Stellvertretender Direktor, Finanzen in FHI 360

Vertragsdauer bis 30. September 2026

Projektbeschreibung 

Das Projekt „Meeting Targets and Maintaining Epidemic Control“ (EpiC) ist ein achtjähriges (2019–2027) globales Gesundheitsprojekt, das vom US-Außenministerium (DoS) im Rahmen des President’s Emergency Plan for AIDS Relief (PEPFAR) finanziert wird. EpiC ist in rund 50 Ländern tätig und kümmert sich um wichtige Herausforderungen im Bereich der öffentlichen Gesundheit wie HIV/AIDS, Pandemievorsorge und globale Gesundheitssicherheit.  

In der Ukraine erhält das Projekt Global Health Security (GHS)-Mittel zur Stärkung globaler, regionaler und lokaler öffentlicher Gesundheitssysteme und baut dabei auf umfassenden Erfahrungen und vorhandenen Fähigkeiten auf, die mit den nationalen GHS-Prioritäten und den Zielen der US-Regierung übereinstimmen. EpiC wird die nationalen und regionalen öffentlichen Gesundheitseinrichtungen, Gesundheitseinrichtungen, die Forschungsinstitute des Staatlichen Dienstes der Ukraine für Lebensmittelsicherheit und Verbraucherschutz und regionale Abteilungen, akademische Einrichtungen sowie Organisationen der Zivilgesellschaft unterstützen, um die GHS-Kapazitäten in den Bereichen Infektionsprävention und -kontrolle (IPC), antimikrobielle Resistenz (AMR) und Gesundheitsnotfallmanagement (HEM) zu stärken, mit besonderem Schwerpunkt auf der Prävention, Erkennung und Reaktion auf Ausbrüche von Infektionskrankheiten von epidemischer Bedeutung. Alle Aktivitäten werden an nationalen Vorschriften, Richtlinien und Standards sowie relevanten internationalen Rahmenwerken ausgerichtet.   

FHI 360 sucht qualifizierte Kandidaten für einen Associate Director, Finance mit Sitz in Kiew, Ukraine. Diese Stelle steht ukrainischen Staatsangehörigen offen, die in der Ukraine wohnen oder bereit sind, in die Ukraine umzusiedeln. Fachliche Kenntnisse der ukrainischen Sprache in Wort und Schrift sind erforderlich. 

Auftragsübersicht:  

Der stellvertretende Direktor (AD), Finanzen, wird für das gesamte Finanzmanagement und die Verwaltung des EpiC-Projekts in der Ukraine verantwortlich sein. Der AD stellt die Einhaltung der FHI 360, der Finanz- und Buchhaltungsverfahren, -regeln und -vorschriften der US-Regierung und der Ukraine sicher; leitet die Budgetentwicklung, die Finanzberichterstattung und überwacht die Programmausgaben; und pflegen Finanzablagesysteme. Er/Sie ist für die Verwaltung, Überwachung und Einhaltung von Untervergaben verantwortlich und sorgt für die Kapazitätsentwicklung der Unterempfänger, um deren Zuschussverwaltungssysteme zu stärken und bei Bedarf eine solide Verwaltung von Untervereinbarungen sicherzustellen. Die Position bietet Anleitung, Überwachung und Aufsicht für das Projektteam und andere Mitglieder des Finanz- und Betriebsteams, einschließlich der Beschaffung von Waren und Dienstleistungen, der logistischen Unterstützung für lokale und internationale Reisen (einschließlich Spesenabrechnungen) für Mitarbeiter und Berater sowie der Vertragsgestaltungs Entwicklung sowie Verwaltung und Wartung von Büroinventar. Er/sie stellt sicher, dass die USG-Ressourcen angemessen auf die Projektprioritäten ausgerichtet sind und mit den Projektarbeitsplänen im Einklang stehen. Diese Position wird auch die Verwaltungsverfahren für das Projekt überwachen und sicherstellen, dass die Programmmaßnahmen den USG- und FHI 360-Vorschriften entsprechen, einschließlich Beschaffungs-, Reise-, Personal- und anderen Verwaltungsrichtlinien. Er/sie wird eng mit den Landes-, Regional- und Hauptsitzbüros von FHI 360 zusammenarbeiten, um die finanzielle Gesundheit des Projekts zu überwachen und sicherzustellen und interne und externe Berichte und Ergebnisse zu erstellen.   

