Stellvertretender Projektkoordinator von Cash in ACTED

ACTED ist eine 1993 gegründete französische NGO, die gefährdete Bevölkerungsgruppen unterstützt, die von humanitären Krisen auf der ganzen Welt betroffen sind. ACTED bietet gefährdeten Gemeinschaften kontinuierliche Unterstützung, indem es die Nachhaltigkeit von Interventionen nach der Krise und die Vorbereitung auf die langfristigen Herausforderungen gewährleistet, mit denen die Bevölkerung konfrontiert ist, um den Kreislauf der Armut zu durchbrechen, die Entwicklung zu fördern und die Anfälligkeit für Katastrophen zu verringern. Unsere Mitarbeiter sind immer bereit, auf Notsituationen zu reagieren, die nachhaltige Entwicklung durch 450 Projekte in 43 Ländern zu unterstützen und wiederherzustellen.

Der stellvertretende Projektkoordinator mit Sitz in Kiew hilft bei der Überwachung der Umsetzung des Projekts und stellt sicher, dass die Cash-Aktivitäten und die Umsetzung während des gesamten Projekts effektiv und pünktlich abgeschlossen werden, qualitativ hochwertige Ergebnisse geliefert werden und Ergebnisse mit maximaler Wirkung für die Begünstigten erzielt werden. Der stellvertretende Projektkoordinator unterstützt die Projektmitarbeiter bei der täglichen Verwaltung aller Aspekte des Cash-Projekts und unterstützt die Verbindung mit relevanten internen Abteilungen sowie externen Partnern und Projektbeteiligten. ZIELE Zum Gesamterfolg des Cash-Projekts beitragen und dafür sorgen, dass die Ergebnisse pünktlich, im Umfang, im Budget, innerhalb akzeptabler Qualität, im Einklang mit den Anforderungen des Spenders und auf der Grundlage der Bedürfnisse der Begünstigten eintreffen. 

Funktionen

Projektplanung

• Unterstützen Sie die Entwicklung der gesamten Strategie zur Implementierung des Cash-Projekts (einschließlich der Übergangs-/Auslaufstrategie), von Systemen, Ansätzen, Tools usw Materialien;
• Unterstützung bei der Entwicklung und Aktualisierung des Standard of Procedures (SOPs), um die verschiedenen Projektergebnisse und die termingerechte Umsetzung von Cash-Aktivitäten zu organisieren;
• Beitrag zur Vorbereitung des Arbeitsplans und des Tracking-Tools gemäß dem Zeitplan als umfassende und detaillierte Modellkarte für die erfolgreiche Umsetzung des Projekts;
• Unterstützung bei der Organisation und Planung des Projektstarts und anderer mit der Projektplanung verbundener Besprechungen sowie der Nachverfolgung projektbezogene Aktionspunkte, die sich aus diesen Treffen ergeben.

Dokumentation und Compliance

• Stellen Sie sicher, dass Projektaufzeichnungen und -dokumente, insbesondere Dokumente, die den Abschluss von Aktivitäten belegen (Liste der Begünstigten, Anwesenheitslisten, Berichte von Finanzdienstleistern usw.), gemäß den geltenden Verfahren und spenderspezifischen Verfahren angemessen vorbereitet, zusammengestellt und archiviert werden;
• Koordinierung der Pflege einer Begünstigtendatenbank, die alle Begünstigten enthält Registrierungs- und Basisinformationen sowie die Aktivitäten, von denen die Begünstigten profitiert haben, stellen sicher, dass die Daten im Einklang mit der Datenschutzrichtlinie von Acted vor Missbrauch geschützt sind.
• Stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter sich des Verhaltenskodex, der FLATS-Verfahren und Spenderanforderungen von Acted bewusst sind und diese respektieren.

