Koordinator für Budget und Berichterstattung/Koordinator für Budget und Berichterstattung in CARE

Ort: Kiew

Dauer: bis 31.12.2026 mit voraussichtlicher Verlängerung

Beginndatum: TBD

Vergütung und Sozialleistungen: 2.377,14 € - 2.790,56 €, 200 € (Risiko Zuschuss), private Krankenversicherung, PSS-Dienst.

CARE

CARE gehört zu den weltweit größten internationalen nichtstaatlichen Konföderationen für humanitäre Hilfe und Entwicklung. CARE wurde 1945 von amerikanischen Wohltätigkeitsorganisationen gegründet, um die Nahrungsmittelkrise in Europa nach dem Zweiten Weltkrieg zu überwinden.  Es hat eine konföderative Organisationsstruktur. Mittlerweile sind Länderbüros in mehr als 110 Ländern der Welt tätig. Die humanitäre Hilfe von CARE erreichte rund 200 Millionen Menschen. Besonderes Augenmerk legt die Organisation auf die Ausweitung der Rechte und Chancen von Frauen. CARE hält sich strikt an die Grundsätze der Menschenwürde, der Gleichstellung der Geschlechter, der Nichtdiskriminierung und des gleichberechtigten Zugangs aller Menschen zu humanitären Diensten, unabhängig von Geschlecht, Alter, Geschlechtsidentität, politischer oder religiöser Zugehörigkeit oder Herkunft.

CAREs Vision ist es, eine Welt der Hoffnung, Inklusion und sozialen Gerechtigkeit anzustreben; wo die Armut überwunden ist und die Menschen in Würde und Sicherheit leben. Um die Wirkung unserer Arbeit zu maximieren und gerechtere und nachhaltigere Strukturen zu schaffen, arbeiten wir eng mit der Zivilgesellschaft, staatlichen Institutionen und dem Privatsektor in unseren Partnerländern zusammen. Besonderen Wert legen wir auf die Zusammenarbeit mit lokalen Projektpartnern, insbesondere mit Organisationen, die sich für die Rechte und Chancen von Frauen einsetzen. Sie sind ein wichtiger Garant für nachhaltigen Erfolg und dafür, dass unsere Aktivitäten an den tatsächlichen Bedürfnissen der Menschen ausgerichtet sind. Gemeinsam entwickeln wir Lösungen, beziehen lokale Institutionen wie Behörden, Regierungen, Gemeinderäte oder informelle Gruppen wie Frauengruppen mit ein. So stellen wir sicher, dass die lokale Expertise stets im Vordergrund steht und unser Handeln leitet. Wir arbeiten mit Partnern zusammen, die unsere Vision und Ziele teilen. Die Beziehung zu unseren Partnern basiert auf dem festen Fundament unserer Werte, gegenseitigem Vertrauen, Transparenz, Gleichberechtigung und dem Willen, voneinander zu lernen. 

Kontext in der Ukraine

CARE startete seine humanitären Einsätze in der Ukraine im März 2022 als direkte Reaktion auf die groß angelegte Invasion und die schnell eskalierende humanitäre Krise. Als Millionen von Menschen ihre Häuser verlassen mussten und kritische Infrastrukturen angegriffen wurden, mobilisierte CARE, um den vom Konflikt betroffenen Gemeinden im ganzen Land sofortige, lebensrettende Hilfe zu leisten. In der Anfangsphase der Reaktion konzentrierte sich CARE auf die Deckung dringender Bedürfnisse durch einen multisektoralen humanitären Ansatz, der Bargeldhilfe, Wasser, Sanitärversorgung und Hygiene (WASH), Schutz, sexuelle und reproduktive Gesundheit (SRH) und Unterstützung bei Unterkünften umfasste. Von Anfang an standen Schutz und Würde im Mittelpunkt aller Interventionen und leiteten die Programmgestaltung und -durchführung in allen Sektoren. 

Seit 2022 haben die von CARE unterstützten Programme mehr als 1,5 Millionen Menschen in der gesamten Ukraine erreicht.  

CARE UKRAINE

CAREs Antwort inDie Ukraine wird hauptsächlich durch Partnerschaften mit ukrainischen zivilgesellschaftlichen Organisationen umgesetzt, darunter von Frauen geführte Gruppen und Frauenrechtsorganisationen, die tief in den Gemeinschaften verwurzelt sind, denen sie dienen. Mehr als 70 % der CARE-Mittel in der Ukraine werden über nationale Partner geleitet, wodurch die lokale Führung gestärkt und nachhaltige, von der Gemeinschaft getragene humanitäre Maßnahmen ermöglicht werden. Seit Beginn seiner Tätigkeit im Land hat CARE mit über 20 nationalen Organisationen zusammengearbeitet, darunter Stabilization Support Services, Girls, YurFem, East SOS, Avalyst, Women’s Perspective und andere.  

