Verwaltungskoordinator in Ivy Tech Holdings Ltd

Wer ist unser Kunde? Wir suchen Mitarbeiter für ein Fintech-Produktunternehmen im Bereich Zahlungsorchestrierung. Ihr Produkt öffnet Händlern neue Türen, indem es Online-Händlern, die ihren Gewinn steigern möchten, eine ausgefeilte und flexible Zahlungslösung bietet. Sie arbeiten mit Banken, großen Einzelhändlern, Geschäftsplattformen und großen gemeinnützigen Organisationen zusammen. Ihre Teams sind international im Vereinigten Königreich, Europa, den USA, der Ukraine und Australien verteilt. Sie haben die Möglichkeit, während Ihres Aufenthalts mit weltweit führenden Unternehmen, Zahlungsdienstleistern und Technologieanbietern in Europa, APAC, den USA und anderen Märkten zusammenzuarbeiten Teil der nächsten Zahlungsgeneration für Händler und die Industrie. Was sucht unser Kunde? Ein gut organisierter und proaktiver persönlicher Assistent, der dem Gründer und CEO außergewöhnliche administrative Unterstützung bietet. Diese Rolle ist von entscheidender Bedeutung, um den reibungslosen Ablauf beruflicher und gelegentlich auch persönlicher Führungstätigkeiten zu erleichtern und eine effektive Kommunikation zwischen dem CEO und verschiedenen Interessengruppen sicherzustellen. Der ideale Kandidat wird in einer Remote-Arbeitsumgebung erfolgreich sein und starke Multitasking-Fähigkeiten, tadellose Liebe zum Detail und ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten unter Beweis stellen. Dies kann eine Teilzeit- oder Vollzeitstelle mit flexiblen Arbeitszeiten sein. Anforderungen: Nachgewiesene Erfahrung als persönlicher Assistent, Verwaltungsassistent, Projektmanager oder in einer ähnlichen Rolle, vorzugsweise in einer Remote-Umgebung für englischsprachige Kunden/Teams. Ausgezeichnetes Englisch Kenntnisse in Wort und Schrift. Fähigkeit zum Multitasking und zur effektiven Priorisierung in einer schnelllebigen Umgebung. Außergewöhnliche Liebe zum Detail mit der Fähigkeit, den Fokus zu verlagern und bei Bedarf in hoher Qualität zu liefern. Kenntnisse im Umgang mit Tools wie Microsoft Office Suite und Google Arbeitsbereichs- und Projektmanagement-Software.Kompetente Designfähigkeiten für die Verwendung von Canva, Google Slide, PowerPoint usw.Sehr vertraut mit virtuellen Kommunikationstools wie Videokonferenzplattformen.Kalender- und E-Mail-Management.Hohes Maß an Diskretion und Fähigkeit, mit vertraulichen Informationen umzugehen.Einfallsreichtum und Problem- Lösungsfähigkeiten, um Probleme selbstständig zu lösen. Anpassungsfähigkeit an die Arbeit in einer schnelllebigen Umgebung mit sich ändernden Prioritäten. Bereitschaft, über Zeitzonen hinweg zu arbeiten und eine schnelllebige Geschäftstätigkeit mit der Geschwindigkeit und dem Tempo des Führungsteams zu unterstützen. Fähigkeit, professionell zu schreiben und zu verfassen, Freundliche E-Mails im Namen des Führungsteams.Fähigkeit, Reisen zu buchen und zu organisieren.Fähigkeit, Vortragsnotizen und Biografien der Besprechungsteilnehmer vorzubereiten.Fähigkeit, Besprechungsprotokolle zu führen und Kontakte mit den Teilnehmern zu knüpfen.Hochrangige Verantwortlichkeiten:Projektunterstützung: Unterstützung bei der Projektkoordination, einschließlich Planen Sie Besprechungen, verfolgen Sie den Fortschritt und stellen Sie sicher, dass Fristen eingehalten werden. Aufgabenpriorisierung: Priorisieren Sie Aufgaben und verwalten Sie die Arbeitsbelastung des CEO effizient, um die Produktivität zu maximieren. Administrative Unterstützung: Bieten Sie administrative Unterstützung wie das Verfassen von Korrespondenz, das Vorbereiten von Berichten und das Organisieren von Dateien. Kalenderverwaltung: Verwalten Sie die Führen Sie den Kalender des CEO durch, planen Sie Termine und koordinieren Sie Besprechungen, um sicherzustellen, dass alle Verpflichtungen eingehalten werden. Kommunikationsmanagement: Erleichtern Sie die Kommunikation zwischen dem CEO und internen/externen Stakeholdern und reagieren Sie auf iAnfragen und Wünsche umgehend beantworten.Reisekoordination: Reiselogistik organisieren, einschließlich der Buchung von Flügen, Unterkünften und Transport für Geschäftsreisen.Besprechungsunterstützung: Tagesordnungen vorbereiten, Besprechungsprotokolle erstellen und Aktionspunkte nachverfolgen, um effektive Besprechungsergebnisse sicherzustellen.Präsentationsunterstützung: Entwurf Präsentationen in Google Slides gemäß dem Markenleitfaden des Unternehmens und den vom CEO bereitgestellten Inhalten. Persönliche Unterstützung: Gelegentlich, nach Bedarf (z. B. Recherche, Online-Geschenkeinkäufe, Lebensverwaltung). Schön zu haben: Erfahrung in der Arbeit im Fintech- und/oder Zahlungsbereich .Erfahrung in der Zusammenarbeit mit westlichen Kunden. Projektmanagementfähigkeiten. Was wir bieten: Wettbewerbsfähiges Gehalt basierend auf Erfahrung und Fähigkeiten. Die Möglichkeit, mit einem modernen Technologie-Stack zu arbeiten und langfristig innovative Produkte zu entwickeln (keine Laborarbeit, kein Projektwechsel!). Viele Möglichkeiten zum Lernen und zur kontinuierlichen beruflichen Weiterentwicklung. Eine großartige, auf Werten basierende Unternehmenskultur, die das allgemeine Wohlbefinden schätzt. Flexibles Arbeiten: vollständig aus der Ferne. Sozialpaket, das eine Krankenversicherung umfassen kann. 20 Tage bezahlter Jahresurlaub; Bis zu 10 Tage bezahlter Krankheitsurlaub (einschließlich Tage zur psychischen Gesundheit) pro Jahr. Gelegenheit, täglich Englisch zu sprechen. Firmenveranstaltungen, Waren, Vergünstigungen und allgemeines Wohlbefinden. Laptop (Mac oder Microsoft) und Monitore zur Nutzung. Wir sind ein Unternehmen, das auf den Werten Kommunikation, Bodenständigkeit, Produktivität und Engagement basiert. Vielen Dank, dass Sie über eine Karriere bei uns nachdenken!