Engagement und Rechenschaftspflicht der Begünstigten

• Stellen Sie sicher, dass sich die Projektmitarbeiter an den Verhaltenskodex von Acted halten und alle Begünstigten mit Respekt und ohne Unterscheidung oder Diskriminierung aufgrund von Nationalität, Rasse, ethnischer Zugehörigkeit, Stamm, Geschlecht, religiösen Überzeugungen, politischer Meinung oder Behinderung behandeln;
• Hilfe bei der Überwachung der angemessenen, erreichbaren und akzeptablen Auswahl von Projektbegünstigten;
• Unterstützung bei der Entwicklung einer Kommunikationsstrategie mit Gemeinden, damit den Projektbeteiligten sachliche, objektive und umsetzbare Informationen zur Verfügung gestellt werden;
• Stellen Sie sicher, dass Projektbeteiligte befugt sind, sich während des gesamten Projekts zu beteiligen Zyklus;
• Stellen Sie sicher, dass der Beschwerde- und Reaktionsmechanismus von Acted an die Zielgemeinden kommuniziert wird, und lösen Sie Beschwerden im Zusammenhang mit dem Projekt in Abstimmung mit der MEAL-Einheit.

Interne Koordination

• Hilfe bei der Organisation regelmäßiger Projektkoordinationstreffen mit dem Cash-Projektteam;
• Bereitstellen von Aktualisierungen über den Umsetzungsfortschritt von Cash-Aktivitäten, Herausforderungen, Risiken, Änderungen im Kontext der Ukraine und Bericht über Änderungen oder Vorschläge dazu Lösung von Herausforderungen und Risiken.

Externe Koordination und Stakeholder-Engagement

• Unterstützung, Erleichterung oder Durchführung von Kommunikations- und Verbindungsaktivitäten zur aktiven Konsultation und Einbeziehung von Begünstigten, wichtigen Informanten, Akteuren, Partnern und Interessengruppen in allen Phasen der Projektgestaltung (Zusammenarbeit mit der PD-Einheit) und der Umsetzung;
• Koordinierung und Zusammenarbeit mit anderen durch Pflege guter Beziehungen zu wichtigen humanitären Akteuren – lokal und auf lokaler Ebene International, einschließlich Regierungsbehörden und nichtstaatlicher Akteure, durch regelmäßige Teilnahme an technischen Treffen und Bilaterale Treffen;
• Unterstützen Sie die Identifizierung von Möglichkeiten zur Zusammenarbeit und Koordinierung von Bemühungen mit anderen Organisationen, um sicherzustellen, dass unsere Aktivitäten auf der Arbeit anderer aufbauen – anstatt sie zu reproduzieren;
• Weiterleitung unerfüllter Bedürfnisse an andere relevante Akteure;
• Externes Lernen und Innovation mit Gemeinschaften und anderen Interessengruppen teilen.

Partnermanagement

• Klarstellung von Rollen/Verantwortlichkeiten sowie insbesondere Erwartungen in Bezug auf die zu befolgenden Prozesse sowie das Budget, ab Beginn der Partnerschaft, um Probleme in einer späteren Phase zu vermeiden.
• Unterstützung der Partner bei der Projektumsetzung und Sicherstellung einer zeitnahen und qualitativen Umsetzung der Projekte durch die Partner im Einklang mit den Gesetzen und den Anforderungen der Geber;
• Leitung von Überprüfungstreffen mit Partnern, mit besonderem Augenmerk auf die Beziehungsaspekte der partnerschaftlichen Zusammenarbeit, und Sicherstellung, dass alle Probleme oder Streitigkeiten rechtzeitig gelöst werden Art und Weise.

Sicherheit

• Unterstützung bei der Kontextanalyse im Projektumsetzungsbereich durch Identifizierung und Verfolgung von Mikrosignalen (z. B. Sicherheitsindikatoren, sozioökonomische Indikatoren) und Unterstützung des Bereichskoordinators und der Sicherheitsabteilung;
• Stellen Sie sicher, dass die Projektbeteiligten ein gutes Bild von Acted haben, und erhöhen Sie so die Akzeptanz der Präsenz und Aktivitäten von Acted im Projektumsetzungsbereich;
• Hilfe bei der Verwaltung der Bewegung von das Projektumsetzungsteam und stellen Sie sicher, dass die SCRs der Bewegung von den Teammitgliedern strikt eingehalten werden;
• Verhandeln Sie bei Bedarf den Zugang mit lokalen Interessengruppen.

