• Kennzeichnen Sie Compliance-Risiken frühzeitig und schlagen Sie praktische Korrekturmaßnahmen in Abstimmung mit den relevanten vor Abteilungen.

2. Partner-Compliance-Unterstützung

• Unterstützung bei Partner-Due-Diligence-Prüfungen und Überwachungsbesuchen.
• Überprüfung von Partnerberichten und unterstützender Dokumentation.
• Unterstützung von Partnerschulungen zu Compliance-Verfahren
• Unterstützung bei der Compliance-Überwachung of lokale und Basispartner, die an der direkten Umsetzung beteiligt sind.
• Tragen Sie zur Stärkung der Partnerkapazitäten bei, indem Sie praktische Anleitung bieten und nicht nur eine kontrollorientierte Aufsicht durchführen
• 
  
• 3. Dokumentation und Berichterstattung
• Führen Sie Compliance-Tracker und Risikoprotokolle.
• Erstellen Sie regelmäßig Compliance-Zusammenfassungen für das Management.
• Unterstützen Sie die Prüfungsvorbereitung und Beweiserhebung.
• Stellen Sie sicher, dass die Dokumentation Transparenz, Verantwortlichkeit und fundierte Managemententscheidungen unterstützt.
• 4. Richtlinienumsetzung
• Bereitstellung von Anleitungen und Erinnerungen am Arbeitsplatz.
• Machen Sie Abweichungen oder potenzielle Risiken frühzeitig sichtbar.
• Stellen Sie praktische, praxisorientierte Anleitungen zu Richtlinien und SOPs bereit und passen Sie die Erklärungen an die Rollen der Mitarbeiter und die betrieblichen Gegebenheiten an.

5. Kapazitätsaufbau

• Unterstützen Sie Schulungen und Orientierungen zu Compliance-Praktiken. 
• Unterstützen Sie Onboarding- und Auffrischungsschulungen zum Thema Compliance für Mitarbeiter und, sofern relevant, Partner.
• Fördern Sie eine Kultur der gemeinsamen Verantwortung für Compliance in allen Abteilungen.
• Fördern Sie die interne Verantwortung für Kontrollen innerhalb der Abteilungen.

Qualifikationen und Erfahrung

• Bachelor-Abschluss in Finanzen, Verwaltung, Recht oder einem verwandten Bereich Bereich.
• 3–5 Jahre Erfahrung in NGO-Betriebs-, Audit- oder Compliance-Funktionen.
• Erfahrung in der Arbeit mit von Spendern finanzierten Projekten bevorzugt.
• Ausgeprägte Dokumentations- und Analysefähigkeiten.
• Erfahrung in humanitären oder Notfallkontexten ist von Vorteil.
• Fähigkeit, Compliance-Anforderungen klar und konstruktiv an Non-Compliance-Spezialisten zu kommunizieren.

Kern Kompetenzen

• Englisch – fließend/obere Mittelstufe, Ukrainisch – fließend
• Liebe zum Detail
• Analytische Denkweise
• Integrität und Verantwortungsbewusstsein
• Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten

Wie bewerbe ich mich:

Wenn Sie sich für diese Stelle bewerben möchten, senden Sie uns bitte die folgenden vorbereiteten Dokumente zu DEUTSCH:

• Kurzer Lebenslauf (max. 2 Seiten) mit relevanten Informationen zu Ihrer Ausbildung und Berufserfahrung;
• Kurzes Anschreiben;
• Gehaltsvorstellung;
• Angabe Ihrer Verfügbarkeit für den Beginn Ihrer Tätigkeit bei PAH;
• Drei Referenzen.

Einsendeschluss für fortlaufende Bewerbungen

Nur Kandidaten, die in die engere Wahl kommen, werden kontaktiert und eingeladen Vorstellungsgespräche.

Bitte beachten Sie: Aufgrund der Dringlichkeit, die Stelle zu besetzen, erfolgt die Einstellung fortlaufend und PAH behält sich das Recht vor, vor Ablauf der Frist Einstellungen vorzunehmen.