Ein entscheidendes Merkmal der Arbeit von CARE in der Ukraine ist seine Führungsrolle bei der Förderung geschlechtergerechter humanitärer Maßnahmen. Zusammen mit der NGO Girls leitet CARE die Arbeitsgruppe „Gender in Humanitarian Action“ (GiHA) in der Ukraine und gehörte zu den ersten Organisationen, die als Reaktion auf die Krise schnelle Geschlechteranalysen durchführten und veröffentlichten. Die durch diese Analysen gewonnenen Erkenntnisse und Empfehlungen haben seitdem einen geschlechtersensiblen und geschlechtertransformierenden Ansatz für die humanitäre Hilfe in der gesamten Ukraine geprägt und sowohl die Programmierung von CARE als auch breitere sektorale Praktiken beeinflusst. 

In der Praxis spiegelt sich dieses Engagement in der starken programmatischen Ausrichtung von CARE auf Schutz wider, mit besonderem Schwerpunkt auf der Prävention und Reaktion auf geschlechtsspezifische Gewalt (GBV) und der Berücksichtigung psychosozialer Bedürfnisse. CARE und seine Partner bieten Fallmanagement zu geschlechtsspezifischer Gewalt, psychosoziale und rechtliche Unterstützung sowie Würde-Kits und arbeiten eng mit vertrauenswürdigen, von Frauen geführten und Frauenrechtsorganisationen zusammen, um sicherzustellen, dass die Dienste zugänglich, auf Überlebende ausgerichtet und dem Kontext angemessen sind. 

Allgemeine Ziele 

Koordinator für Budget und Berichterstattung 

Der Koordinator für Budget und Berichterstattung stellt sicher, dass alle Berichtspflichten der Spender rechtzeitig und genau erfüllt werden, unterstützt die Budgetverwaltung auf Projekt- und Länderebene und fungiert als zentrale Anlaufstelle für die PeopleSoft-Finanzberichterstattung und SPC-Kostenzuweisungen. Die Position bietet dem Finanzmanager wichtige Unterstützung bei der Erstellung konsolidierter Finanzanalysen, einschließlich Beiträgen zum Gesamthaushalt. 

Funktion 

Verantwortlichkeiten 

Unterstützung bei der Budgetverwaltung 

• Bieten Sie dem Finanzmanager technische Unterstützung bei der Vorbereitung und Aktualisierung des jährlichen Gesamthaushalts, insbesondere bei der Konsolidierung von geberfinanzierten und flexiblen/uneingeschränkten Budgets. 
• Unterstützung bei der Ausarbeitung von Budgetvorschlägen in Zusammenarbeit mit der Geschäftsentwicklung, den Programmmanagern und den Supportabteilungen, um die Einhaltung der Spender- und CARE DE-Anforderungen sicherzustellen. 
• Beteiligen Sie sich an der Entwicklung von Budgetrichtlinien für das Landesbüro. 
• Unterstützung bei der Konsolidierung von Budgets für Prognosen und Geberverhandlungen. 

Von Spendern genehmigte Budgets (DAB) und Kodierung 

• Bereiten Sie DAB-Formulare (Von Spendern genehmigte Budgets) für neue Projekte vor und verarbeiten Sie sie, um genaue Arbeitsabläufe und die Übermittlung an SSC sicherzustellen. 
• Überprüfen Sie die vierteljährlichen Budget-Uploads in PeopleSoft und koordinieren Sie bei Bedarf Korrekturen. 
• Fondscodes, PIDs und Aktivitäten zuweisen und kommunizierenTy-IDs zur ordnungsgemäßen Kodierung von Ausgaben. 

Budget- vs. Ist-Berichte (BvA) 

• Leiten Sie den monatlichen BvA-Prozess: Extrahieren Sie Daten aus PeopleSoft, bereiten Sie Berichte vor und teilen Sie sie mit Projektmanagern, Bereichsmanagern und SMT. 
• Ermöglichen Sie regelmäßige Besprechungen zur Finanzüberprüfung mit Projektmanagern, um Burn-Raten, Abweichungen und mögliche Budgetänderungen zu überprüfen. 
• Bieten Sie in Zusammenarbeit mit dem Finanzmanager und den Programmmanagern technischen Support für Budgetrevisionen, Kostenerweiterungen und kostenlose Verlängerungen. 