Personalressourcen

• Hilfe bei der Definition der Struktur des Cash-Projektteams und Entwicklung des Projektorganigramms im Rahmen des Budgets und entsprechend der Priorität;
• Unterstützung bei der Entwicklung und/oder Anpassung von ToRs, in denen die Rollen und Verantwortlichkeiten der Mitarbeiter dargelegt werden im Einklang mit den geltenden Standards;
• Unterstützen Sie die Einreichung des Rekrutierungsplans für das Projekt bei der Personalabteilung;
• Beteiligen Sie sich an der Rekrutierung von Cash-Projektpersonal in Bereichen der Umsetzung von Cash-Aktivitäten;
• Stellen Sie sicher, dass die Projektmitarbeiter ihre Rollen und Verantwortlichkeiten verstehen und ausführen können; 
• Verfolgen Sie die Arbeitspläne und täglichen Aktivitäten der Projektmitarbeiter.
• Sorgen Sie für ein positives Arbeitsumfeld und eine gute Teamdynamik. 
• Führen Sie regelmäßige Personalbeurteilungen durch und verfolgen Sie die Karriereplanung;
• Bewältigen Sie zwischenmenschliche Konflikte;
• Sorgen Sie für den Kapazitätsaufbau bei den Mitarbeitern in relevanten Sektoren.

Logistik

• Beteiligen Sie sich an den Beschaffungsplanungsprozessen, starten Sie die für das Projekt erforderlichen Beschaffungen rechtzeitig und verfolgen Sie die Beschaffungen in Zusammenarbeit mit der Logistik genau.
• Senden Sie präzise und präzise Bestellformulare zeitnah;
• Überprüfen Sie die Qualität der benötigten Waren/Lieferungen sowohl in der Vertragsphase als auch am Empfangspunkt und tragen Sie zu Beschaffungsausschüssen bei, um die Lieferantenauswahl entsprechend dem jeweiligen Szenario abzuschließen;
• Projekte genau verfolgenBestände in Abstimmung mit der Logistik und überwachen proaktiv aktuelle, Pipeline-, verteilte und benötigte Bestände;
• Beteiligen Sie sich an einem effektiven Flottenmanagement durch zeitnahe und angemessene Fahrzeuganfragen;
• Stellen Sie sicher, dass das Projektteam über ausreichende Ressourcen verfügt, die für die Erfüllung seiner Aufgaben erforderlich sind.

Finanzen

• Beteiligen Sie sich an der Überprüfung der BFU, prognostizieren Sie anfängliche und regelmäßige Kosten und überprüfen Sie die Ausgaben auf Bargeld Projektaktivitäten;
• Unterstützung bei der Prognose des monatlichen Geldbedarfs des Projekts und Übermittlung an AC;
• Beteiligung an neuen Budgetentwicklungsprozessen durch Bereitstellung fachkundiger programmatischer Beratung in Bezug auf Kontextwissen.                 

Qualitätskontrolle

• Beteiligen Sie sich an MEAL-Planungsprozessen und unterstützen Sie aktiv die Durchführung von MEAL-Aktivitäten im Einklang mit dem MEAL-Rahmen des Projekts;
• Unterstützung bei der Planung und Organisation interner Qualitätssicherungsprüfungen durch das Projektteam;
• Bewerten Sie die durchgeführten Aktivitäten und stellen Sie eine effiziente Nutzung von Ressourcen sicher;
• Führen Sie regelmäßige Besuche vor Ort durch, um sicherzustellen technische Anleitung und Überwachung sowie regelmäßige Überwachung des Fortschritts der Projektaktivitäten; 
• Besprechen, planen und implementieren Sie geeignete Korrekturmaßnahmen, auch auf der Grundlage von MEAL-Ergebnissen und -Empfehlungen.
• Unterstützen Sie die Sammlung und Anwendung geeigneter gewonnener Erkenntnisse und Best Practices für aktuelle Projekte und stellen Sie sicher, dass diese gewonnenen Erkenntnisse proaktiv mit dem Vorgesetzten, dem MEAL und anderen Teammitgliedern geteilt werden, um sie in zukünftigen Projektentwicklungsprozessen anzuwenden.