Jobaufgaben 

• Budgetentwicklung und Finanzberichterstattung, Überwachung von Programmausgaben und Pflege von Finanzablagesystemen.   

• Führen Sie Umsatzprognosen und regelmäßige, genaue Finanzpipeline-Analysen durch und erstellen Sie monatliche Finanzberichte für interne Analyse- und Nachverfolgungszwecke, die mit dem EpiC Ukraine Senior Management Team und der EpiC-Zentrale überprüft werden.   

• Überprüfen Sie regelmäßig den Status der Projektmittel und bereiten Sie monatliche Geldanträge vor.  

• Überwachen Sie bei Bedarf die Verwaltung von Untervergaben, die Überwachung und die Einhaltung der Geschäftsbedingungen. Bieten Sie Unterempfängern Kapazitätsentwicklung und technischen Support an, um ihre Zuschussverwaltungssysteme zu stärken und eine solide Verwaltung von Unterverträgen sicherzustellen.  

• Überprüfen Sie alle Zahlungsanfragen sowie die Angemessenheit, Genauigkeit, Vollständigkeit und ordnungsgemäße Kodierung aller Ausgaben gemäß den FHI 360-Richtlinien.  

• Arbeiten Sie mit Business Services in der Zentrale zusammen, um den rechtlichen Status im Land aufrechtzuerhalten (Registrierung/Verlängerungen), gesetzliche Meldepflichten zu erfüllen und etwaige rechtliche Risiken (Mietverträge, Verträge usw.) zu mindern.   

• Arbeiten Sie eng mit dem FHI 360 Ukraine-Büro zusammen, um identifizierte Risiken zu verwalten und zu mindern finanzielle Risiken. 

• Entwickeln Sie einen Beschaffungsplan für EpiC Ukraine und überwachen Sie ordnungsgemäße Beschaffungsverfahren für Lieferungen und Ausrüstung, mit Unterstützung durch Unternehmensdienste.  

• Bieten Sie dem Projektteam Anleitung, Überwachung und Unterstützung, einschließlich der Beschaffung von Waren und Dienstleistungen, logistischer Unterstützung für lokale und internationale Reisen (einschließlich Spesenabrechnungen) für Mitarbeiter und Berater, Vertragsentwicklung und -verwaltung sowie Wartung des Büroinventars.   

• Unterstützung bei der Zusammenarbeit mit internen und externen Prüfern zur Überprüfung des Projektfinanzmanagements  

• Arbeiten Sie eng mit dem EpiC-Projektleiter in der Ukraine zusammenund die Mitarbeiter der Zentrale, um die finanzielle Gesundheit des Projekts zu überwachen und sicherzustellen und interne und externe Berichte und Ergebnisse zu erstellen.   

• Stellen Sie sicher, dass alle betrieblichen Bürofunktionen („Enterprise Services“) effektiv koordiniert werden. Dazu gehören Finanzen und Buchhaltung, Reisen, Logistik, administrative Unterstützung, Personalwesen, Verträge und Zuschüsse (C&G) sowie IKT-Funktionen.  

• Überwachen und betreuen Sie ein Team, das die Projektfinanzierung unterstützt, und stimmen Sie sich eng mit den Beschaffungs- und Zuschussteams ab, um eine Abstimmung sicherzustellen;  

• Unterstützen Sie das Team von EpiC Ukraine beim Aufbau und der Pflege starker Beziehungen zu Spendern, Partnern und anderen Interessengruppen.  

• 
  

Angewandte Kenntnisse und Fertigkeiten:  

• Umfassende Kenntnisse über Konzepte, Praktiken und Verfahren in der Buchhaltung und Finanzkontrolle und Finanzinformationssysteme.  

• Ausgezeichnete mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten.  

• Ausgezeichnete und nachgewiesene Organisations- und Präsentationsfähigkeiten.  

• Ausgezeichnete und nachgewiesene Projektmanagementfähigkeiten.  

• Fähigkeit, andere zu beeinflussen, zu motivieren, zu verhandeln und mit ihnen zusammenzuarbeiten.  

Ausbildung und Fähigkeiten und Erfahrung: **  

• Bachelor-Abschluss in Buchhaltung oder Finanzen oder einem verwandten Bereich oder einem gleichwertigen Abschluss erforderlich.  

• Certified Public Accountant (CPA) oder eine andere relevante berufliche Zertifizierung/Qualifikation ist ein Plus.  

