Assistent für Geschäftsunterstützung (Reisen) SC-4 Kiew in United Nations World Food Programme

Das Welternährungsprogramm (WFP) ist eine humanitäre UN-Organisation, die vom Krieg betroffene Gemeinden mit Nahrungsmittelhilfe in Form von Bargeld, Zertifikaten oder Nahrungsmitteln versorgt. Bei seinen Aktivitäten orientiert sich WFP an den humanitären Grundsätzen Neutralität, Unparteilichkeit, Menschlichkeit und Unabhängigkeit. Gestützt auf das Engagement und die Professionalität unserer 24.000 Mitarbeiter auf der ganzen Welt arbeitet das Welternährungsprogramm (WFP) in mehr als 123 Ländern und Territorien daran, lebensrettende Lebensmittel an Menschen zu liefern, die durch Konflikte vertrieben und durch Katastrophen in Not geraten sind. Darüber hinaus hilft WFP Einzelpersonen und Gemeinschaften dabei, radikale Lösungen für die vielen Herausforderungen zu finden, denen sie beim Aufbau einer besseren Zukunft gegenüberstehen. 

• Stellenanzeige Nr.: JR102131Job 
• Titel: Business Support Assistant (Reisen)
• Vertragsart: Servicevertrag  SC-4< /li>
• Einheit / Abteilung: Verwaltungseinheit / WFP Ukraine
• Dienstort: ​​KiewDauer: 12 Monate (verlängerbar) 
• Einsendeschluss: 29. Juli, Mitternacht (Central Europäische Zeit)

Über WFP< /span>

Das Welternährungsprogramm ist die weltweit größte humanitäre Organisation, die in Notsituationen Leben rettet und mit Nahrungsmittelhilfe einen Weg zum Frieden ebnet. Stabilität und Wohlstand für Menschen, die sich von Konflikten, Katastrophen und den Auswirkungen des Klimawandels erholen. 

Beim WFP stehen die Menschen im Mittelpunkt unseres Handelns, und die Vision der zukünftigen WFP-Belegschaft ist eine vielfältige, engagierte, Qualifizierte und leistungsstarke Teams, die nach Leistung ausgewählt werden, in einem gesunden und integrativen Arbeitsumfeld arbeiten, die WFP-Werte (Integrität, Zusammenarbeit, Engagement, Menschlichkeit und Inklusion) leben und mit Partnern zusammenarbeiten, um das Leben dieser WFP zu retten und zu verändern dient.   

Um mehr über WFP zu erfahren, besuchen Sie unsere Website: UN World Food Programme (WFP)< /a> und folgen Sie uns in den sozialen Medien, um über unsere neuesten Nachrichten auf dem Laufenden zu bleiben: YouTube, LinkedIn, Instagram, Facebook, Twitter. 

Was werden Sie in dieser Position tun?  

Sie übernehmen eine Reihe von HR-Aufgaben zur Unterstützung genaue Umsetzung der WFP-Richtlinien und -Verfahren und Erleichterung des effektiven Funktionierens einer kundenorientierten und strategieorientierten Personaldienstleistung in der WFP-Ukraine. 

Warum mit uns zusammenarbeiten?  

Der Krieg in der Ukraine hatte drastische Folgen, sowohl für die Menschen im Land als auch für diejenigen auf der ganzen Welt, die davon abhängig sind riesige Getreidevorräte. Es fügt der Zivilbevölkerung unsagbares Leid zu, vertreibt Familien und stört Lieferketten und Nahrungsmittelproduktion. Es hat zu einer der schnellsten erzwungenen Bevölkerungsbewegungen seit dem Zweiten Weltkrieg geführt. Fast 6 Millionen Ukrainer leben immer noch als Flüchtlinge in ganz Europa, und fast 5,1 Millionen sind Binnenvertriebene. Viele haben ihr Zuhause und ihre Lebensgrundlage verloren. Da die Lebensmittelproduktion und -versorgung durch die Kämpfe unterbrochen wird, haben viele Familien im Osten und Süden keinen zuverlässigen Zugang zu nahrhaften Lebensmitteln. 

WFP nutzt eine flexible Mischung aus Nahrungsmittel- und Bargeldhilfe, um vom Krieg betroffene Gemeinden zu unterstützen, wo auch immer sie sich befinden. Dazu gehört die Zusammenarbeit mit lokalen Partnern bei der Verteilung von Lebensmittelrationen in Gebieten nahe der Frontlinie und die Bereitstellung von Bargeldtransfers überall dort, wo Menschen Zugang zu Banken und Märkten haben, um Lebensmittel zu kaufen. Seit März 2022 hat WFP Nahrungsmittel- und Bargeldhilfe im Gegenwert von 2,4 Milliarden Mahlzeiten an Familien verteiltMenschen, die vom Krieg vertrieben und betroffen sind, arbeiten direkt mit den örtlichen Einsatzkräften zusammen. 

