Verwaltungsspezialist in Deutsche Gesellschaft fur Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH

Die Aufgaben des Verwaltungsspezialisten umfassen verschiedene Schlüsselbereiche:

• Beschaffungs- und Marktanalyseunterstützung: Dies umfasst die Durchführung gründlicher Marktanalysen, um Beschaffungsentscheidungen (Dienstleistungen und Waren) zu treffen, die effiziente Verwaltung von Beschaffungsprozessen und die sorgfältige Überprüfung von Rechnungen und Berichten auf Richtigkeit und Compliance.
• Unterstützung für Betrieb und Koordination: Der Verwaltungsspezialist unterstützt den Betriebsleiter, leistet wesentliche administrative Unterstützung für das Hauptbüroteam in Kiew und unterstützt die Regionalkoordinatoren in Poltawa, Saporischschja und Odessa bei ihren Verwaltungsaufgaben.< /li>
• Planung und Umsetzung: Der Admin-Spezialist beteiligt sich aktiv an der Planung, Koordination und Durchführung wiederkehrender Maßnahmen, wie z. B. Winterhilfsprogrammen, und stellt so sicher, dass diese Initiativen innerhalb vorgegebener Zeitpläne effektiv umgesetzt werden.
• Reise-, Veranstaltungs- und Bestandsmanagement: Dazu gehört die Organisation und Verwaltung von Reisearrangements für Teammitglieder, die Koordination von Veranstaltungen und Besprechungen sowie die Führung sorgfältiger Bestandsaufzeichnungen bei gleichzeitiger Durchführung regelmäßiger Audits, um Genauigkeit und Verantwortlichkeit sicherzustellen.
• Kommunikation, Berichterstattung und M&E: Der Spezialist unterstützt bei der Erstellung interner und externer Berichte, erleichtert die Erstellung und Verbreitung von Kommunikationsmaterialien, unterstützt Überwachungs- und Bewertungsaktivitäten (M&E) und fördert die Zusammenarbeit mit dem Landesbüro und anderen Projektbeteiligten.

Erforderliche Qualifikations:

Der ideale Kandidat für die Stelle als Verwaltungsspezialist verfügt über die folgenden Qualifikationen:

• Bildungshintergrund: Kandidaten sollten über einen Bachelor-Abschluss in Betriebswirtschaft, Management, öffentlicher Verwaltung oder einem verwandten Bereich verfügen, wobei ein Master-Abschluss erforderlich ist bevorzugt, um Qualifikationen zu verbessern.
• Einschlägige Erfahrung: Mindestens drei Jahre Erfahrung in Verwaltungsfunktionen sind unerlässlich, insbesondere bei internationalen Entwicklungs- oder humanitären Hilfsprojekten. Nachgewiesene Erfahrung in Beschaffungsprozessen, Finanzmanagement und Marktanalyse ist erforderlich, während Erfahrung in der Buchhaltung und Vertrautheit mit Projektmanagementsystemen wie OnsiteOperations der GIZ als zusätzliche Vorteile gelten.
• Technische Kenntnisse: Starke Kenntnisse in Microsoft Office Suite, einschließlich Word, Excel, PowerPoint und Outlook, ist erforderlich. Der Kandidat muss außerdem ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten nachweisen, darunter die Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu verwalten und strenge Fristen einzuhalten, sowie Kompetenz in der Bestandsverwaltung und der Führung genauer Aufzeichnungen.
• Effektive Kommunikationsfähigkeiten: Ausgezeichnete mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten in Englisch. Fließende Deutschkenntnisse sind von Vorteil.
• Projektmanagementkenntnisse: Ein Verständnis der Projektmanagementmethoden, -prinzipien und -praktiken ist von großem Vorteil.
• Persönliche Eigenschaften: Der ideale Kandidat verfügt über ausgeprägte analytische Fähigkeiten und Problemlösungsfähigkeiten, ein hohes Maß an Integrität und Verantwortungsbewusstsein sowie die Fähigkeit, sowohl unabhängig als auch im Team zu arbeiten. Flexibilität und Anpassungsfähigkeit an sich ändernde Projektanforderungen und -bedingungen sind ebenfalls wichtige persönliche Eigenschaften.
• Zusätzliche Anforderungen: Die Bereitschaft, bei Bedarf innerhalb der Ukraine zu reisen, ist unerlässlich. Erfahrungen im Reise- und Eventmanagement sowie Interesse an thematischen Fragestellungen, Provisionsmanagement und Geschäftsentwicklungsprozessen sind von Vorteil.

Wir bieten:

<; li>Offizielle Anstellung.
• Gehalt fest in EUR.
• Leistungsabhängige Prämien und 13. Gehalt.
• Krankenversicherung.
• 29 Urlaubstage pro Jahr.
• Sprachkurse.
• Hard- und Soft-Skills-Schulungen.
• Psychologische Einzel- und Gruppenunterstützung.
• Mögliche Fern- und flexible Arbeit.
• Sinnvolle und wertvolle Arbeit, internationales Umfeld.

Anstellungsbedingungen

Vollzeitstelle mit 40-Stunden-Woche. Der Einsatzort ist Kiew. Die Vertragslaufzeit beträgt bis zum 31.12.2026. Beginn so bald wie möglich.

Die GIZ ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit fördert und ein attraktives und herausforderndes Arbeitsumfeld mit Möglichkeiten zur Weiterentwicklung bietet.

Anwendung

Eine Bewerbung, bestehend aus dem Lebenslauf des Bewerbers und einem Anschreiben in englischer Sprache, in dem die Motivation für die Bewerbung erläutert wird, ist an [email protected] zu richten bis Juli 16, 2024, Dienstag.

Mit dem Absenden der Bewerbung erklärt sich der Kandidat mit der Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten ausschließlich zum Zwecke des Bewerbungsverfahrens einverstanden.