Verwaltungsmitarbeiter, SB-3/4, UNODC, DS – Kiew, Nationale Position in UNDP Careers

StellenbeschreibungHintergrund: Das Büro der Vereinten Nationen für Drogen- und Verbrechensbekämpfung ist die führende UN-Agentur im Kampf gegen illegale Drogen, Kriminalität, Korruption und Terrorismus auf der Grundlage der diesbezüglichen UN-Konventionen und Universellen Instrumente. Die Mission von UNODC besteht darin, zum globalen Frieden und zur Sicherheit, zu Menschenrechten und zur Entwicklung beizutragen, indem die Welt sicherer vor Drogen, Kriminalität, Korruption und Terrorismus gemacht wird. Das UNODC-Programmbüro für die Ukraine (UNODC POU) befindet sich in Kiew, Ukraine. UNODC ist Mitglied des UN-Landesteams und baut auf seiner laufenden Präsenz in der Ukraine auf, um die Reaktion der ukrainischen Regierung auf die wirtschaftlichen und sozialen Auswirkungen des Krieges in der Ukraine zu unterstützen. UNODC führt verschiedene technische Hilfsprogramme in der Ukraine durch; insbesondere Programme der UNODC-UNOV HIV/Behandlungsabteilungen in der Ukraine und Schusswaffenprogramme mit den folgenden Komponenten: (1) eine umfassende Reaktion auf das Drogenproblem (Drogen und Gesundheit); (2) HIV-Prävention und Schadensminderung in Kriminalsystemen und Gefängnissen; 3) Steuerung des Schusswaffenprogramms. Darüber hinaus sind bestimmte Aktivitäten Gegenstand der UNODC-POU-Arbeit und werden ebenfalls in den erwarteten Arbeitsablauf einbezogen. Unter der Anleitung und Aufsicht des Büroleiters und in enger Abstimmung mit den technischen Programmteams unterstützt der Verwaltungsmitarbeiter die Abläufe des Programms, indem er eine Vielzahl standardmäßiger Verwaltungsprozesse durchführt und so eine hohe Qualität und Genauigkeit der Arbeit gewährleistet. Der Administrative Associate fördert einen kunden-, qualitäts- und ergebnisorientierten Ansatz. Der Verwaltungsmitarbeiter arbeitet eng mit dem Operations-, Programm- und Projektpersonal des UNODC POU und anderen Mitarbeitern der UN-Organisationen zusammen, um Informationen auszutauschen und eine konsistente Leistungserbringung sicherzustellen. Pflichten und VerantwortlichkeitenZusammenfassung der Schlüsselfunktionen: Der Verwaltungsmitarbeiter ist für die folgenden Schlüsselfunktionen verantwortlich Funktionen innerhalb der zugewiesenen Behörde: Unterstützung bei der Planung und Umsetzung von Aktivitäten/Finanz-, Beschaffungs- und Verwaltungsprozessen innerhalb der UNODC-POU-Programme und damit verbundenen Aktivitäten; proaktiver Beitrag zur täglichen Programmumsetzung und Sicherstellung der Konformität mit den erwarteten Ergebnissen und Programmarbeitspläne; Unterstützung der Koordinierung der Arbeit mit den nationalen Partnern aus dem öffentlichen Sektor, dem Privatsektor und akademischen Institutionen, um die Entwicklung, Umsetzung und Bewertung der UNODC-POU-Programme zu erleichtern; Überwachung und Analyse spezifischer Aspekte der Programmentwicklung und -umsetzung; Überprüfen Sie relevante Dokumente und Berichte. Identifizieren Sie Probleme und Probleme, die angegangen werden müssen, und empfehlen Sie Korrekturmaßnahmen. mit relevanten Parteien zusammenarbeiten; Identifizieren und verfolgen Sie Folgemaßnahmen. Helfen Sie bei der Durchführung verschiedener Aufgaben in Zusammenarbeit mit den nationalen Ansprechpartnern, indem Sie Workshops, Schulungen, Peer-to-Peer-Austausche usw. planen und moderieren. Tragen Sie zur Vorbereitung verschiedener schriftlicher Ergebnisse bei, z. B. Entwerfen Sie Hintergrundpapiere, Abschnitte von Berichten und Studien sowie Beiträge zu Veröffentlichungen. Sie fungieren als zentrale Anlaufstelle für die administrative