Business Support Associate SC-6 in United Nations World Food Programme

Das Welternährungsprogramm (WFP) ist eine humanitäre UN-Organisation, die vom Krieg betroffene Gemeinden mit Nahrungsmittelhilfe in Form von Bargeld, Zertifikaten oder Nahrungsmitteln versorgt. Bei seinen Aktivitäten orientiert sich WFP an den humanitären Grundsätzen Neutralität, Unparteilichkeit, Menschlichkeit und Unabhängigkeit. Mit der Leidenschaft, dem Engagement und der Professionalität unserer 24.000 Mitarbeiter auf der ganzen Welt arbeitet das Welternährungsprogramm (WFP) in mehr als 123 Ländern und Territorien daran, lebensrettende Lebensmittel an Menschen zu liefern, die durch Konflikte vertrieben und durch Katastrophen in Not geraten sind. Darüber hinaus hilft WFP Einzelpersonen und Gemeinschaften dabei, radikale Lösungen für die vielen Herausforderungen zu finden, denen sie beim Aufbau einer besseren Zukunft gegenüberstehen. WFP würdigt und begrüßt Vielfalt. Das Unternehmen ist dem Grundsatz gleicher Beschäftigungschancen für alle seine Mitarbeiter verpflichtet und ermutigt qualifizierte Kandidaten, sich unabhängig von Rasse, Hautfarbe, nationaler Herkunft, ethnischem oder sozialem Hintergrund, genetischer Information, Geschlecht, Geschlechtsidentität und/oder -ausdruck, sexueller Orientierung oder Religion zu bewerben oder Glaube, HIV-Status oder Behinderung. Stellenausschreibung Nr.: 832390Berufsbezeichnung: Business Support Associate SC-6Vertragsart: DienstleistungsvertragEinheit/Abteilung: Außendienstbetrieb/WFP Ukraine Dienstort: ​​MykolajiwDauer: 12 Monate (verlängerbar)Einsendeschluss: 18 April 2024, Mitternacht (mitteleuropäische Zeit) ÜBER WFP Das Welternährungsprogramm ist die weltweit größte humanitäre Organisation, die in Notsituationen Leben rettet und mit Nahrungsmittelhilfe einen Weg zu Frieden, Stabilität und Wohlstand für Menschen ebnet, die sich von Konflikten, Katastrophen und deren Auswirkungen erholen Bei WFP stehen die Menschen im Mittelpunkt unseres Handelns, und die Vision der künftigen WFP-Belegschaft besteht aus vielfältigen, engagierten, qualifizierten und leistungsstarken Teams, die nach Leistung ausgewählt werden und eine gesunde und integrative Arbeit leisten Umwelt, das Leben der WFP-Werte (Integrität, Zusammenarbeit, Engagement, Menschlichkeit und Inklusion) und die Zusammenarbeit mit Partnern, um das Leben der WFP-Kunden zu retten und zu verändern. Warum mit uns zusammenarbeiten? Der Krieg in der Ukraine hatte drastische Folgen, sowohl für die Menschen im Land als auch für diejenigen auf der ganzen Welt, die von den riesigen Getreidelieferungen abhängig sind. Es fügt der Zivilbevölkerung unsagbares Leid zu, vertreibt Familien und unterbricht Lieferketten und Nahrungsmittelproduktion. Es hat zu einer der schnellsten erzwungenen Bevölkerungsbewegungen seit dem Zweiten Weltkrieg geführt. Fast 6 Millionen Ukrainer leben immer noch als Flüchtlinge in ganz Europa, und fast 5,1 Millionen sind Binnenvertriebene. Viele haben ihr Zuhause und ihre Lebensgrundlage verloren. Da die Lebensmittelproduktion und -versorgung durch Kämpfe unterbrochen wird, haben viele Familien im Osten und Süden keinen zuverlässigen Zugang zu nahrhaften Lebensmitteln. WFP nutzt eine flexible Mischung aus Nahrungsmittel- und Bargeldhilfe, um vom Krieg betroffene Gemeinden zu unterstützen, wo auch immer sie sich befinden. Dazu gehört die Zusammenarbeit mit lokalen Partnern bei der Verteilung von Lebensmittelrationen in Gebieten nahe der Frontlinie und die Bereitstellung von Bargeldtransfers überall dort, wo Menschen Zugang zu Banken und Märkten haben, um Lebensmittel zu kaufen. Seit März 2022 hat das WFP Ukraine Nahrungsmittel und Bargeld im Gegenwert von 2,4 Milliarden Mahlzeiten an Familien verteiltDie vom Krieg vertriebenen und betroffenen Menschen arbeiten direkt mit den örtlichen Hilfskräften zusammen. Das WFP ist Träger des Friedensnobelpreises 2020. WFP bietet ein äußerst integratives, vielfältiges und multikulturelles Arbeitsumfeld. WFP investiert in