Stellvertretender Personalleiter | HR-Assistent – ​​nationale Position in Malteser International

Malteser International ist eine internationale humanitäre Hilfsorganisation, die unter der Schirmherrschaft des Souveränen Malteserordens tätig ist. Seit mehr als 60 Jahren leisten wir Hilfe und Wiederaufbauunterstützung für Menschen während und nach Konflikten und Katastrophen auf der ganzen Welt. Christliche Werte und humanitäre Grundsätze bilden die Grundlage unserer Tätigkeit. In mehr als 30 Ländern in Afrika, Amerika, Asien, Europa und dem Nahen Osten unterstützen wir Menschen in Not, unabhängig von ihrer Religion, Herkunft oder politischen Überzeugung.

Seit Beginn des Krieges in der Ostukraine im Jahr 2014 arbeitet Malteser International mit drei lokalen Partnerorganisationen im Bereich der psychischen Gesundheit und psychosozialen Unterstützung (MHPSS) zusammen. Seit der umfassenden Invasion am 24. Februar 2022 hat Malteser International seine humanitären Einsätze rasch ausgeweitet, um auf die wachsenden Bedürfnisse im ganzen Land zu reagieren, und arbeitet mit mehr als acht lokalen Organisationen zusammen, um den von der Krise betroffenen Menschen lebenswichtige Hilfe zu leisten. Heute umfasst die humanitäre Hilfe von Malteser International die Verteilung von Nahrungsmitteln, Hygieneausrüstungen, Winterausrüstungen, Wohnhilfe und MPCA in schwer zugänglichen Gebieten der Ost- und Südukraine, um Herausforderungen und Risiken für das Leben der Menschen zu verringern. Das internationale Netzwerk des Malteserordens unterstützt vom Krieg in der Ukraine betroffene Menschen und wird dies auch weiterhin tun, solange Hilfe benötigt wird.

Zur Umsetzung seiner Aktivitäten in der Ukraine sucht Malteser International einen stellvertretenden HR-Manager, der unter der Leitung des HR-Managers arbeitet. Die Position umfasst die Bereitstellung administrativer und prozessualer Unterstützung in verschiedenen HR-Funktionen. Zu den Hauptaufgaben gehören die Unterstützung von Rekrutierungs- und Einstellungsprozessen, die Koordinierung von Onboarding-Aktivitäten, die Führung von Personalakten sowie die Koordinierung der Zeiterfassung und Urlaubsverwaltung. Zu der Position gehört auch die Mitarbeit bei der Einhaltung nationaler Arbeitsgesetze und der Richtlinien von Malteser International.

Grundlegende Pflichten und Verantwortlichkeiten

1. Rekrutierung und Einstellung

• Bieten Sie dem HR-Manager technische Unterstützung bei der Erstellung von Stellenbeschreibungen: Formatieren von Dokumenten, Integrieren von Kommentaren von Abteilungsleitern und Sicherstellen der Einhaltung genehmigter Vorlagen und Standards.

• Erstellen Sie Entwürfe von Stellenausschreibungen auf der Grundlage von Standardvorlagen, genehmigten Stellenbeschreibungen und Einstellungsanfrageformularen (RRF); Die Veröffentlichung erfolgt durch den HR-Manager.

• Koordinieren Sie die Organisation von Vorstellungsgesprächen: Koordinieren Sie den Zeitplan mit ausgewählten Kandidaten, bereiten Sie Materialien für Interviews vor und sorgen Sie für eine zeitnahe Kommunikation mit Kandidaten und Kommissionsmitgliedern.

• Aktualisieren Sie Recruiting-Tracker, die den Status von Kandidaten, Interviewergebnisse und relevante Termine anzeigen.

• Organisieren und leiten Sie Recruiting-Fälle und stellen Sie sicher, dass alle Begleitunterlagen ordnungsgemäß gespeichert und gescannt werdenmentation.

• Sorgen Sie für die ordnungsgemäße Archivierung und das Scannen aller Beschäftigungsdokumente gemäß den MI-Verfahren und den Standards zum Schutz personenbezogener Daten.