Koordinierung und umfassen eine umfassende Zusammenarbeit mit verschiedenen Organisationseinheiten, um Anfragen zu initiieren, zu bearbeiten und zu bearbeitenVerfolgen Sie administrative Vorgänge, z.B. Rekrutierung und Ernennung von Personal, einschließlich Einstellung von Beratern, Reisevorbereitungen, Schulungs-/Studienreisen, Autorisierung von Zahlungen und Beschaffung von Ausrüstung und Dienstleistungen; Unterstützung bei der Führung der Berichte des Auftragnehmers über die bereitgestellten und genehmigten Waren und Dienstleistungen; Fortfahren mit der Zahlung der Rechnungen und Überwachung der Zahlungen; Zusammenstellung grundlegender Daten aus verschiedenen Quellen (einschließlich UMOJA), Zusammenfassung und Präsentation von Schlussfolgerungen zur Überprüfung durch die verantwortlichen Programmverantwortlichen; Verfassen verschiedener Korrespondenz und anderer Mitteilungen zur Unterzeichnung/Genehmigung im Zusammenhang mit alle Aspekte der Programmumsetzung; Gewährleistung der Einhaltung von Verfahrensrahmen, unter anderem durch Erlernen und Anwenden der Regeln, Vorschriften, Richtlinien und Strategien von UN/UNDP sowie der internen Standardarbeitsanweisungen; Unterstützung bei der Vorbereitung und Analyse von Programm-/Programmbudgetvorschlägen; Unterstützung bei der Überwachung und Bewertung des Programms; Kategorisieren, aktualisieren und verfolgen Sie Daten im Zusammenhang mit Programmen/Projekten, z. Buchhaltungsunterlagen, Ergebnisse, genutzte Ressourcen usw.; Führen Sie regelmäßige Statusüberprüfungen durch, identifizieren Sie Probleme und veranlassen Sie die erforderlichen Folgemaßnahmen. Unterstützung bei der Erstellung überarbeiteter Budgetschätzungen und Berichte; Initiieren Sie bei Bedarf finanzielle Genehmigungen. Organisieren und koordinieren Sie vorbereitende Treffen mit den zuständigen Büros und Delegationen bezüglich verfahrenstechnischer und organisatorischer Vereinbarungen für die Sitzungen der zugewiesenen Sitzungen/Konferenzen. Erledigen Sie andere arbeitsbezogene Aufgaben wie zugewiesen. Die Arbeit erfordert häufige Interaktion mit den folgenden Programmmanagern, die mit den zugewiesenen Programmmanagern verbunden sind Programme/Projekte; Mitarbeiter in koordinierenden Einheiten in der gesamten Einrichtung (z. B. Verwaltung/Finanzen/Haushalt, Beschaffung, Dokumentenkontrolle, Konferenzdienste usw.); Kollegen, Beamte und technisches Personal von UNODC-Einheiten und Außenstellen, Vertreter und Beamte nationaler Regierungen, Akteure des Privatsektors, anderer relevanter Abteilungen und Büros des UN-Sekretariats, Sonderorganisationen, Fonds und Programme; Internationale Organisationen, zwischenstaatliche und nichtstaatliche Organisationen, Experten sowie Berater.Erwartete ErgebnisseSorgt für eine zuverlässige administrative Koordinierung der Programm-/Projektplanungs- und Vorbereitungsaktivitäten. Verarbeitet die Arbeit und die erforderlichen Folgemaßnahmen, die unter einer gewissen Aufsicht durchgeführt werden, holt bei Bedarf den Rat des Vorgesetzten ein und/oder berichtet ihm darüber. Erstellt Berichte genau. Wendet konsequent die entsprechenden Richtlinien, Richtlinien und Verfahren an. Verbindet und interagiert effektiv und pünktlich mit Kollegen und betroffenen Parteien intern und extern.KompetenzenFunktionale KompetenzenProfessionalität: Verfügt über Kenntnisse und Verständnis für Theorien, Konzepte und Ansätze, die für Verwaltung, Programm-/Projektmanagement, Strafjustiz und/oder verwandte Bereiche relevant sind. Verfügt über Kenntnisse der Mandate des UNODC. Verfügt über Kenntnisse und Spezialisierung in inhaltlichen und funktionalen Bereichen