die persönliche und berufliche Entwicklung seiner Mitarbeiter durch eine Reihe von Schulungen, Akkreditierungen, Coachings, Mentoring- und anderen Programmen sowie durch interne Mobilitätsmöglichkeiten. Eine Karriere beim WFP bietet eine spannende Gelegenheit, in verschiedenen Länder-, Regional- und globalen Büros auf der ganzen Welt zusammenzuarbeiten und mit leidenschaftlichen Kollegen zusammenzuarbeiten, die unermüdlich daran arbeiten, sicherzustellen, dass wirksame humanitäre Hilfe Millionen von Menschen auf der ganzen Welt erreicht. Wie können Sie etwas bewirken? „In dieser Position müssen Sie: Als zentraler Ansprechpartner für die Planung der offiziellen Missionen und Delegationen fungieren. Dies erfolgt durch Koordination mit verschiedenen Abteilungen im Büro, wie z. B. Managementdienst, Programm, Lieferkette und Sicherheit, und Weitergabe der Informationen an den Reise-Kontaktpunkt für die erforderlichen Vorkehrungen. Überarbeitung und Überprüfung der Korrespondenz und Dokumentation, Bereitstellung von Feedback und Erstellung Gegebenenfalls Änderungen vornehmen, um zur Produktion dieser Materialien im Einklang mit Zeit- und Qualitätsstandards beizutragen. Bereitstellung einer Reihe standardmäßiger Unternehmensunterstützungsdienste für das Personal, um zum effektiven Funktionieren des Geschäftsbetriebs beizutragen. Ein Beispiel für einen geschäftlichen Unterstützungsdienst ist die Durchführung von Reisevorbereitungen nach einem Standardverfahren. Reagieren Sie auf geschäftliche Supportanfragen, um eine zeitnahe und genaue Lösung zu finden. Nehmen Sie die Einarbeitung neuer Mitarbeiter unter Einhaltung relevanter Prozesse und Verfahren vor. Helfen Sie bei der Erstellung einfacher Bilder oder Informationen mithilfe standardisierter Vorlagen, z. B. Grafiken oder Tabellen, um den Entwurf zu unterstützen Berichte für das Personal. Unterstützen Sie Manager bei verschiedenen Aufgaben wie der Planung und Überwachung von Budgets und anderen Aktivitäten. Suchen Sie aktiv nach Feedback und nutzen Sie es, um Geschäftsprozesse und -verfahren zu verbessern. Lesen Sie schriftliche Dokumente wie Standardberichte und Korrespondenz Korrektur, um zur Richtigkeit der von den Mitarbeitern entwickelten schriftlichen Informationen beizutragen. Stellen Sie die ordnungsgemäße Verwaltung der WFP-Ressourcen, Bargeld, Schreibwaren und anderer Verbrauchsmaterialien sicher Rechenschaftspflicht und Erstellung des vierteljährlichen Lagerbestandsberichts. Bewertung und Empfehlung von Verbesserungen an Verfahren und Praktiken, um zur effektiven Bereitstellung von Unternehmensunterstützungsdiensten beizutragen. Bereitstellung von Unterstützung für Veranstaltungsmanagement, Workshops und RFQs, um sicherzustellen, dass die ordnungsgemäße Budgetverwendung und Genehmigungen im Einklang mit der Organisation eingeholt werden Finanzregeln. Dazu gehört auch die Einreichung zugehöriger Rechnungen und Zahlungsanforderungen. Tragen Sie zur Planung, Überwachung und Verarbeitung administrativer Maßnahmen im Zusammenhang mit Beschaffung, Finanzen, Personalwesen usw. bei, einschließlich Verträgen mit externen Anbietern, um sicherzustellen, dass alle Daten genau und zeitnah erfasst und im WFP verarbeitet werden Unternehmenssysteme und alle angesprochenen betrieblichen Probleme. Verantwortlich für die Überwachung der Fahrer, einschließlich der Sicherstellung der Aufzeichnung aller Fahrten, der Fahrzeugprotokolle und der Koordination mit bestimmten Transport-Anlaufstellen. Unterstützen Sie die Produktion verschiedener Daten und erstellen und bereiten Sie Berichte vor, um zur Bereitstellung genauer Informationen beizutragenBereitstellung von Informationen für eine fundierte Entscheidungsfindung und zur Unterstützung der effektiven und zeitnahen Verwaltung der WFP-Ressourcen. Bereitstellung von Schulungen und Anleitungen für das Personal bei der Interpretation von Verwaltungsverfahren, Richtlinien, Prozessen und der Nutzung von Unternehmenssystemen, um die Konsistenz und Effizienz der für