Zuschussverwaltung

• Berichten Sie regelmäßig über das Projekt Aktivitäten, Herausforderungen und Indikatoren durch monatliche Einreichung des PMF und PM-Berichts; insbesondere regelmäßige und zeitnahe Updates über Fortschritte und Herausforderungen für Vorgesetzte und andere Teammitglieder bereitstellen;
• Beitrag zur Erstellung von (externen) Projektfortschrittsberichten leisten, um die Qualität und Genauigkeit der bereitgestellten technischen Informationen sicherzustellen;
• Beitrag zur Organisation des Projektabschlusstreffens und zur Nachverfolgung der projektbezogenen Aktionspunkte, die sich aus diesem Treffen ergeben;
• Beteiligen Sie sich an Kommunikationsaktivitäten durch die regelmäßige Sammlung von Bildern und Geschichten im Zusammenhang mit dem Projekt Aktivitäten;
• Beteiligung an Prozessen zur Entwicklung neuer Vorschläge durch die Bereitstellung fachkundiger programmatischer Beratung in Bezug auf Kontextwissen;
• Gegebenenfalls Kontakt zu Spendern und enge Zusammenarbeit mit Partnern bei Projektaktualisierungen, Besuchen vor Ort und anderer Kommunikation, in Abstimmung mit der Projektentwicklungseinheit.

Erfahrung und Fähigkeiten

• Mindestens 2 Jahre Erfahrung in der humanitären Hilfe in einem Management Position.
• Bachelor-Abschluss in Betriebswirtschaft / Wirtschaftswissenschaften / einem ähnlichen Bereich oder relevante praktische Erfahrung.
• Datenmanagement- und Visualisierungsfähigkeiten (MS Word, Excel usw.)
• Engagement für qualitativ hochwertige, anpassungsfähige und verantwortungsvolle humanitäre Programmierung.
• Fließend Ukrainisch und OberstufeMittelstufe in Englisch
• Hohes Maß an Flexibilität und Motivation

Wichtige Leistungsindikatoren 

• % der Meilensteine wurden pünktlich gemäß dem ursprünglichen Plan abgeschlossen
• Anzahl der identifizierten und gelösten Probleme
• Anzahl der entwickelten Cash-Tools und Strategiedokumente
• % des konsolidierten, aktuellen PMF, das monatlich an die Landeskoordination weitergegeben wird
• Projekt wurde pünktlich abgeschlossen, ohne dass eine erforderlich war NCE
• Projekt im Rahmen der Budgetflexibilität abgeschlossen (keine Budgetänderung für Projektlinien erforderlich)
• % der vertraglichen Leistungsindikatoren erreicht
• % der MEAL-Bewertungsziele und -ergebnisse lieferten zeitnahes Feedback
• Projektaufzeichnungen und -dokumente (Begünstigtenlisten, Anwesenheitslisten, Zahlungsabrechnungen, Berichte von Finanzdienstleistern) für alle Projektaktivitäten verfügbar
• Positive Überwachungs- und Bewertungsberichte (intern und extern) 
• % von Mitarbeiter, die in der Rechenschaftspflicht und dem CFM geschult sind 
• % nicht förderfähige Ausgaben auf Projektbudgetlinien
• % Bindungsrate des Projektpersonals während der gesamten Projektlaufzeit

Увага! Im Rahmen der chinesischen Strafverfolgungsbehörde wurden im Zuge der Prüfung der neuen Gesetzestexte neue Dokumente erstellt свої військово-облікові дані.

Achtung! Gemäß der geltenden Gesetzgebung müssen wehrpflichtige Personen während ihrer Beschäftigung aktualisierte Militärregistrierungsdokumente vorlegen.

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• Eine professionelle psychologische Beratung für psychische Erkrankungen;
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„ACTED verfolgt einen Null-Toleranz-Ansatz gegenüber sexueller Ausbeutung, Missbrauch und Belästigung (SEAH). Bitte beachten Sie, dass jeder Kandidat ein angeboten hat Der Arbeitgeber wird den Verhaltenskodex und damit verbundene Richtlinien als Teil seines Arbeitsvertrags unterzeichnen.“