2. Onboarding

• Unterstützen Sie den HR-Manager bei der Vorbereitung und Formatierung von Materialien für das Onboarding und die Einarbeitung neuer Mitarbeiter gemäß genehmigten Vorlagen.

• Verteilen Sie Onboarding-Materialien an neue Mitarbeiter und stellen Sie den Zugriff auf erforderliche Ressourcen, Dokumente und Systeme gemäß der Checkliste sicher.

• Koordinieren Sie den Onboarding-Zeitplan: Buchung von Besprechungen in Outlook/Teams, Versenden von Einladungen und Steuerung des Einführungsprozesses innerhalb des etablierten Unternehmens Begriffe.

3. Probezeit

• Organisieren Sie Besprechungen zur Probebewertung in Abstimmung mit Abteilungsleitern und Neueinstellungen.

• Behalten Sie den Überblick über Probezeiten und senden Sie Erinnerungen an Vorgesetzte.

• Verteilen Sie Vorlagen und Anweisungen zur Probebewertung.

• Überwachen Sie die rechtzeitige Einreichung ausgefüllter Bewertungsformulare (Anfangs-, Zwischen-, final).

• Archivieren Sie Dokumente im Zusammenhang mit der Probezeit in Personalakten und aktualisieren Sie relevante Tracker.

• Stellen Sie sicher, dass die Dokumentation ordnungsgemäß gescannt und aufbewahrt wird.

4. Zeiterfassung

• Erfassen und prüfen Sie die Stundenzettel monatlich, bevor Sie sie an die Lohn- und Gehaltsabrechnung senden.

• Kontrolle der Anwesenheitsaufzeichnungen (Start- und Endzeiten).

• Verfolgen Sie Remote-Arbeitsanfragen.

• Beheben Sie Datendiskrepanzen mit Mitarbeitern oder Managern.

• Erinnern Sie Mitarbeiter an die rechtzeitige Übermittlung von Berichten Karten.

• Sorgen Sie für die ordnungsgemäße Aufbewahrung von Dokumenten für Prüfungs- und Gehaltsabrechnungszwecke.

• Instruieren Sie neue Mitarbeiter zum Ausfüllen von Zeugnissen.

5. Urlaubsverwaltung

• Behalten Sie den Überblick über alle Arten von Urlaub: Jahres-, Krankheits-, geschlechtsspezifischer und sonstiger gesetzlicher Urlaub.

• Stellen Sie die korrekte Registrierung und Bearbeitung von Urlaubsanträgen gemäß den MI-Richtlinien sicher.

• Überprüfen und berechnen Sie den Anspruch auf Jahresurlaub gemäß den Arbeitsverträgen.

• Überwachen Sie genehmigte Urlaubstage und die Verfügbarkeit der erforderlichen Urlaubstage Dokumentation.

• Führen Sie Aufzeichnungen über Krankmeldungen und unabhängige Bestätigungen.

• Archivieren Sie Urlaubsdokumentationen.

• Unterstützung bei der Berechnung von Urlaubsguthaben für die Lohn- und Gehaltsabrechnung und Berichterstattung.

• Stellen Sie Mitarbeitern auf Anfrage Informationen über die verbleibenden Urlaubstage zur Verfügung.

Notwendige Kenntnisse und Fähigkeiten

Qualifikation Anforderungen

• Bachelor-Abschluss in Personalwesen oder einem verwandten Bereich.

• Mindestens 3 Jahre einschlägige Erfahrung im Personalwesen, davon mindestens 1 Jahr in einer ähnlichen Rolle in einer internationalen NGO.

Anstellung bei Malteser International

Ob Sie als Spezialist in einer Auslandsvertretung oder in einem unserer Regionalbüros arbeiten, wir bieten ein herausforderndes und dynamisches Arbeitsumfeld in einem erfahrenen internationalen Team. Mehr als 1.000 nationale und internationale Mitarbeiter sind derzeit in verschiedenen Krisen- und Katastrophenregionen weltweit sowie in unseren Regionalbüros in Köln und New York im Einsatz. Weitere Informationen finden Sie in den Materialien hier.

Wenn Sie sich für diese Stelle bewerben möchten, reichen Sie bitte bis zum 8. März 2026 ein Paket mit Dokumenten (Lebenslauf, Anschreiben) über unser Online-Jobportal unter dem Link ein:

https://jobs.malteser-international.org/de/job-offer-list/job-detail/HR-Assistant-National-Position-755.html

HR Assistant – Nationale Position

Malteser International ist der internationale humanitäre Helfern Hilfswerk des Souveränen Malteserordens. Seit über 60 Jahren leisten wir Hilfe und Genesung für Menschen während und nach Konflikten und Katastrophen auf der ganzen Welt. Christliche Werte und humanitäre Grundsätze bilden die Grundlage unserer Arbeit. In über 30 Ländern in Afrika, Amerika, Asien, Europa und dem Nahen Osten unterstützen wir Menschen in Not – unabhängig von ihrer Religion, Herkunft oder politischen Überzeugung.

Seit Beginn des Krieges in der Ostukraine im Jahr 2014 arbeitet Malteser International mit drei lokalen Partnerorganisationen im Bereich psychische Gesundheit und psychosoziale Unterstützung (MHPSS) zusammen. Nach der umfassenden Invasion am 24. Februar 2022 hat Malteser International seine humanitäre Hilfe rasch ausgeweitet, um in Zusammenarbeit mit mehr als acht lokalen Partnern den wachsenden Bedarf im ganzen Land zu decken und den von der Krise betroffenen Menschen entscheidende Unterstützung und Hilfe zu leisten. Heute umfasst die humanitäre Hilfe von Malteser International die Verteilung von Nahrungsmitteln, Hygieneartikeln, Winterausrüstung, Unterkünften und MPCA in schwer erreichbare Gebiete in der Ost- und Südukraine, um die Herausforderungen und das Risiko für Menschenleben zu lindern. Das internationale Netzwerk des Malteserordens steht den vom Krieg in der Ukraine betroffenen Menschen zur Seite und wird dies auch weiterhin tun, solange Hilfe benötigt wird.

Für seine Arbeit in der Ukraine sucht Malteser International einen HR-Assistenten – nationale Position.

Der HR-Assistent arbeitet unter der Aufsicht des Personalleiters. Der HR-Assistent bietet administrative und verfahrenstechnische Unterstützung in einer Reihe von HR-Funktionen. Zu den Hauptverantwortungsbereichen gehören die Unterstützung von Rekrutierungs- und Einstellungsprozessen, die Koordinierung von Onboarding-Aktivitäten, die Organisation von Mitarbeiterakten, die Koordinierung der Zeit- und Anwesenheitsverfolgung sowie die Urlaubsverwaltung. Die Rolle trägt auch dazu bei, die Einhaltung nationaler Arbeitsgesetze und die Einhaltung der Richtlinien von Malteser International sicherzustellen.

Ihre Aufgaben:

• Rekrutierung & Einstellung: Unterstützen Sie die Erstellung von Stellenbeschreibungen und Stellenanzeigen, koordinieren Sie Vorstellungsgespräche, aktualisieren Sie Recruiting-Tracker und pflegen Sie diese genaue Einstellungsunterlagen gemäß den Verfahren.
• Onboarding: Bereiten Sie Einarbeitungsmaterialien vor und teilen Sie sie, stellen Sie den Systemzugriff sicher und koordinieren Sie Einführungspläne und Abschlussverfolgung.
• Probezeit: Planen und verfolgen Sie Bewährungsüberprüfungen, verteilen Sie Vorlagen, verfolgen Sie ausgefüllte Formulare und archivieren Sie alle Bewährungsunterlagen.
• Zeit und Anwesenheit: Sammeln und überprüfen Sie Arbeitszeittabellen, überwachen Sie Anwesenheits- und Fernarbeitsaufzeichnungen, lösen Sie Unstimmigkeiten, unterstützen Sie die Einreichung von Gehaltsabrechnungen, und leiten Sie das Personal bei den Arbeitszeittabellenverfahren an.
• Urlaubsverwaltung: Verfolgen und verarbeiten Sie alle Urlaubsarten, berechnen Sie Ansprüche und Salden, überwachen Sie Genehmigungen, führen Sie Aufzeichnungen und unterstützen Sie die Gehaltsabrechnung und PersonalverwaltungFragen zu Mitarbeitern.

