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Voices of Children Charitable Foundation ist eine ukrainische Stiftung, die 2015 aus einer Freiwilligeninitiative in der Ostukraine hervorgegangen ist. Unsere Mission ist es, Kinder zu inspirieren und zu unterstützen, Bedingungen zu schaffen, damit die Stimmen von Kindern gehört werden, und ihre Widerstandsfähigkeit im Angesicht des Krieges zu unterstützen. Die Stiftung setzt ihre Mission um und strebt danach, eine wirksame, nachhaltige und anerkannte Institution im Bereich der Kinderunterstützung zu werden. Die Person in dieser Position ist für die organisatorische und dokumentarische Betreuung aller Aktivitäten der Leitung verantwortlich: Online-Kurse, Offline-Reisen und eintägige Veranstaltungen. Die Rolle vereint operative Arbeit, Kommunikation mit Teilnehmern und dem Team, Koordination von Beschaffung und Logistik sowie Mitwirkung bei Reisen während der Umsetzung von Programmen.

Hauptaufgaben1. Operative und dokumentarische Unterstützung des Projekts

• Pflege und Vorbereitung der Dokumentation im Zusammenhang mit der Durchführung von Aktivitäten (Online-Kurse, Offline-Reisen, Veranstaltungen).

• Vorbereitung und Systematisierung von Berichtsmaterialien, Teilnehmerlisten, Anmeldeformularen, technischen Aufgaben.

• Formulierung von Anfragen für Verträge, Handlungen und Zahlungen für Dienstleistungen im Zusammenspiel mit der Finanzabteilung Abteilung.

2. Beschaffung und Interaktion mit Auftragnehmern

• Organisation der Beschaffung von Dienstleistungen und Ressourcen, die für die Durchführung von Aktivitäten erforderlich sind.

• Suche nach Auftragnehmern, Sammlung kommerzieller Vorschläge, Koordinierung der Umsetzung von Vereinbarungen.

• Kontrolle der Einhaltung des genehmigten Projektbudgets.

3. Kommunikation mit Teilnehmern und Eltern

• Informationsunterstützung für jugendliche Teilnehmer und deren Eltern.

• Koordination der Teilnahme an Veranstaltungen, Beantwortung organisatorischer Fragen.

• Sicherstellung einer korrekten, zeitnahen und unterbrechungsfreien Kommunikation in allen Phasen des Programms.

4. Logistische Unterstützung von Veranstaltungen

• Mitwirkung bei Fahrten zu Veranstaltungsorten als Teil des Leitungsteams.

• Vorbereitung der Veranstaltungsorte, Bereitstellung von Materialien, Koordination der Logistik.

• Interaktion mit Moderatoren, Lehrern und Partnern direkt vor Ort.

5. Interaktion mit dem Projektteam

• Enge Zusammenarbeit mit dem Projektmanager und der Finanzabteilung des Fonds.

• Unterstützung der Prozesse der Planung, Überwachung und Umsetzung von Aktivitäten.

• Teilnahme an internen Besprechungen, Planung und Bewertung von Ergebnisprogrammen.

Professionell Kompetenzen

• Erfahrung in der Verwaltung, Betriebsführung oder Projekttätigkeit

  (Erfahrung im öffentlichen Sektor von Vorteil).

• Grundlegendes Verständnis finanzieller und rechtlicher Prozesse (Verträge, Gesetze, Abrechnungen).

• Kenntnisse in der Dokumentationsführung, Organisation von Abläufen, Umgang mit Tabellen.

• Kommunikationserfahrung mit verschiedenen Zielgruppen, darunter Teenagern und Eltern.

Persönliche Qualitäten

• Verantwortung, Organisation, Liebe zum Detail.

• Fähigkeit, klar, höflich und verfügbar zu kommunizieren.

• Proaktivität und die Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bearbeiten Gleichzeitig.

• Bereitschaft für regelmäßige Offline-Reisen mit einer Dauer von 1 bis 7 Tagen (abhängig vom Programm).

Es ist von Vorteil, wenn Sie:

• Berufserfahrung in gemeinnützigen, kulturellen oder pädagogischen Projekten haben.

• Mit Jugendlichen gearbeitet oder an der Jugendförderung teilgenommen haben Programme.

• Verstehen Sie die Grundprinzipien der Beschaffung und Budgetierung bei Projektaktivitäten.

• Haben Sie Erfahrung in der Veranstaltungsorganisation oder Veranstaltungslogistik.

• Haben Sie an Feldprogrammen teilgenommen (Camps, Schulungen, nicht formale Bildungsprogramme).