• WFP ist ein Friedensnobelpreis 2020 Preisträger.  
• WFP bietet eine äußerst umfassende, vielfältiges und multikulturelles Arbeitsumfeld.  
• WFP investiert in die persönliche & berufliche Weiterentwicklung seiner Mitarbeiter durch eine Reihe von Schulungen, Akkreditierungen, Coachings, Mentoring- und anderen Programmen sowie durch interne Mobilitätsmöglichkeiten.  
• Ein Karriereweg bei WFP bietet Eine aufregende Gelegenheit, in verschiedenen Länder-, Regional- und globalen Niederlassungen auf der ganzen Welt zusammenzuarbeiten und mit leidenschaftlichen Kollegen zusammenzuarbeiten, die unermüdlich daran arbeiten, sicherzustellen, dass wirksame humanitäre Hilfe Millionen von Menschen auf der ganzen Welt erreicht. 
• WFP bietet ein wettbewerbsfähiges Leistungspaket inklusive Gehalt, Urlaub und Krankenversicherung. 

Wie kann Du machst einen Unterschied? 

An dieser Position müssen Sie Folgendes tun:   

1.    Tragen Sie zu den Länder-/Regionalplänen des WFP bei und implementieren Sie diese, einschließlich der Verwaltungsprozesse, die auf regionale und umfassendere WFP-Strategien und -Richtlinien abgestimmt sind, um einen effizienten und effektiven Verwaltungsdienst zu ermöglichen. 
2.    Entwickeln Sie Jahrespläne, tragen Sie zu längerfristigen Strategien und Verbesserungen von Richtlinien, Systemen und Verfahren bei, um sicherzustellen, dass die bereitgestellten Dienste die strategischen Ziele des WFP unterstützen und den Unternehmensrichtlinien, Standards, Vorschriften und Prozessen entsprechen. 
3.    Bereitstellung von Eingaben für die administrativen Geschäftsprozesse des Landesbüros, Abbildung und Implementierung der internen Standardarbeitsanweisungen (SOPs).
4.    Führen Sie Datenanalysen durch, um dem Management und den Kunden genaue Informationen und Berichte für eine effiziente Planung und Entscheidungsfindung bereitzustellen, einschließlich der laufenden Überwachung des Reisemanagement-Dashboards. 
5.    Zusammenstellung und Vorbereitung von Briefing- und Präsentationsmaterialien, Hintergrundinformationen und Dokumentation für reisebezogene Aktivitäten.
6.    Übersetzung einfacher Korrespondenzen bei Bedarf.
7.    Aktivitäten im Zusammenhang mit dem WFP-Reisemanagement und protokollbezogenen Aktivitäten durchführen. 
8.    Erleichtern Sie die Übereinstimmung der bereitgestellten Dienste (z. B. WFP-Reisemanagement, Visa- und Akkreditierungsaktivitäten usw.) mit der Arbeitsschutzrichtlinie des Unternehmens und tragen Sie zur Bereitstellung von Empfehlungen an das Management bei Verbesserungen/Änderungen.
9.    Vorbereitung von Mikrobestellungen (MPOs) für Reiseaktivitäten und andere Aktivitäten nach Wunsch des Vorgesetzten.
10.    Organisation von Reise- und Hotelreservierungen, Erstellung von Reisegenehmigungen, Bearbeitung von Anträgen auf Visa, Personalausweise und andere Dokumente.
11.    Administrative Unterstützung für Konferenzen, Workshops, Retreats.
12.    Sammlung von Informationen für DSA, Reisebüros und andere Verwaltungsbehörden, Unterstützung bei der Organisation gemeinsamer Dienste.
13.    Überprüfung der Gefahrenvergütung für Mitarbeiter zur Unterstützung der Personalabteilung.
14.    Vereinbarung des Fahrzeugtransports oder des grenzüberschreitenden WFP-Shuttleservices in Abstimmung mit dem Flottenmanager bzw. Shuttle-Koordinator.
15.    Wartung des Ablagesystems zur Gewährleistung der sicheren Aufbewahrung vertraulicher Materialien.
16.    Extraktion von Daten aus verschiedenen Quellen.
17.    Recherche und Abruf statistischer Daten aus internen und externen Quellen; Erstellung statistischer Diagramme, Tabellen und Berichte.
18.    Verfolgen von Fristen, eingegangenen Verpflichtungen, ergriffenen Maßnahmen und Koordinierung der Erfassung und Übermittlung der Berichte an den Referatsleiter.
19.    Unterstützen Sie eine Kultur der ökologischen Nachhaltigkeit im gesamten WFP, indem Sie Vorbilder für Aktionen sind, die vorantreibenNachhaltigkeit in allen Verwaltungstätigkeiten. 
20.    Unterstützen Sie den Kapazitätsaufbau von WFP-Mitarbeitern und -Partnern durch die Organisation oder Gestaltung von Schulungen, Workshops, täglicher Interaktion usw. für eine effiziente und effektive Bereitstellung von Nahrungsmittelhilfe an Begünstigte. 
21.    Befolgen Sie die Standardpraktiken der Notfallvorsorge, um sicherzustellen, dass das WFP zu Beginn der Krise schnell reagieren und Nahrungsmittel und benötigte Ressourcen in den betroffenen Gebieten bereitstellen kann. 
22.    Führen Sie alle anderen damit verbundenen Aktivitäten aus, die Ihnen vom unmittelbaren Vorgesetzten zugewiesen wurden.

