Verwaltungskoordinator (w/m) in Medicos del Mundo

Seit mehr als 40 Jahren kümmert sich Médecins du Monde, eine medizinische Organisation, die sich für internationale Solidarität einsetzt, um die am stärksten gefährdeten Bevölkerungsgruppen im In- und Ausland. Es hat weiterhin auf bestehende Hindernisse beim Zugang zur Gesundheitsversorgung hingewiesen und nachhaltige Verbesserungen in der Politik „Gesundheit für alle“ sichergestellt. Die Mitarbeiter dieser unabhängigen Organisation leisten nicht nur Pflege und Behandlung, sondern verurteilen auch Verletzungen der Menschenwürde und -rechte und kämpfen für die Verbesserung der Lage der Bevölkerung in prekären Situationen. MdM ist derzeit in 30 Ländern auf allen Kontinenten tätig und konzentriert sich dabei auf fünf Schwerpunktbereiche: Notfälle und Krisen, sexuelle und reproduktive Gesundheit, Schadensminderung, Migranten und Vertriebene (Gesundheitsrechte), Gesundheit und Umwelt. Das MdM International Network ist seit 2014 in der Ukraine tätig und verbessert den Zugang zur Gesundheitsversorgung, insbesondere durch die Bereitstellung umfassender primärer Gesundheitsversorgung (PHC), sexueller und reproduktiver Gesundheit (SRH) sowie psychischer Gesundheit und psychosozialer Unterstützung (MHPSS). Seit Februar 2022 leitet MdM Spanien die Länderreaktion für das Netzwerk, während MdM-Frankreich für die Aktivitäten in der Südukraine verantwortlich ist. Die globale Strategie zielt darauf ab, den Zugang zu hochwertigen, umfassenden Gesundheitsdiensten für die vom Konflikt betroffene Bevölkerung in der Ukraine sicherzustellen. In der Südukraine hat MdM-France sein Landesbüro und ein Basisbüro in Mykolajiw eingerichtet. Für konkrete Aktivitäten in Odessa besteht weiterhin ein Basisbüro in Odessa. Das Programm besteht darin, verschiedene örtliche Organisationen bei der Bereitstellung von Gesundheitsdiensten für Menschen zu unterstützen, die in den Oblasten Mykolajew und Cherson stark eingeschränkt sind. Stellenbeschreibung Unter der Aufsicht des Generalkoordinators sind Sie insbesondere für Folgendes verantwortlich: Definieren und Überwachen der Umsetzung der Personalstruktur, Rahmenwerke, Verfahren und Richtlinien der Mission unter Berücksichtigung des lokalen Kontexts, der lokalen Gesetzgebung, MdM-Richtlinien usw Werte: Planung, Koordinierung und Überwachung des Finanzmanagements und der Verwaltung der Mission. Rekrutierung, Schulung und Leitung eines Verwaltungsabteilungsteams. Bereitstellung technischer Unterstützung des operativen Personals bei der Personal- und Finanzverwaltung der Mission. Genauer gesagt sind Ihre Hauptaufgaben die folgenden: Finanzielle Organisation & Compliance Stellen Sie sicher, dass interne Finanzsysteme, Verfahren, Vorlagen und Kontrollmechanismen vorhanden sind und von allen Mitarbeitern eingehalten werden. Verantwortlich für die Finanzberichterstattung über Geberbudgets. Überwachen Sie den Budgetverbrauch und aktualisieren Sie das Budget-Follow-up-Tool monatlich. Identifizieren und analysieren Sie etwaige Unstimmigkeiten und schlagen Sie Lösungen vor Einhaltung der Steuergesetze durch MdM. Erleichterung von Prüfungen auf Feldebene. Sicherstellung einer ordnungsgemäßen finanziellen Nachverfolgung der lokalen Partner. Unterstützung, Entwicklung und Kontrolle des Finanzmanagements, Treasury & Accounting. Aufbau eines umfassenden Verständnisses für die spezifischen finanziellen Zwänge im aktuellen Kontext. Vorschlag einer relevanten Finanzstrategie um einen ordnungsgemäßen Cashflow und Liquidität für die Mission sicherzustellen. Geeignete und zuverlässige Finanzdienstleister identifizieren. Offene Bank gemBewerten Sie den Bedarf der Mission für die kommenden Monate, stellen Sie Geldanträge von jeder Basis/Abteilung zusammen und übermitteln Sie diese rechtzeitig an das Hauptquartier. Stellen Sie sicher, dass alle Zahlungen rechtzeitig und sicher verarbeitet werden. Sind Sie der letzte Verantwortliche für die Soft Accounting aller Standorte Sowohl für die Buchhaltung als auch für die Spenderzuteilung. Sie sind für die Aktualisierung und Implementierung der Cash-Management-Protokolle verantwortlich. Sie koordinieren den Abschluss der monatlichen/jährlichen Buchhaltung. Personalmanagement. Erstellen und aktualisieren Sie eine HR-Strategie. Überwachen und aktualisieren Sie das Organigramm der Mission. Überprüfen Sie die Gehaltstabelle der