mit sehr guten Forschungs- und Analysefähigkeiten. Ist in der Lage, Probleme/Probleme zu erkennen und zu deren Lösung beizutragen. Verfügt über Kenntnisse verschiedener Forschungsmethoden und Quellen, einschließlich elektronischer Quellens im Internet, Intranet und anderen Datenbanken. Ist in der Lage, im Kontext der gestellten Aufgaben Urteilsvermögen anzuwenden, die eigene Arbeit zu planen und mit widersprüchlichen Prioritäten umzugehen. Zeigt Stolz auf die Arbeit und auf Erfolge; zeigt Fachkompetenz und Beherrschung des Fachgebiets; ist gewissenhaft und effizient bei der Erfüllung von Verpflichtungen, der Einhaltung von Fristen und der Erzielung von Ergebnissen; ist eher von beruflichen als von persönlichen Anliegen motiviert; zeigt Beharrlichkeit, wenn er mit schwierigen Problemen oder Herausforderungen konfrontiert wird; bleibt in Stresssituationen ruhig. Übernimmt die Verantwortung für die Einbeziehung von Geschlechterperspektiven und die Sicherstellung der gleichberechtigten Teilhabe von Frauen und Männern in allen Arbeitsbereichen.KernkompetenzenKommunikation: Spricht und schreibt klar und effektiv; hört anderen zu, interpretiert Nachrichten anderer richtig und reagiert angemessen; stellt Fragen zur Klärung und zeigt Interesse an einer wechselseitigen Kommunikation; passt Sprache, Ton, Stil und Format an das Publikum an; zeigt Offenheit beim Austausch von Informationen und der Information der Menschen. Teamarbeit: Arbeitet mit Kollegen zusammen, um die Ziele der Organisation zu erreichen; bittet um Input, indem er die Ideen und das Fachwissen anderer wirklich wertschätzt; ist bereit, von anderen zu lernen; Platzieren Sie die Team-Agenda vor der persönlichen Agenda. unterstützt und handelt in Übereinstimmung mit der endgültigen Gruppenentscheidung, auch wenn diese Entscheidungen möglicherweise nicht vollständig die eigene Position widerspiegeln; teilt die Anerkennung für Teamleistungen und übernimmt die gemeinsame Verantwortung für Teammängel.Planung und Organisation: Entwickelt klare Ziele, die mit vereinbarten Strategien im Einklang stehen; identifiziert vorrangige Aktivitäten und Aufgaben; passt die Prioritäten nach Bedarf an; stellt angemessen viel Zeit und Ressourcen für die Erledigung der Arbeiten bereit; sieht Risiken voraus und berücksichtigt Eventualitäten bei der Planung; überwacht und passt Pläne und Maßnahmen nach Bedarf an; nutzt die Zeit effizient. Verantwortung: Übernimmt alle Verantwortlichkeiten und hält Verpflichtungen ein; liefert Leistungen, für die man die Verantwortung trägt, innerhalb der vorgeschriebenen Zeit-, Kosten- und Qualitätsstandards; arbeitet in Übereinstimmung mit organisatorischen Vorschriften und Regeln; unterstützt Untergebene, sorgt für die Aufsicht und übernimmt die Verantwortung für delegierte Aufgaben; übernimmt persönliche Verantwortung für seine/ihre eigenen Mängel und gegebenenfalls die der Arbeitseinheit. Kreativität: Strebt aktiv danach, Programme oder Dienstleistungen zu verbessern; bietet neue und unterschiedliche Optionen zur Lösung von Problemen oder zur Erfüllung von Kundenbedürfnissen; fördert und überzeugt andere, über neue Ideen nachzudenken; geht bei neuen und ungewöhnlichen Ideen kalkulierte Risiken ein; denkt „über den Tellerrand hinaus“; interessiert sich für neue Ideen und neue Vorgehensweisen; ist nicht an aktuelle Denkweisen oder traditionelle Ansätze gebunden. Kundenorientierung: Betrachtet alle, denen Dienstleistungen erbracht werden, als „Kunden“ und versucht, die Dinge aus der Sicht der Kunden zu sehen; baut produktive Partnerschaften mit Kunden auf und pflegt sie, indem er deren Vertrauen und Respekt