Verwaltungsfachkraft / Rezeptionistin in Roche Ukraine LLC

Wir suchen einen Verwaltungsspezialisten/Rezeptionist zur Verstärkung des Roche-Teams, eines der weltweit führenden Pharmaunternehmen.

Über uns Wir

Roche ist ein globales Unternehmen, in dem mehr als 100.000 Mitarbeiter in 100 Ländern jeden Tag die Grenzen der Gesundheitsversorgung neu definieren. Gemeinsam haben wir uns zu einer der führenden medizinischen Forschungsgruppen weltweit entwickelt. Unser Erfolg basiert auf Innovation, Neugier und Vielfalt. Roche setzt sich für Chancengleichheit als Arbeitgeber ein.

Ihre zukünftigen Aufgaben:

Verwaltungsspezialist (60 %)
- Hilfe und Unterstützung beim Einkauf von Waren/Dienstleistungen für die Abteilungen des Unternehmens.
- Kommunikation mit Lieferanten von Waren/Dienstleistungen.
- Bearbeitung von Rechnungen/Akten zur Genehmigung und Unterschrift.
- Bearbeitung und Abwicklung von Verträgen.
- Erstellung von Bestellanforderungen, Steuerung weiterer Bestellungen und Erhaltene Waren/Dienstleistungen (Kaufanforderung bis Wareneingang).
- Vorbereitung von Rechnungen zur Zahlung.
- Eingabe von Rechnungsinformationen in das Register der Primärdokumentation.
- Überprüfung des Pakets der Primärdokumente von Lieferanten, Kontrolle der Aktualität und Richtigkeit der Registrierungsdokumente.
- Erstellung von Abschreibungsakten Waren- und Materialwerte auf Basis von Spesenabrechnungen.
- Entgegennahme, Erstellung, Bearbeitung, Scanning, Archivierung und Aufbewahrung von Dokumenten.
- Zeitnahe Bearbeitung interner und externer Anfragen.
- Unterstützung der Finanz- und Buchhaltung Abteilung.
- Wahrnehmung anderer Aufgaben und Aufgaben im Rahmen der eigenen Kompetenz und Spezialisierung.

Rezeptionist (40%)
- Gewährleistung des rechtzeitigen Sendens/Empfangens von Post und elektronischer Korrespondenz.
- Treffen von Gästen und Bürobesuchern. Erstellung von Anträgen im System (insbesondere für das Parken).
- Erfassung der ein- und ausgehenden Unterlagen, Aufbewahrung der Originale/Kopien in entsprechenden Ordnern.
- Organisation der Übergabe der Dokumente zur Unterschrift, Kontrolle der Rückgabe der unterzeichneten Dokumente und deren Übergabe an die verantwortliche Person zur sicheren Aufbewahrung.
-  Hilfe bei zusätzlichen Anfragen von Kollegen.

Unsere Erwartungen an Kandidaten:

• Sichere Beherrschung von MS Office. Kenntnisse oder Erfahrungen in Vchasno, MeDoc, SAP sind von Vorteil.

• Ausbildung: Finanzen, Wirtschaft, Rechnungswesen.

• Proaktivität, Verantwortung und Schnelligkeit bei der Erfüllung von Aufgaben.

• Fähigkeit, unter Multitasking-Bedingungen zu arbeiten.

• Organisations- und Kommunikationsfähigkeit, Teamfähigkeit.

• Kenntnis der Anforderungen der aktuellen Gesetzgebung an die Primärdokumentation.

• Verstehen der Besonderheiten des Prozesses des Einkaufs von Dienstleistungen und Materialien und deren Dokumentation. style="font-weight: 400">Englisches Sprachniveau: Mittelstufe.

Wir bieten:

• Offizielle Anstellung gemäß KZpP.

• Anständige und pünktliche Löhne.

• Arbeitszeitplan: Montag-Freitag von 09:00 bis 18:00 Uhr.

• Krankenversicherung ab dem ersten Arbeitstag.

• Modernes Büro in der Nähe der U-Bahn.

Wenn Sie organisiert und proaktiv sind, freuen wir uns, Sie kennenzulernen!