Stellvertretender Projektmanager in Fondazione Progetto Arca

Fondazione Progetto Arca ist eine zivilgesellschaftliche Organisation, die sich in humanitären Hilfs- und Entwicklungsprogrammen engagiert, ihren Hauptsitz in Italien hat und seit Februar 2022 in der Ukraine aktiv ist.

Im Rahmen eines dreijährigen Projekts, das von der italienischen Agentur für Entwicklungszusammenarbeit (AICS) finanziert wird und darauf abzielt, die Lage von Frauen in der Ukraine durch die Förderung der Beschäftigungsfähigkeit und der sozialen Eingliederung schutzbedürftiger Frauen in den Städten Kiew und Riwne zu verbessern, sucht die Stiftung einen stellvertretenden Projektmanager mit Sitz in Kiew, der für Missionen nach Riwne verfügbar ist.

POSITION BESCHREIBUNG
Das EmpowerHER-Projekt zielt darauf ab, die Beschäftigung von Frauen in der Ukraine zu fördern, insbesondere unter 600 gefährdeten Frauen (Veteranen, Binnenvertriebene und NEETs), durch die Unterstützung integrierter Ausbildungswege (technische und berufliche Fähigkeiten, Soft Skills und Managementausbildung), die auf die Nachfrage des Arbeitsmarktes abgestimmt sind, sowie die Gründung von Start-ups in multifunktionalen Räumen.

Der stellvertretende Projektmanager (Junior) unterstützt den Projektmanager bei der operativen Koordination von Projektaktivitäten, der Planung, der Logistikorganisation und der täglichen Arbeit Überwachung und fungiert als primäre Schnittstelle zu lokalen Partnern, Außendienstmitarbeitern und Begünstigten.

Der stellvertretende Projektmanager wird unter der direkten Aufsicht des im Ausland lebenden Projektmanagers der Fondazione Progetto Arca arbeiten, in enger Abstimmung mit lokalen Partnern, dem Sekretariat der Akademie und dem Hauptsitz in Italien.

AUFGABEN UND VERANTWORTLICHKEITEN
Unterstützung bei der operativen und organisatorischen Koordination
– Unterstützung des Projektmanagers bei der Planung und Organisation täglicher Aktivitäten, einschließlich Schulungsplänen, Veranstaltungen, Studienreisen und Überwachungsmissionen;
- Unterstützung der Organisation von Sitzungen des Lenkungsausschusses (monatlich) und des methodischen Ausschusses, Vorbereitung von Tagesordnungen, Briefing-Materialien, Protokollen und Nachbereitung von Entscheidungen;
-Verwaltung der internen Kommunikation zwischen Partnern, Mitarbeitern vor Ort und der Zentrale Italien, um einen zeitnahen Informationsfluss sicherzustellen.

Unterstützung bei der Überwachung und Berichterstattung
- Beitrag zur operativen Überwachung von Aktivitäten (Anwesenheit von Schulungen, Einschreibungsfortschritt, Schulungsergebnisse), Sammeln von Daten von Sekretariaten und Partnern für regelmäßige Berichte;
- Unterstützung der Datenerfassung für Projektindikatoren und Erstellung von Überwachungstabellen;
- Unterstützung bei der Erstellung interner monatlicher Fortschrittsberichte sowie Zwischen- und Abschlussberichte für AICS und den internen Gebrauch;
- Mitarbeit bei der Erstellung zusammenfassender Dokumente zum Projektfortschritt, zu Schlüsselergebnissen und allen kritischen Themen zur Unterstützung der internen Koordination;
- Unterstützung bei der Erstellung von MoUs, SOPs und anderen Verfahrensdokumenten, Beitrag zur Standardisierung interner Prozesse und Projektleistungen;
- Erkennen Sie betriebliche Risiken (z. B. Ausfälle von Begünstigten, logistische Verzögerungen, Partnerprobleme) umgehend und schlagen Sie Korrekturmaßnahmen vor.

Ressourcenmanagement und Verwaltunge-Unterstützung
- Unterstützung der Verwaltung des lokalen Personals, einschließlich interner Planung, Einarbeitung und Leistungsbewertung;
- Zusammenarbeit mit dem lokalen Administrator/Buchhalter bei der Überprüfung von Betriebsausgaben, Vorauszahlungen an Partner und Budgetverfolgung nach Ergebnis (R1, R2, R3);
- Organisation von Personal- und Partnermissionen.

Unterstützung bei Schulungs- und Beschäftigungsaktivitäten
- Zusammenarbeit mit dem Methodenausschuss bei der Auswahl der Begünstigten und in Aktualisierung und Anpassung von Schulungsprogrammen in Abstimmung mit Partnern, die für verschiedene Schulungskomponenten verantwortlich sind;
- Unterstützung der Sekretariate in kritischen Phasen der Einschreibung, Aufnahmetests/-orientierung und Ausstellung von Zertifikaten, Überwachung der Abschlussquoten;
- Unterstützung der Partner und des Projektmanagers bei Netzwerkaktivitäten mit Unternehmen und Jobcentern für Stellenvermittlung und Kleinstunternehmensentwicklung;
- Gemeinsam mit Partnern bei der Organisation von Sensibilisierungsveranstaltungen, Tagen der offenen Tür und Studienreisen in Italien für das Methodenkomitee.
- Unterstützung der Produktion und Verbreitung von AICS-Sichtbarkeitsmaterialien (Poster, Social-Media-Inhalte, Veranstaltungsberichte);
- Pflegen Sie Kontakte zu lokalen Interessengruppen (Ministerien, Gemeinden, Handelskammer Kiew) für institutionelle Unterstützung.

ERFORDERLICHE ERFAHRUNG UND FÄHIGKEITEN
- Ukrainische Staatsbürgerschaft oder dauerhafte Aufenthaltserlaubnis in der Ukraine, mit Verfügbarkeit für Kurzmissionen;
- Kurzzeiterfahrung (1–2 Jahre) im Projektmanagement oder der Koordinierungsunterstützung bei internationalen Kooperationsprojekten, vorzugsweise in humanitäre/Entwicklungs- oder NGO-Kontexte;
- Kenntnisse über sozioökonomische Inklusion, Geschlechtergleichheit und Berufsausbildung (Berufsbildung und Soft Skills);
- Ausgezeichnete Organisations-, Planungs- und Problemlösungsfähigkeiten in multikulturellen Umgebungen und Umgebungen mit mehreren Partnern;
- Starke Teamarbeitseinstellung, effektive Kommunikation, Beziehungsmanagement mit Partnern/Stakeholdern, Autonomie und Flexibilität;
- Fähigkeit, Berichte auf Englisch zu verfassen und Grundkenntnisse von AICS/PRAG Verfahren.

ARBEITSMODALITÄTEN UND ZEITPLAN
Die Dauer der Vereinbarung und Zusammenarbeit sowie die Vergütung werden während der Vertragsphase entsprechend der Erfahrung des Kandidaten festgelegt.
Der stellvertretende Projektmanager wird autonom arbeiten, sowohl vor Ort in den Büros der Fondazione Progetto Arca in Kiew mit möglichen Dienstreisen zu Projektbüros (Aktivitätsstandorten) als auch aus der Ferne.