alle bereitgestellten Dienste sicherzustellen Kunden.Um mit uns Leben zu retten und Leben zu verändern, benötigen Sie:Ausbildung:Abschluss der Sekundarschule. Ein postsekundäres Zertifikat in Verwaltung, Management oder einem anderen verwandten Funktionsbereich. Erfahrung: Mindestens sechs (6) Jahre zunehmend verantwortungsvolle relevante Berufserfahrung im Bereich Management, Verwaltung oder einem anderen verwandten Bereich. Eine postsekundäre Ausbildung kann einige Jahre Berufserfahrung ausgleichen. Beispielsweise gelten Sie als anspruchsberechtigt, wenn Sie über Folgendes verfügen: Drei (3) Jahre einschlägige Berufserfahrung in Kombination mit einem Master-Abschluss, Vier (4) Jahre einschlägige Berufserfahrung in Kombination mit einem Bachelor-Abschluss. Kenntnisse und Fähigkeiten: Gute Kommunikationsfähigkeiten: Fähigkeit, kurze Briefings und Kommunikation sowohl mündlich als auch schriftlich klar und prägnant zu halten. Fähigkeit, vor Ort effektiv mit einem breiten Spektrum von Akteuren zusammenzuarbeiten, einschließlich denen der internationalen humanitären Gemeinschaft und Regierungen. Teamarbeit: Fähigkeit, in einem Teamumfeld zu arbeiten und gut mit anderen Teammitgliedern zusammenzuarbeiten, um ein gemeinsames Ziel zu erreichen. Arbeiten unter Druck: Fähigkeit zum Multitasking und zur gleichzeitigen und zeitnahen Reaktion auf anspruchsvolle Arbeitsanforderungen in Umgebungen mit hohem Druck. Kenntnisse häufig verwendeter Anwendungen: Fähigkeit, häufig verwendete Bürosoftwareanwendungen (Word, Excel, PowerPoint, Outlook usw.) effektiv zu nutzen. .Kenntnisse im Datenmanagement wären ein zusätzlicher Vorteil.Sprache: Fließende mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten in Englisch und Ukrainisch.Bevor Sie sich bewerben...WFP sucht Kandidaten mit höchster Integrität und Professionalität, die unsere humanitären Grundsätze teilen. Alle Einstellungsentscheidungen werden auf der Grundlage organisatorischer Bedürfnisse, beruflicher Anforderungen, Verdienste und individueller Qualifikationen getroffen. WFP setzt sich dafür ein, ein integratives Arbeitsumfeld zu schaffen, das frei von sexueller Ausbeutung und Missbrauch, jeglicher Form von Diskriminierung, jeglicher Art von Belästigung, sexueller Belästigung und Autoritätsmissbrauch ist. Daher werden alle ausgewählten Kandidaten strengen Referenz- und Hintergrundüberprüfungen unterzogen. Unser Ziel ist es, Gleichberechtigung und Integration in unseren Teams in der Ukraine zu erreichen. WFP ermutigt Kandidatinnen und Menschen mit Behinderungen, sich zu bewerben. WFP setzt sich für einen zugänglichen, inklusiven Rekrutierungsprozess ein. Bitte kontaktieren Sie uns unter [email protected], um uns über etwaige behinderungsbezogene angemessene Vorkehrungen oder Anfragen zur Barrierefreiheit zu informieren. Ein Mitglied des Teams für angemessene Vorkehrungen wird sich mit Ihnen in Verbindung setzen, um Ihre Bedürfnisse vertraulich zu besprechen. Mitglieder des UN-Beratungsausschusses für Verwaltungs- und Haushaltsfragen (ACABQ), der Internationalen Kommission für den öffentlichen Dienst (ICSC), FAO-Finanzausschuss, externer Prüfer des WFP, WFP-Prüfungsausschuss, Joint Inspection Unit (JIU) und andere ähnliche Gremien innerhalb des Systems der Vereinten Nationenm mit Aufsichtsverantwortung für WFP, sowohl während ihres Dienstes als auch innerhalb von drei Jahren nach Beendigung dieses Dienstes. Wie bewerben Sie sich? Um berücksichtigt zu werden, werden Sie gebeten, sich über das Rekrutierungsportal des WFP zu bewerben. Lebenslauf und Anschreiben müssen in englischer Sprache eingereicht werden. Nur diejenigen, die Kandidaten, die in die engere Auswahl kommen, werden für die nächsten Schritte unseres Rekrutierungsprozesses kontaktiert. Wir empfehlen Ihnen außerdem, Ihr Kandidatenprofil zu erstellen und WFP-Stellenbenachrichtigungen einzurichten, um mehr über alle verfügbaren Möglichkeiten zu erfahren, sich uns anzuschließen und das Leben der Menschen, denen wir dienen, zu verändern.