Mission Mission Überwachen und aktualisieren Sie das HR-Budget. Definieren, aktualisieren und überwachen Sie den HR-Vertragsrahmen für inländisches und ausländisches Personal. Überwachen Sie einen Dienstleistungsvertrag mit einem auf Arbeitsrecht spezialisierten Anwalt. Stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeiter in den Kernrichtlinien von MdM geschult wurden. Überwachen und/oder führen Sie HR-Rekrutierungen durch Prozess Verwaltung von Krankenversicherungsdiensten/-verträgen für nationale Mitarbeiter und deren Angehörige Bereitstellung und Überwachung des Bewertungsplans für alle nationalen Mitarbeiter Beratung von Vorgesetzten bei der Lösung von Konflikten zwischen Mitarbeitern, einschließlich PSEA und Korruption Teammanagement Rekrutierung von Mitarbeitern unter Ihrer direkten oder technischen Leitung Sorgen Sie für eine ordnungsgemäße Einarbeitung , Kapazitätsaufbau und Schulung der Teammitglieder am Arbeitsplatz Entwickeln Sie individuelle Aktionspläne und führen Sie unter Ihrer direkten oder technischen Verantwortung regelmäßige professionelle Bewertungen des Teams durch. Nehmen Sie an Disziplinarverfahren teil. Definieren Sie die Whistleblowing-Richtlinien und -Instrumente, führen Sie sie ein und überwachen Sie sie. Koordinierung und Vertretung. Nehmen Sie teil den monatlichen Lagebericht der Mission. Sicherstellen, dass MdM vor den Spendern vertreten ist. Kontakt mit den Leitern der Verwaltungsabteilungen der INGOs im Land aufnehmen und aktiv an behördenübergreifenden Koordinierungstreffen teilnehmen. Eine starke Aufsicht über die Aktivitäten der lokalen MdM-Partner gewährleisten. Den Kapazitätsaufbau für den lokalen MdM-Partner in der Ukraine sicherstellen, um dies sicherzustellen volles Verständnis der finanziellen Verantwortung Anforderungen Drei Jahre Hochschulmanagement-Qualifikation Mindestens vier Jahre Erfahrung (einschließlich mindestens zwei Jahre Erfahrung im internationalen NGO-Bereich als Administrator) Erfahrung in einem Konfliktumfeld oder einem herausfordernden Umfeld ist von Vorteil. Vorherige Erfahrung in der Ukraine ist ein starker Vorteil. Analysieren Sie erhebliche Abweichungen zwischen Prognosen und tatsächlichen Aufzeichnungen, interpretieren Sie sie, kontextualisieren Sie sie, identifizieren Sie die Ursachen und Risiken und warnen Sie. Passen Sie Zeitpläne an Prioritäten und unvorhergesehene Ereignisse an. Verstehen und identifizieren Sie die Zyklen und Verfahren institutioneller Spender. Lesen, konstruieren und analysieren Sie a Budget und Budgetüberwachung durchführen Verhandlungs- und Netzwerkfähigkeiten Fähigkeit, unter minimaler Aufsicht zu arbeiten Reaktivität, Antizipationsfähigkeit, Anpassungsfähigkeit, Fähigkeit, Initiativen zu ergreifen Ausgezeichnete Microsoft Office-Kenntnisse (insbesondere Excel) Kenntnisse in Buchhaltungssoftware Fähigkeit zur Verwaltung einer HR-Datenbank Sprachen: Englisch ist obligatorisch (mündlich und schriftlich), Kenntnisse der ukrainischen oder russischen Sprache sind von Vorteil. Sie befürworten die Grundwerte und unterstützen das ProaktivePhilosophie von Médecins du Monde. TELEFONISCHE BEWERBUNGEN WERDEN NICHT ANGEGEBEN. Médecins du Monde behält sich das Recht vor, die freie Stelle vor Ablauf der Bewerbungsfrist zu besetzen. MdM setzt sich für die Integration von Menschen mit Behinderungen ein und kämpft gegen Diskriminierung. Vorteile: 6-monatiger befristeter Vertrag. Startdatum: 2. Mai 2024. Bruttomonatsgehalt: 3.306 Euro. Prämie entspricht einem Monatsgehalt, gezahlt in zwei Raten – mindestens 6 Monate Betriebszugehörigkeit erforderlich. Auslandsbonus (10 % Bruttogehalt pro Monat). Transportkosten , Impfungen und Visa abgedeckt Pensionsunterkunft 22,5 Genesungstage pro Jahr 5 Wochen bezahlter Urlaub pro Jahr Krankenversicherung (60 % von MdM und 40 % vom Arbeitnehmer übernommen) Versicherung (Rückführung…) Médecins du Monde fördert Schulungen und interne Mobilität Im Rahmen von Aufgrund unserer Maßnahmen zur Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung kann jeder ausgewählte Kandidat einer Hintergrundüberprüfung auf internationalen Sanktionslisten (UN, EU, Frankreich, Vereinigte Staaten usw.) unterzogen werden. Diese Informationen werden vertraulich behandelt und auf einem sicheren Server gespeichert. Weitere Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten während dieses Prozesses: Kommentare: