Assistent, Personalwesen und Verwaltung in International Federation of Red Cross and Red Crescent Societies - IFRC

Organisatorischer Kontext Die Internationale Föderation der Rotkreuz- und Rothalbmondgesellschaften (IFRC) ist die weltweit größte humanitäre Organisation mit einem Netzwerk von 191 Nationalen Gesellschaften (NSs). Das übergeordnete Ziel der IFRC besteht darin, „jede Form humanitärer Aktivitäten der NS zu jeder Zeit zu inspirieren, zu ermutigen, zu erleichtern und zu fördern, um menschliches Leid zu verhindern und zu lindern und so zur Wahrung und Förderung der Menschenwürde und des Friedens in der Welt beizutragen.“ Welt." IFRC setzt sich dafür ein, die Bedürfnisse schutzbedürftiger Menschen vor, während und nach Katastrophen, gesundheitlichen Notfällen und anderen Krisen zu erfüllen und ihr Leben zu verbessern. IFRC ist zusammen mit seinen nationalen Mitgliedsgesellschaften und der Internationalen Rotkreuz- und Rothalbmondbewegung (Bewegung) Teil der Internationalen Rotkreuz- und Rothalbmondbewegung (Bewegung). Internationales Komitee vom Roten Kreuz (IKRK). Die Arbeit des IFRC orientiert sich an folgenden Grundprinzipien: Menschlichkeit, Unparteilichkeit, Neutralität, Unabhängigkeit, Freiwilligendienst, Einheit und Universalität. Im Februar 2022 begann eine neue Phase im bewaffneten Konflikt in der Ukraine. Die Verschärfung und Ausweitung der Feindseligkeiten hat die gesamte Ukraine getroffen, zu einem massiven Bedarf an humanitärer Hilfe in allen Sektoren geführt und die Zerstörung wichtiger ziviler Infrastrukturen verursacht. Millionen Menschen sind in der Ukraine vertrieben, mehr als 7 Millionen Menschen sind in andere Länder geflohen. IFRC und Demokratische Republik Kongo haben einen großen Notfallaufruf für die Ukraine und die betroffenen Länder gestartet, der auf europäischer regionaler Ebene koordiniert wird – zahlreiche Einsätze auf Länderebene sind im Gange. IKRK, IFRC, Demokratische Republik Kongo und zahlreiche nationale Partnergesellschaften bündeln ihre Kapazitäten, um eine koordinierte Krisenreaktion in der Ukraine und den betroffenen Ländern bereitzustellen. Die operative Struktur wird vollständig in die bestehenden Strukturen auf Landes-/Ländercluster- und Regionalbüroebene integriert, um volle Synergien mit der gesamten regionalen Arbeit sicherzustellen. Das Dänische Rote Kreuz-Landesbüro in der Ukraine unterstützt die Ukrainische Rotkreuz-Gesellschaft im Land seit 2014 und hat dies auch getan hat seine Unterstützung nach der Verschärfung der Feindseligkeiten nach dem 24. Februar 2022 erheblich ausgeweitet. Die Demokratische Republik Kongo in der Ukraine konzentriert ihre Unterstützung auf URCS in den Bereichen Katastrophenmanagement, humanitäre Hilfe, Reduzierung und Management von Katastrophenrisiken, Gesundheit (einschließlich nichtübertragbarer Krankheiten), psychische Gesundheit und psychosoziale Unterstützung. Nationale Gesellschaftsentwicklung (einschließlich Branchenentwicklung und Freiwilligenmanagement) und Logistik. Die Support Services Unit im Landesbüro des Dänischen Roten Kreuzes, zu der auch die Personalabteilung gehört, spielt eine entscheidende Rolle bei der Sicherstellung, dass die Programme, PMEAL (Planung, Überwachung, Bewertung, Rechenschaftspflicht, und Lernen), Partnerschaften und Finanzteams können die Ukrainische Rotkreuzgesellschaft (URCS) effektiv bei der Umsetzung ihrer Aktivitäten unterstützen. Die Einheit bietet wesentliche administrative, logistische und technische Unterstützung, um den reibungslosen Ablauf aller Teamaktivitäten zu ermöglichen. Auf diese Weise stellt die Support Services Unit sicher, dass unsere humanitären Bemühungen effizient und gut koordiniert sind und auf die Bedürfnisse des URCS eingehen. Das Team ist bestrebt, die Gesamtkapazität unserer Teams zu verbessern, die Einhaltung der Organisationsrichtlinien sicherzustellen und unsere Supportsysteme kontinuierlich zu verbessernWir können unsere Teams, die das URCS unterstützen, besser unterstützen. Aufgabengebiet Der HR- und Verwaltungsassistent ist für die Bereitstellung umfassender administrativer und personeller Unterstützung verantwortlich. Die Rolle umfasst die Unterstützung bei der Rekrutierung, die Pflege von Mitarbeiterunterlagen, die Erleichterung des Onboardings und die Umsetzung von HR-Richtlinien. Der Personal- und Verwaltungsassistent unterstützt bei der Organisation und Durchführung von Länderbesuchen und -einsätzen, bei der Organisation von Reisen und Unterkünften und koordiniert die Transportlogistik. Die Aufgabe umfasst auch die Aufrechterhaltung der Genauigkeit und die Sicherstellung, dass die Einrichtungen gut gewartet werden. Eine enge