Capacity Sharing & Learning Officer/Spezialist für Kapazitätsentwicklung und Wissensaustausch HLF in Help – Hilfe zur Selbsthilfe Ukraine

HLF Capacity Sharing & Learning Officer

Berichtet an

Disziplinar: Projektmanagement und Koordination HLF, Ukraine

Technisch: Partnerschaftsmanager HLF, globales HLF-Team im Hauptsitz

Organisationseinheit Programme, HLF

Vertragsdauer Befristeter Vertrag bis Dezember 31.03.2026

Help - Hilfe zur Selbsthilfe e.V. ist eine gemeinnützige, unabhängige Organisation, die während des Krieges in Afghanistan 1981 gegründet wurde und heute weltweit aktiv ist. Mit einem jährlichen Projektvolumen von mehr als 60 Millionen Euro leistet Help Soforthilfe bei Katastrophen und nachhaltigen Wiederaufbau mit und für Menschen in Not, vor allem in Afrika, Asien und Europa. Als weltweit agierende humanitäre Hilfsorganisation erhält Help hohe Anerkennung durch die Finanzierung durch nationale und internationale Geber und bekennt sich zu nationalen und internationalen Standards der humanitären Hilfe sowie zur transparenten Mittelverwendung und Wirkungsüberwachung.

 Die Help Localization Facility („HLF“) ist ein globales Programm mit dem Ziel, ein innovatives Finanzierungsinstrument zu entwickeln, bereitzustellen und zu verwalten, das lokalen Organisationen langfristigen Zugang zu hochwertiger, flexibler Finanzierung ihrer humanitären Projektarbeit ermöglicht. Darüber hinaus wird das HLF den umsetzenden lokalen Partnerorganisationen maßgeschneiderte Unterstützung und Kapazitätsentwicklung bieten. Diese Position ist für die HLF-Mission von entscheidender Bedeutung, indem sie mit und von lokalen Organisationen in der Ukraine zusammenarbeitet und lernt, indem sie die Stärkung und den Austausch von Kapazitäten fördert.

 Positionszusammenfassung

Der Capacity Sharing & Learning Officer unterstützt lokale Partnerorganisationen bei der Stärkung ihrer internen Prozesse, der Koordinierung von Lernaktivitäten und der Unterstützung bei grundlegenden Überwachungsaufgaben innerhalb des HLF-Programms.
 Die Rolle ist in erster Linie auf Koordination ausgerichtet, mit praktischer Unterstützung für Partner und einfachen Datenverwaltungsaufgaben. Der Beauftragte arbeitet eng mit dem HLF-Projektmanagementteam in der Ukraine und dem Partnerschaftsmanager im Hauptquartier zusammen.

 Hauptverantwortung

Die folgenden Aufgaben stellen die Hauptverantwortung für diese Rolle dar. 

 Unterstützung bei der Stärkung der Partnerkapazität

• Unterstützen Sie Partner bei der Überprüfung und Verbesserung grundlegender Organisationsrichtlinien und -verfahren.
• Unterstützung bei der Umsetzung der Kapazitätsentwicklungspläne der Partner und der Verfolgung des Fortschritts. 
• Geben Sie Anleitung zu praktischen Schritten im Zusammenhang mit institutioneller Entwicklung, Finanzen, Personalwesen, MEAL oder Schutz (keine umfassende technische Beratung erwartet). 
• Helfen Sie dabei, Informationen von Partnern für interne Berichte zu sammeln

 Koordinierung von Lern- und Austauschaktivitäten

• Arbeiten Sie mit dem HLF-Partnerschaftsmanager in der Zentrale zusammen, um gemeinsam praktisches Feedback zu Tools und Anleitungsmaterialien für den Kapazitätsaustausch wie Schulungen, Workshops oder Initiativen zu entwickeln und bereitzustellen.
• Unterstützen Sie die Vorbereitung von Fallstudien und die Erstellung von Lernressourcen mit dem HLF-Partnerschaftsmanager in Hauptsitz.
• Unterstützen Sie die Organisation der Schulungs, Workshops und Peer-Learning-Veranstaltungen (Logistik, Kommunikation, Follow-up). 
• Helfen Sie bei der Vorbereitung einfacher Materialien wie Tagesordnungen, Vorlagen oder Zusammenfassungen. 
• Pflegen gemeinsamer Ressourcen und Lernmaterialien.
• Unterstützen Sie Online-Lernplattformen und gemeinsame Arbeitsbereiche.

 Partnerkommunikation und -koordination

• Fungieren Sie als Anlaufstelle für Fragen im Zusammenhang mit Kapazitätsstärkung und Lernaktivitäten. 
• Organisieren Sie regelmäßige Check-ins und stellen Sie sicher, dass die Partner über Zeitpläne und Ergebnisse informiert sind. 
• Sammeln Sie Feedback von Partnern und teilen Sie es dem HLF-Team mit.