Geberberichterstattung 

• Erstellen Sie Entwürfe für Geberfinanzberichte (Zwischen- und Abschlussberichte) und stellen Sie sicher, dass die Gebervorschriften eingehalten werden und die Berichtsberichte übereinstimmen. 
• Pflege und aktualisiere regelmäßig den Meldeplan für Spender und stelle eine rechtzeitige Einreichung sicher. 
• Archivieren Sie alle Spenderberichte (gedruckte und elektronische Kopien) gemäß der CARE-Dokumentationsrichtlinie. 

PeopleSoft & SPC 

• Fungieren Sie als zentrale Anlaufstelle für die PeopleSoft-Berichterstellung und beherrschen Sie relevante Buchhaltungs- und Berichtsmodule. 
• Führen Sie den SPC-Zuweisungsprozess monatlich im Einklang mit der SPC-Richtlinie von CARE durch, einschließlich des Abgleichs von generischen Aktivitäts-IDs mit den korrekten Spenderbudgets. 
• Bieten Sie Finanz- und Programmierkollegen technischen Support und Anleitung zu PeopleSoft-Berichten und Budgetüberwachungstools. 

Audit & Compliance 

• Bereitstellen von Dokumentationen und Analysen, die für interne und externe Audits erforderlich sind, insbesondere zu Finanzberichten der Geber, BvA und Budgetabstimmungen. 
• Unterstützen Sie die Umsetzung von Prüfempfehlungen im Zusammenhang mit der Geberberichterstattung und der Budgetverwaltung. 

Kapazitätsaufbau und Teamunterstützung 

• Unterstützen Sie den Kapazitätsaufbau von Programm-, Zuschuss- und Finanzmitarbeitern in Bezug auf Budgetüberwachung, Geber-Compliance und Verwendung von PeopleSoft-Berichten. 
• Bieten Sie Finanzteammitgliedern, die Budget- und Berichtsfunktionen unterstützen, Mentoring an. 
• Bei Bedarf unterstützen Sie den Finanzmanager bei Spenderberichten und Budgetüberwachungsaufgaben. 

Unterstützung beim Aufbau von Partnerkapazitäten 

• Nehmen Sie auf Anfrage der Partnerschaftsabteilung an Aktivitäten zum Aufbau von Partnerkapazitäten teil, einschließlich Schulungen, Workshops und Besuchen vor Ort. 
• Unterstützen Sie bei Bedarf die Bereitstellung technischer Beratung, Mentoring und Coaching für die Finanzbeauftragten der Partnerschaft. 
• Unterstützen Sie die Partnerschaftsabteilung auf der Grundlage der Ergebnisse der Projektprüfung bei der Lösung partnerbezogener Prüfungsprobleme, indem Sie Empfehlungen weitergeben, Beobachtungen dokumentieren und Feedback geben, um die operativen und programmatischen Kapazitäten der Partner zu stärken. 

Andere Aufgaben 

• Aktualisierte Zuschussdateien pflegen, einschließlich Budgets, Spenderberichte und Genehmigungen. 
• Bleiben Sie über Spenderbestimmungen auf dem Laufenden und teilen Sie relevante Updates mit Kollegen. 
• Bieten Sie der Finanzabteilung bei Bedarf operative Unterstützung. 
• Sorgen Sie für die strikte Vertraulichkeit aller Finanzdaten und Transaktionen. 

 Pflichtkriterien:

• Ein Bachelor-Abschluss in Rechnungswesen, Finanzen, Entwicklungsfinanzierung oder einem verwandten Bereich ist eine AuszeichnungCT-Vorteil. Master-Abschluss und/oder Buchhaltungsbezeichnung bevorzugt.
• Mindestens 7 Jahre Erfahrung im Betriebsmanagement bei internationalen INGOs,
• Erfahrung in der humanitären Arbeit mindestens 5 Jahre,
• Nachgewiesene Erfahrung in der Verwaltung großer Budgets und der Arbeit mit Spendern.
• Fortgeschrittene Kenntnisse in Microsoft Office-Anwendungen und praktische Kenntnisse in Peoplesoft Accounting Software.