Zusammenarbeit mit den Personal- und Verwaltungsabteilungen des IFRC Ukraine ist für eine ordnungsgemäße Koordinierung im Rahmen der Integrationsvereinbarung unerlässlich. Aufgaben und Verantwortlichkeiten: Verantwortlichkeiten der Personalabteilung: Unterstützung des Koordinators für Unterstützungsdienste im Rekrutierungsprozess, einschließlich der Kontaktaufnahme mit dem IFRC für Werbung, Auswahl, Vertragsunterstützung und Briefing Neue Mitarbeiter zu Beginn ihrer Anstellung. Arbeiten Sie mit den Teamleitern/Managern zusammen, um sicherzustellen, dass die Stellenbeschreibungen aus technischer Sicht angemessen und relevant sind. Unterstützen Sie den Langzeitlistenprozess für alle wichtigen offenen Stellen, sofern erforderlich und gewünscht. Nehmen Sie am Interviewprozess teil , einschließlich Terminplanung, Panel-Teilnahme und Moderation von Vorstellungsgesprächen. Förderung von Gerechtigkeit, Transparenz und Konsistenz im Auswahlprozess durch festgelegte Richtlinien. Pflege und Aktualisierung von Mitarbeiterdatensätzen, einschließlich personenbezogener Daten, Berufsbezeichnungen, Vergütung und Anmeldung zu Zusatzleistungen. Erleichterung des Onboarding-Prozesses für nationales Personal , einschließlich detaillierter Onboarding-Schritte, und koordinieren Sie den Beitritts- und Onboarding-Prozess von Delegierten mit relevanten Stakeholdern. Implementieren Sie HR-Richtlinien und -Verfahren im Einklang mit den Integrationsanforderungen. Bieten Sie Unterstützung bei Leistungsmanagementprozessen und Mitarbeiterentwicklungsinitiativen. Beantworten Sie Mitarbeiteranfragen und bieten Sie zeitnahe und effektive HR- damit verbundene Unterstützung.Willkommensdienste:Unterstützung des Verwaltungsbeamten bei der Organisation und Erleichterung von Länderbesuchen und Einsätzen.Zusammenarbeit mit der Logistik bei der Organisation des Transports für Besucher und Mitarbeiter.Kontakt mit Besuchern und Mitarbeitern zur Klärung der Einzelheiten der Ein-/AusreisereisenErleichterung der Sicherstellung von Reiseanfragen Es liegen entsprechende Vereinbarungen, Kostenkalkulationen und Genehmigungen vor. Stellen Sie sicher, dass Hotelzimmer für Besucher und Mitarbeiter gebucht werden. Kontaktieren Sie die Mitarbeiter der Demokratischen Republik Kongo, um alle Dokumente für den Erhalt von Visa/Akkreditierungskarten vorzubereiten. Entwickeln und verwalten Sie einen professionellen Willkommensservice sowie Briefings und Nachbesprechungen, die stattfinden das Büro.Verwaltung: Unterstützen Sie den Verwaltungsbeamten bei der Verwaltung der Unterkünfte in Kiew für Delegierte und Besucher der Demokratischen Republik Kongo im Einklang mit der Wohnungspolitik der Demokratischen Republik Kongo. Bieten Sie administrative Unterstützung bei der Organisation von Besprechungen, Übersetzungen, Schulungen, Workshops, Dokumentation, Scannen, Fotokopieren usw. Überwachen und verwalten Sie alle Verwaltungsaufgaben Ablage und Aufzeichnungen sowie Archivierung. Befolgen Sie die Standardarbeitsanweisungen gemäß IFRC/DRC. Gebäudemanagement. Unterstützen Sie den Verwaltungsbeamten dabei, sicherzustellen, dass die Einrichtungen in Kiew (Büro, Wohnungen) gut gepflegt, sauber und zweckmäßig sind. Sorgen Sie für Schreibwaren und andere Büromaterialien werden in ti beschafftmir und den Mitarbeitern zur Verfügung gestellt. Pflegen Sie die Ankündigungstafel im Büro. Erforderliche Ausbildung: Bachelor-Abschluss oder gleichwertiger Abschluss. Bevorzugt: Berufsqualifikation in Verwaltung, Personalwesen oder gleichwertiger Wert. Erforderliche Erfahrung: Mindestens 2 Jahre Berufserfahrung in einem verwandten Bereich. Kenntnisse, Fähigkeiten und Sprachen. Erforderlich: Mindestens 2 Jahre Berufserfahrung in einem verwandten Bereich. Gute Kommunikationsfähigkeiten. Hervorragende Zeitmanagement-, Multitasking- und Prioritätensetzungsfähigkeiten. Fähigkeit, in einem multikulturellen Umfeld zu arbeiten. Gute Fähigkeiten zur Stressbewältigung /RC-Prinzipien und -WerteFließend gesprochenes und geschriebenes Englisch und UkrainischBevorzugt:Gültiger Führerschein (Leichtfahrzeuge)Kompetenzen, Werte und KommentareWerte: Respekt vor Vielfalt; Integrität; Professionalität; VerantwortlichkeitKernkompetenzen: Kommunikation; Zusammenarbeit und Teamarbeit; Urteilsvermögen und Entscheidungsfindung; Nationale Gesellschaft und Kundenbeziehungen; Kreativität und Innovation; Vertrauen aufbauen, Integrität und persönliches Verhalten, Flexibilität und Anpassungsfähigkeit, Initiative und Führung, Fähigkeit, Fristen einzuhalten Zeig mehr Zeige weniger Посадовий рівень Базовий рівень Typ зайнятості Ja Weitere Informationen Persönliche Angaben Galuzi Nicht organisierte Organisation