Um mit uns Leben zu retten und Leben zu verändern, haben Sie: 

Bildung: Abschluss der Sekundarschule. Ein postsekundäres Zertifikat in Betriebswirtschaft/öffentlicher Verwaltung oder einem anderen relevanten Bereich im Zusammenhang mit Büromanagement und -verwaltung ist von Vorteil.

Erfahrung: Vier oder mehr Jahre zunehmend verantwortungsvolle Support-Arbeitserfahrung in der allgemeinen Verwaltungsarbeit. Eine postsekundäre Ausbildung kann einige Jahre Berufserfahrung ausgleichen. Beispielsweise gelten Sie als berechtigt, wenn Sie über Folgendes verfügen: 

• Ein Jahr Berufserfahrung in Kombination mit einem Master-Abschluss; 

• Zwei Jahre Berufserfahrung in Kombination mit einem Bachelor-Abschluss. 

Wissen & Fähigkeiten: 

• Nachgewiesene theoretische und praktische Kenntnisse und Verständnis der nationalen Regeln, Vorschriften und Richtlinien im Bereich der Verwaltung .
• Hat Erfahrung in der Verwaltung gesammelt und wendet diese auf alle Aktivitäten an.
• Hat Unterstützung bei der Leitung von Projekten und Beiträgen zu Funktionsrichtlinien geleistet.

Sprache: Fließende Englisch- und Ukrainischkenntnisse (Stufe C). 

Bevor Sie sich bewerben... 

WFP sucht Kandidaten von höchster Integrität und Professionalität, die unsere humanitären Grundsätze teilen. Alle Beschäftigungsentscheidungen werden auf organisatorischer Grundlage getroffenBedürfnisse, berufliche Anforderungen, Verdienste und individuelle Qualifikationen. WFP setzt sich dafür ein, ein integratives Arbeitsumfeld zu schaffen, das frei von sexueller Ausbeutung und Missbrauch, jeglicher Form von Diskriminierung, jeglicher Art von Belästigung, sexueller Belästigung und Autoritätsmissbrauch ist. Daher werden alle ausgewählten Kandidaten strengen Referenz- und Hintergrundüberprüfungen unterzogen.  

Wir streben danach, in unseren Teams in der Ukraine Gleichberechtigung und Integration zu erreichen.  

WFP setzt sich für die Förderung von Vielfalt, Gerechtigkeit und Inklusion ein. Unser Rekrutierungsprozess ist inklusiv gestaltet, um Kandidaten mit unterschiedlichem Hintergrund willkommen zu heißen, Vielfalt zu würdigen und ein respektvolles Umfeld für alle zu gewährleisten. Unser Ziel ist ein zugänglicher und fairer Rekrutierungsweg. Sollten Sie angemessene Vorkehrungen benötigen oder Bedenken hinsichtlich der Barrierefreiheit haben, wenden Sie sich bitte vertraulich an uns unter [email protected] . 

Mitgliedern des UN-Beratungsausschusses für Verwaltungs- und Haushaltsfragen (ACABQ) wird keine Ernennung im Rahmen eines Vertrags irgendeiner Art angeboten ), International Civil Service Commission (ICSC), FAO Finance Committee, WFP External Auditor, WFP Audit Committee, Joint Inspection Unit (JIU) und andere ähnliche Gremien innerhalb des Systems der Vereinten Nationen mit Aufsichtsverantwortung für das WFP, sowohl während ihres Dienstes als auch innerhalb von drei Jahren Jahre nach Beendigung dieses Dienstes. 

Wie bewerbe ich mich... 

Um berücksichtigt zu werden, sind Sie eingeladen, sich über WFP -Rekrutierungsportal . Lebenslauf und Anschreiben müssen in englischer Sprache eingereicht werden. 

Nur diejenigen Kandidaten, die in die engere Wahl kommen, werden für die nächsten Schritte unseres Rekrutierungsprozesses kontaktiert.  

Wir empfehlen Ihnen außerdem, Ihr Kandidatenprofil zu erstellen und WFP-Stellenbenachrichtigungen einzurichten, um mehr über alle verfügbaren Möglichkeiten zu erfahren, sich uns anzuschließen und zu arbeiten einen Unterschied im Leben der Menschen, denen wir dienen.