gewinnt; identifiziert die Bedürfnisse der Kunden und bringt sie mit geeigneten Lösungen zusammen; überwacht laufende Entwicklungen innerhalb und außerhalb des Kundenumfelds, um auf dem Laufenden zu bleiben und Probleme vorherzusehen; hält Kunden über Fortschritte oder Rückschläge in Programmen auf dem Laufenden; entspricht dem Zeitplan für die Lieferung von ProLeitungen oder Dienstleistungen für den Kunden. Verpflichtung zum kontinuierlichen Lernen: Hält sich über neue Entwicklungen im eigenen Beruf/Beruf auf dem Laufenden; strebt aktiv danach, sich beruflich und persönlich weiterzuentwickeln;trägt zum Lernen von Kollegen und Untergebenen bei; zeigt die Bereitschaft, von anderen zu lernen; sucht Feedback, um zu lernen und sich zu verbessern. Technologiebewusstsein: Hält sich über die verfügbare Technologie auf dem Laufenden; versteht die Anwendbarkeit und Grenzen der Technologie auf die Arbeit im Büro; versucht aktiv, Technologie auf geeignete Aufgaben anzuwenden; zeigt die Bereitschaft, neue Technologien zu erlernen.BildungErforderliche Fähigkeiten und ErfahrungEin Bachelor-Abschluss in öffentlicher Verwaltung, Management, Recht, Wirtschaft, Personalwesen, Finanzen, Rechnungswesen, Linguistik, Sozialwissenschaften oder einem verwandten Bereich ist erforderlichErfahrungMindestens 5 Jahre Erfahrung mit einem Bachelor Ein Abschluss in Verwaltung, Programm- und/oder Betriebsunterstützung oder einem verwandten Bereich ist erforderlich. Erfahrung in der Vertragsverwaltung, Personalbeschaffung, Finanzverwaltung und Budgetüberwachung ist wünschenswert. Berufserfahrung im System der Vereinten Nationen oder in internationalen/EU-Organisationen/Agenturen ist wünschenswert .Erfahrung mit SAP-basierten Anwendungen ist wünschenswert.Sicherer Benutzer von PC- und Office-Softwarepaketen (MS Word, Excel usw.).Sprachanforderungen: Für die ausgeschriebene Stelle sind fließende Englisch- und Ukrainischkenntnisse erforderlich.HaftungsausschlussHinweis: UNDP behält sich das Recht vor Wählen Sie einen oder mehrere Kandidaten aus dieser Stellenausschreibung aus. Wir können auch Bewerbungen zurückbehalten und Kandidaten berücksichtigen, die sich auf diese Stelle für andere ähnliche Positionen bei UNDP auf derselben Klassenstufe und mit ähnlicher Stellenbeschreibung, Erfahrung und Bildungsvoraussetzungen bewerben. NichtdiskriminierungUNDP verfolgt eine Null-Toleranz-Politik gegenüber sexueller Ausbeutung und Fehlverhalten, sexuell Belästigung und Amtsmissbrauch. Alle ausgewählten Kandidaten werden daher strengen Referenz- und Hintergrundprüfungen unterzogen und es wird erwartet, dass sie diese Standards und Grundsätze einhalten. UNDP ist ein gleichberechtigter und integrativer Arbeitgeber, der nicht aufgrund von Rasse, Geschlecht, Geschlechtsidentität, Religion oder Nationalität diskriminiert , ethnische Herkunft, sexuelle Orientierung, Behinderung, Schwangerschaft, Alter, Sprache, soziale Herkunft oder anderer Status.BetrugswarnungDie Vereinten Nationen erheben im Zusammenhang mit dem Bewerbungs- oder Einstellungsverfahren keine Bewerbungs-, Bearbeitungs-, Schulungs-, Vorstellungsgesprächs-, Test- oder sonstigen Gebühren. Sollten Sie eine Aufforderung zur Zahlung einer Gebühr erhalten, ignorieren Sie diese bitte. Bitte beachten Sie außerdem, dass Embleme, Logos, Namen und Adressen leicht kopiert und reproduziert werden können. Daher wird Ihnen empfohlen, bei der Übermittlung personenbezogener Daten im Internet besondere Sorgfalt walten zu lassen. Zeig mehr Zeige weniger Посадовий рівень Базовий рівень Typ зайнятості Erster Robotertag Weitere Informationenaus Verwaltung Branchen Internationale Angelegenheiten