• Mindestens acht Jahre Erfahrung in Buchhaltung, Betrieb und Finanzmanagement großer internationaler Entwicklungshilfeprogramme. Frühere Erfahrung in der Leitung von Finanz- und Betriebsteams.  

• Fünf Jahre einschlägige Erfahrung mit Finanzanalyse, Finanzberichterstattung, Cashflow-Analyse, Budgetentwicklung und Prognosen, vorzugsweise bei internationalen Gesundheitsprojekten;  

• Nachgewiesene Erfahrung mit USG-Kostengrundsätzen, einschließlich PEPFAR-Vorschriften, GAAP-Buchhaltungsregeln und Fördervertragsverwaltung; einschließlich Prime-Award- und Subaward-Management  

• Nachgewiesene Erfahrung und Fähigkeiten in der Entwicklung und Verwaltung großer Budgets, in der Überwachung von Abschlussarbeiten am Monatsende, BargeldbedarfKunden, Arbeit und gemeinsame Kostenverteilung.  

• Erfahrung in der Entwicklung und/oder Umsetzung von Finanz- und Buchhaltungsrichtlinien, -verfahren und -systemen;  

• Erfahrung in der Entwicklung und/oder Umsetzung von Büroverwaltungsrichtlinien, -verfahren und -systemen  

• Ausgezeichnete diplomatische Fähigkeiten und eine nachgewiesene Fähigkeit, zwischenmenschliche und berufliche Beziehungen zu Spendern, Partnern und Vertretern anderer wichtiger Interessengruppen wie NGOs, CSOs und dem privaten Sektor aufzubauen und aufrechtzuerhalten.  

• Vertrautheit mit dem öffentlichen Gesundheitssektor der Ukraine, Nichtregierungsorganisationen (NGOs) und Community-based Organizations (CBOs) in der Ukraine ist äußerst wünschenswert.  

• Fähig, sowohl in direkten als auch in Matrix-Berichtsbeziehungen zu arbeiten und Ziele unter breiter Leitung auf unabhängige Weise zu erreichen.   

• Ausgeprägte Problemlösungs-, Organisations-, Multitasking- und Zeitmanagementfähigkeiten sowie die Fähigkeit, unter engen Fristen zu arbeiten.  

• Erfolgreiche Erfahrung in der Betreuung und Schulung von Finanz- und Betriebsmitarbeitern sowie der Förderung einer positiven Teamumgebung.  

• 
  

• Artikuliert, professionell und in der Lage, klar und positiv mit Kunden und Mitarbeitern zu kommunizieren.  

• Muss fließend Englisch und Ukrainisch lesen, schreiben und sprechen können.  

Typische physische Anforderungen:  

• Typische Büroumgebung.  

• Fähigkeit, stundenlang auf den Computerbildschirm zu schauen und sich wiederholende Arbeiten auf einer Tastatur auszuführen.  

• Fähigkeit, über längere Zeiträume zu sitzen und zu stehen.  

• Kann bis zu 3 kg heben/bewegen. 

Zu verwendende Technologie:  

• Personal Computer/Laptop, Microsoft-Anwendungen (z. B. Office 365, SharePoint, Skype/Zoom/Teams), Mobiltelefon/mobile Technologie und Standard-Büroausstattung.  

Reisebestimmungen:  

• Weniger als 10 % 

**Oder eine gleichwertige KombinationSie verfügen über eine entsprechende Ausbildung und/oder Erfahrung, die ausreicht, um die Hauptaufgaben der Stelle erfolgreich wahrzunehmen. Diese Stellenbeschreibung fasst die Hauptaufgaben der Stelle zusammen. Es schreibt weder vor noch beschränkt es die genauen Aufgaben, die zur Erfüllung dieser Aufgaben übertragen werden dürfen. Dieses Dokument sollte in keiner Weise als Arbeitsvertrag ausgelegt werden. Das Management behält sich das Recht vor, dieses Dokument jederzeit zu überprüfen und zu überarbeiten.  

Bitte bewerben Sie sich über den Link oben auf der Stellenbörse oder senden Sie Ihren Lebenslauf und Ihr Anschreiben per E-Mail an [email protected] mit „Associate Director, Finance“ in der Betreffzeile. Es werden nur Bewerbungen berücksichtigt, die in englischer Sprache eingereicht werden. 

Kandidaten mit Behinderungen werden ermutigt, sich zu bewerben