Ihr Profil:

• Bachelor-Abschluss in Personalwesen oder einem verwandten Bereich.
  Mindestens 3 Jahre relevante HR-Erfahrung, davon mindestens 1 Jahr in einer ähnlichen Rolle bei einer internationalen NGO. 
• Beherrscht Microsoft 365-Anwendungen, einschließlich Word, Excel, Outlook, Teams und SharePoint.
• Grundlegendes Verständnis von HR-Verwaltungsprozessen wie Einstellungsunterstützung, Onboarding-Koordination, Zeit- und Anwesenheitsverfolgung, Urlaubsverwaltung und Bewährungsüberwachung.
• Erfahrung mit Nachverfolgungssystemen für Arbeitszeittabellen, Urlaubssalden und Mitarbeiterdatensätze.
• Fähigkeit, HR-Dokumente mithilfe von Standardvorlagen und -dokumenten genau vorzubereiten, zu formatieren und zu verwalten Richtlinien.
• Kenntnis der Datenschutzgrundsätze und Vertraulichkeitsanforderungen in Bezug auf Mitarbeiterunterlagen und HR-Informationen.
• Starke Liebe zum Detail und Engagement für Genauigkeit bei allen Aufgaben.Gute Kommunikations- und zwischenmenschliche Fähigkeiten, sowohl schriftlich als auch mündlich.
• Fähigkeit, Vertraulichkeit zu wahren und vertrauliche HR-Informationen diskret zu behandeln.
• Gute organisatorische Fähigkeiten mit der Fähigkeit, mehrere Aufgaben zu verwalten und Fristen einzuhalten.
• Fließendes Ukrainisch und Englisch, sowohl schriftlich als auch gesprochen.

Was wir bieten:

• Startdatum: Mitte März 2026
• Dienstort: Kiew
• Vertragsdauer: 1 Jahr
• Gehalt je nach Qualifikation und Erfahrung, ab 1167,52 EUR brutto
• Krankenversicherungen, PSS
• 36 Tage pro Jahr AL + interne Zusatzleistungen

Arbeitstätig für Malteser International

Malteser ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit fördert und Bewerbungen aller Menschen willkommen heißt, unabhängig von Geschlecht, Konfession oder Herkunft.

Malteser International setzt sich dafür ein, die Menschen in unseren Programmen vor Ausbeutung, Missbrauch und sexueller Belästigung zu schützen und verfügt über spezifische Richtlinien zu dieser Verpflichtung (einschließlich eines Verhaltenskodex), in denen das erwartete Verhalten und die Verantwortung dargelegt sind aller Mitarbeiter, Berater und sonstigen Organisationsvertreter. Malteser International führt Referenz- und Hintergrundüberprüfungen für alle Mitarbeiter durch (einschließlich Überprüfung des Strafregisters für bestimmte Rollen). Von jedem Kandidaten, dem eine Stelle bei Malteser International angeboten wird, wird erwartet, dass er MIs Verhaltenskodex als Anhang zu ihrem Arbeitsvertrag und verpflichten sich, sich in Übereinstimmung mit den Bestimmungen dieses Dokuments zu verhalten

Ob Sie als Spezialist im Auslandsdienst oder in einer unserer Regionalbüros arbeiten – wir bieten Ihnen ein herausforderndes Arbeitsumfeld in einem erfahrenen internationalen Team. Derzeit sind mehr als 1.000 nationale und internationale Mitarbeiter in verschiedenen Krisen- und Katastrophenfällen im Einsatzster Regionen auf der ganzen Welt sowie in unseren Regionalbüros in Köln und New York City. Weitere Informationen finden Sie unter hier.

So bewerben Sie sich:

Wenn Sie an dieser Stelle interessiert sind, bewerben Sie sich bitte online auf unserem Jobportal. Bitte reichen Sie Ihre aussagekräftige Bewerbung (Lebenslauf, Motivationsschreiben, Zeugniskopien und drei Berufszeugnisse) bis zum 08.03.2026 ein.

https://jobs.malteser-international.org/de/job-offer-list/job-detail/HR-Assistant-National-Position-755.html