Erwartet

• Ausgezeichnete zwischenmenschliche Fähigkeiten, Kommunikations- und Zuhörfähigkeiten,
• Fähigkeit, eine erhebliche Arbeitsbelastung zu übernehmen und unter Druck zu arbeiten,
• Bereitschaft, gelegentlich vor Ort zu reisen (Dnipro und Odessa)
• Nachgewiesene Erfahrung in der Zusammenarbeit mit nationalen Partnern, lokalen/staatlichen Behörden
• Anpassungsfähigkeit, kulturelles Bewusstsein und die Fähigkeit, mit verschiedenen Nationalitäten zusammenzuarbeiten kulturelles Muster
• Fähigkeiten beim Kapazitätsaufbau der Nationalmannschaft.
• Fließende Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Nachgewiesene Führungsqualitäten und Kompetenz im Personalmanagement
• Kompetenz in der Bereitstellung technischer Anleitung und Schulung
• Nachgewiesene analytische und kritische Denkfähigkeiten
• Fähigkeit, eine erhebliche Arbeitsbelastung zu bewältigen und unter Druck zu arbeiten,
• Ausgezeichnete zwischenmenschliche Fähigkeiten, die Fähigkeit, selbstständig zu arbeiten und Aufgaben zu erledigen und zu produzieren qualitativ hochwertige Ergebnisse.
• § Proaktiv bei der Problemlösung, dem Einleiten von Maßnahmen und dem Treffen operativer Entscheidungen.

Zu den Hauptaufgaben gehören:

Verantwortung innerhalb von CARE: 

Ein Bekenntnis zu den CARE-Werten und dem Integritätsrahmen von CARE ist für die Zusammenarbeit mit CARE von entscheidender Bedeutung. Von jedem Kandidaten, dem eine Stelle bei CARE angeboten wird, wird erwartet, dass er die folgenden Hauptbereiche der Verantwortung einhält: 

• Die Richtlinien und Verfahren von CARE in Bezug auf Schutz, Verhaltenskodex, Gesundheit und Sicherheit, Vertraulichkeit, Do-No-Harm-Grundsätze und inakzeptable Verhaltensprotokolle einhalten.
• Melden Sie alle Bedenken hinsichtlich des Wohlergehens eines Kindes oder eines schutzbedürftigen Erwachsenen oder etwaiges Fehlverhalten in unserem Programmbereich. 
• Melden Sie Bedenken über unangemessenes Verhalten eines CARE-Personals oder Partners.

Schutz:

Kinder und gefährdete Erwachsene, die aufgrund unserer Aktivitäten mit CARE in Kontakt kommen, müssen so weit wie möglich vor vorsätzlichen oder unbeabsichtigten Handlungen und Unterlassungen geschützt werden, die sie dem Risiko von Missbrauch, sexueller Ausbeutung, Verletzung oder anderen Schäden aussetzen. CARE zeigt sein kontinuierliches Engagement für den Schutz unter anderem durch die Einbeziehung strenger Hintergrund- und Referenzprüfungen in den Auswahlprozess aller Kandidaten. 

Geschlechtergleichheit: 

CARE verpflichtet sich, die Standards der CARE International Gender Policy (2019) einzuhalten. Mit dieser Politik möchte CARE die gleichberechtigte Verwirklichung von Würde und Menschenrechten für Mädchen, Frauen, Jungen und Männer aller Gesellschaftsschichten sowie die Beseitigung von Armut und Ungerechtigkeit fördern. Insbesondere zielt diese Richtlinie darauf ab, die explizite Einbeziehung des Geschlechts in programmatische und organisatorische Praktiken zu verbessern. 

So bewerben Sie sich:

CARE legt Wert auf Chancengleichheit und Vielfalt. Wir diskriminieren nicht aufgrund von Rasse, Religion, Hautfarbe, nationaler Herkunft, Geschlecht, sexueller Orientierung, Alter, Familienstand oder Behinderung. 

Bitte senden Sie Ihren Lebenslauf (im PDF-Format, max. 4 Seiten) und ein Anschreiben in englischer Sprache bis spätestens 16.03.2026 an [email protected].  Bitte nennen Sie Ihre Dokumente Nachname_Lebenslauf, Nachname_Anschreiben.  Geben Sie „Name der Berufsbezeichnung“ als Betreff Ihrer E-Mail ein: [email protected]

Die Bewerbungsgespräche mit den Bewerbern laufen fortlaufend. Die Organisation behält sich das Recht vor, die Stelle vor Ablauf der Bewerbungsfrist zu besetzen.

Bitte beachten Sie, dass nur Kandidaten kontaktiert werden, die in die engere Wahl kommen.   Referenzpersonen werden erst nach dem Vorstellungsgespräch kontaktiert. 

Bitte beachten Sie, dass diese Stelle nur für nationale Kandidaten offen ist.

Menschen mit Behinderungen werden ermutigt, sich zu bewerben. Kriegsveteranen werden aufgefordert, sich zu bewerben.