 Grundlegende Überwachung und Datenunterstützung (MEAL Lite)

• Unterstützung bei der Erfassung von Partnerberichten und -indikatoren in TolaData oder Excel.
• Konsolidieren Sie einfache Datensätze und bereiten Sie grundlegende Tabellen oder Diagramme vor (keine erweiterten Analysen erforderlich).
• Unterstützen Sie die Erstellung von kurzen Zusammenfassungen und Präsentationen.
• Machen Sie sich Notizen zu Besprechungen und unterstützen Sie bei routinemäßigen Dokumentationsaufgaben.

 Wissen, Fähigkeiten, Werte und Bildung

• Höhere Ausbildung in den Bereichen Sozialwissenschaften, Management, öffentliche Verwaltung, internationale Beziehungen oder Ähnliches.
• Mindestens 2 Jahre Erfahrung in der Projektkoordination, NGO-Arbeit, Partnerschaften, Kapazitätsaufbau oder MEAL-Unterstützung (jeder dieser Bereiche ist akzeptabel).
• Erfahrung in Umgang mit verschiedenen Stakeholdern aus lokalen, nationalen und/oder internationalen Organisationen.
• Erfahrung mit Dateneingabe oder grundlegenden Überwachungstools (Excel, Google Sheets, Kobo, TolaData oder ähnliches)
• Erfahrung in der Kommunikation mit mehreren Stakeholdern
• Stellen Sie eine gute Zusammenarbeit, Problemlösung und einen serviceorientierten Ansatz mit Partnern sicher
• Erfahrung in der Kommunikation mit mehreren Stakeholdern
• Zusammenarbeit mit Partnern: in der Lage, eine vertrauensbasierte, respektvolle Arbeitsbeziehung aufzubauen, aber Sie sind in der Lage, Diskussionen zu führen und bei Bedarf überzeugend und streng zu sein (um sicherzustellen, dass die Anforderungen der Spender erfüllt werden), Sie sind freundlich und vertrauenswürdig.
• Idealerweise haben Sie Erfahrung im NGO-Umfeld und/oder in der Zusammenarbeit mit internationalen Spendern.
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten.
• Erfahrung in öffentlichen Reden wird als Vorteil erachtet.
• Ausgeprägte Selbstorganisation und Zeitmanagementfähigkeiten, mit der Fähigkeit, Verantwortung für Entscheidungen und Arbeit zu übernehmen selbstständig.
• Sprachen: Englisch: sicheres Arbeitsniveau und fließend Ukrainisch.
• Nehmen Sie bei Bedarf an Besuchen vor Ort teil.

 Wir bieten:

• Offizielle Anstellung
• Konkurrenzfähiges Gehalt
• Krankenversicherung
• Jahresgehalt für das 13. Gehalt
• Kurse und Schulungen 
• Komfortables Büro

 Senden Sie uns Ihre Bewerbung (Anschreiben, Lebenslauf) in englischer Sprache bis zum 10.03.2026 per E-Mail an [email protected]

Wir verstehen uns als eine vielfältige, offene Organisation, deren Arbeit basiert auf gegenseitigen Respekt. Wir beurteilen Ihre Bewerbung ausschließlich auf Grundlage der beruflichen Qualifikation, unabhängig von Herkunft, Religion, Geschlecht, sexueller Orientierung, Behinderungty or age.

• Disziplinarisch: an den HLF Program Management and Coordination Manager in der Ukraine
• Technisch: an den HLF Partnerships Manager, HLF Global Team (HQ)
  Abteilung: Programme, HLF
  Vertragslaufzeit: Befristeter Vertrag bis 31. Dezember 2026 des Jahres

Help – Hilfe zur Selbsthilfe e.V. ist eine gemeinnützige, unabhängige Organisation, die während des Krieges in Afghanistan im Jahr 1981 gegründet wurde. Derzeit ist Help auf der ganzen Welt tätig. Mit einem jährlichen Projektvolumen von mehr als 60 Millionen Euro leistet die Organisation humanitäre Hilfe in Notsituationen und fördert die nachhaltige Genesung notleidender Menschen – vor allem in Afrika, Asien und Europa. Als globale humanitäre Organisation erhält Help Unterstützung von nationalen und internationalen Gebern, hält sich an humanitäre Standards und sorgt für eine transparente Verwendung der Mittel und die Überwachung der Wirkung.

Help Localization Facility (HLF) ist ein globales Programm, das zur Entwicklung und Verwaltung eines innovativen Finanzmechanismus ins Leben gerufen wurde, der lokalen Organisationen langfristigen Zugang zu hochwertiger, flexibler Finanzierung für ihre humanitären Aktivitäten bietet. Darüber hinaus wird HLF individuelle Unterstützung und organisatorische Kapazitätsentwicklung lokaler Partnerorganisationen leisten. Diese Rolle ist von zentraler Bedeutung für die Mission von HLF, die Kapazitätsentwicklung und das gegenseitige Lernen mit lokalen Organisationen in der Ukraine zu erleichtern.

POSITIONSBESCHREIBUNG

Der HLF-Spezialist für Kapazitätsentwicklung und Wissensaustausch unterstützt lokale Partnerorganisationen bei der Verbesserung ihrer internen Prozesse, der Koordinierung von Schulungsaktivitäten und der Durchführung grundlegender Überwachungsaufgaben innerhalb des HLF-Programms.
Die Rolle besteht in erster Linie aus der Koordination. und beinhaltet praktische Partnerunterstützung und die Arbeit mit einfachen Datensätzen. Der Spezialist arbeitet eng mit dem HLF-Programmmanagementteam in der Ukraine und dem Partnerschaftsmanager in der Zentrale zusammen.

SCHLÜSSELVERANTWORTLICHKEITEN

Unterstützung der Partnerkapazitätsentwicklung

• Unterstützung der Partner bei der Überprüfung und Verbesserung zentraler Organisationsrichtlinien und -verfahren.
 • Unterstützung bei der Umsetzung von Partnerkapazitätsentwicklungsplänen und Fortschrittsverfolgung.
 • Bereitstellung praktischer Empfehlungen zu Organisationsentwicklung, Finanzen, HR, MEAL oder Absicherung (ohne dass tiefgreifende technische Fachkenntnisse erforderlich sind).
 • Sammeln notwendiger Informationen von Partnern für interne Zwecke Berichte.

Koordinierung von Schulungen und Erfahrungsaustausch

• Zusammenarbeit mit dem HLF-Partnerschaftsmanager in der Zentrale bei der Entwicklung und Verbesserung von Tools und Schulungsmaterialien (Schulungen, Workshops, Initiativen).
• Unterstützung bei der Vorbereitung von Fällen und Bildungsressourcen zusammen mit der Zentrale.
• Organisation von Schulungen, Workshops und Peer-Learning-Veranstaltungen (Logistik, Kommunikation, follow?up).
 • Vorbereitung einfacher Materialien – Tagesordnungen, Vorlagen, Zusammenfassungen.
 • Unterstützung bei der Pflege gemeinsamer Ressourcen und Schulungsmaterialien.
 • Unterstützung für Online-Plattformen und gemeinsam genutzte Arbeitsbereiche.

Kommunikation und Koordination mit Partnern

• Fungieren als Hauptansprechpartner für Aktivitäten zur Kapazitätsentwicklung und Schulungsfragen.
Einfache Tabellen oder Grafiken (keine komplexen Analysen).
 • Unterstützung bei der Vorbereitung von kurze Zusammenfassungen und Präsentationen.
 • Notizen zu Besprechungen machen und Routinedokumentation führen.

WISSEN, FÄHIGKEITEN UND BILDUNGSANFORDERUNGEN

• Hochschulbildung in Sozialwissenschaften, Management, öffentlicher Verwaltung, internationalen Beziehungen oder verwandten Bereichen.
 • Mindestens 2 Jahre Erfahrung in der Projektkoordination, NGO-Arbeit, Partnerschaften, Kapazitätsentwicklung oder MEAL-Unterstützung (jeder dieser Bereiche ist akzeptabel).
 • Erfahrung in der Interaktion mit verschiedenen Stakeholdern – lokalen, nationalen und/oder internationalen Organisationen.
 • Erfahrung mit Dateneingabe oder grundlegenden Überwachungstools (Excel, Google Sheets, Kobo, TolaData oder ähnliches).
 • Erfahrung in der Kommunikation mit einer großen Anzahl von Partnern oder Teilnehmern.
• Fähigkeiten in den Bereichen Zusammenarbeit, Serviceorientierung und Problemlösung.
• Fähigkeit, vertrauensvolle und professionelle Beziehungen zu Partnern aufzubauen sowie beharrlich, aber diplomatisch über Spenderanforderungen zu verhandeln.
• Bevorzugte Erfahrung in der Arbeit in einem NGO-Umfeld und/oder Zusammenarbeit mit internationalen Gebern.
• Starke Kommunikationsfähigkeiten.
• Erfahrung in öffentlichen Präsentationen sind von Vorteil.
 • Hohe Selbstorganisation, Zeitmanagementfähigkeiten, Fähigkeit, Entscheidungen zu treffen und selbständig zu arbeiten.
 • Sprachen: sichere Englischkenntnisse und fließende Ukrainischkenntnisse.
 • Bereitschaft zu Exkursionen bei Bedarf.

Wir bieten:

• Beamte Anstellung
• Konkurrenzfähiges Gehalt
• Krankenversicherung
• 13. Gehalt
• Kurse und Schulungen
• Praktisches Büro

Senden Sie Ihren Lebenslauf und Ihr Motivationsschreiben in englischer Sprache bis zum 03.10.2026 inklusive an die E-Mail-Adresse: [email protected]
 Wir sind eine offene, vielfältige Organisation, deren Arbeit auf gegenseitigem Respekt basiert. Wir bewerten Bewerbungen ausschließlich nach beruflicher Qualifikation, unabhängig von Herkunft, Religion, Geschlecht, sexueller Orientierung, Behinderung oder Alter.

Nur Kandidaten, die in die engere Wahl kommen, werden benachrichtigt.