Verwaltungsassistent in AvantGarde, LLC

Senden Sie im Namen von AvantGarde, LLC eine private Nachricht an die Stellenausschreibung. Jessica Harnish Jessica Harnish Corporate Recruiter bei AvantGarde LLC AvantGarde (AG) möchte einen Verwaltungsassistenten einstellen, der unseren Kunden, die United States Capitol Police, vor Ort unterstützt ( USCP). In dieser wichtigen Rolle erbringen Sie eine Vielzahl professioneller Verwaltungsdienstleistungen, um die Effizienz des Büros des Chief Administrative Officer (OCAO) zu steigern. In Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung spielen Sie eine entscheidende Rolle bei der Rationalisierung unserer Abläufe und der Verwaltung sensibler Informationen mit höchster Diskretion. Ihr Beitrag wird entscheidend für die Aufrechterhaltung des reibungslosen und effektiven Funktionierens des OCAO sein. Das WORK empfängt und überprüft die gesamte Korrespondenz für das OCAO und koordiniert damit verbundene Maßnahmen mit dem Executive Officer. Empfängt und überprüft Anrufe und Besucher des OCAO; Beantwortet Fragen und klärt Angelegenheiten. Führt eine Qualitätskontrollprüfung und Bearbeitung der eingehenden/ausgehenden Korrespondenz durch, um Klarheit, Konsistenz, Vollständigkeit und Einhaltung der Organisationsrichtlinien sicherzustellen. Unterhält ein Korrespondenz- und Anfrageverfolgungssystem, um sicherzustellen, dass alle Fristen eingehalten werden, und verfolgt, um dies sicherzustellen Aktionen werden abgeschlossen. Organisiert Besprechungen, einschließlich Planung und Versenden von Erinnerungen. Verwaltet den Kalender des CAO und DCAO, vereinbart Termine und priorisiert die sensibelsten Angelegenheiten. Dient als Verbindungsmann zu verschiedenen Abteilungen des OCAO. Koordiniert physische Raum-, Beschaffungs- und Programmmanagementfragen. und Sonderprojekte für das OCAO. Überprüft gegebenenfalls Budgets, Zeitpläne und Datenanforderungen und stellt dem Vorgesetzten Berichte oder Statusaktualisierungen zur Verfügung. Hilft bei der Durchführung von Routineaufgaben zur Unterstützung der Verwaltung eines kleinen, stabilen Budgets, was grundlegende Verwaltungskosten mit sich bringt, wie z. B. die Verbreitung von Richtlinien für die Teilnahme an der Budgeterstellung und Ausführungsprozess. Sammelt Informationen oder prognostiziert den Bedarf zur Vorbereitung auf die laufenden oder bevorstehenden Budgetierungszyklen für das Geschäftsjahr. Bereitet alle Reisegutscheine für das OCAO vor und gleicht sie ab. Übt äußerstes Fingerspitzengefühl und Diplomatie aus, wenn er mit hochrangigen Beamten interagiert, die das OCAO entweder anrufen oder persönlich besuchen und vertreten ein breites Spektrum nationaler, öffentlicher und privater Organisationen. Dient als Zeitnehmer für das Büro, führt Zeit- und Anwesenheitsaufzeichnungen und gibt Daten über das automatisierte System Workbrain ein. Die ANFORDERUNGEN: Abitur erforderlich, postsekundäre Ausbildung oder Erfahrung in der Wirtschaft Management oder ein verwandter Bereich bevorzugt, plus 2 Jahre Erfahrung in der Unterstützung der administrativen Bedürfnisse von Führungskräften. Hervorragende interne und externe Kundendienstfähigkeiten. Professionelles Auftreten und die Fähigkeit, mit einer vielfältigen Gruppe von Menschen zu kommunizieren und zu interagieren/in Beziehung zu treten, einschließlich der Geschäftsleitung, der oberen und mittleren Führungsebene. Führungsebene, Mitarbeiter und externe Ressourcen. Starke Organisations- und Zeitmanagementfähigkeiten mit der Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu erledigen und Fristen einzuhalten. Starke Fähigkeiten zur Problemlösung und Entscheidungsfindung. Muss äußerst proaktiv und selbstgesteuert sein und aufmerksam sein Details.Muss über hohe Kenntnisse im Umgang mit Microsoft Office Suite und SharePoint verfügen.Muss bereit sein, Vollzeit vor Ort in der Innenstadt von DC zu arbeiten, mit 1 Tag pro Woche Telearbeit.Muss in der Lage sein, sich zwischen 7:00 und 6:00 Uhr zur Arbeit zu melden: 00 Uhr, mit gelegentlichem Bedarf an zusätzlichen Diensten, je nach Anforderung und Genehmigung. Sie müssen in der Lage sein, den Fingerabdruck-Prüfprozess des USCP zu bestehen, der nur für das USCP gilt. Betreiben Sie einen PC in einer Büroumgebung in überwiegend sitzender Position. Der KUNDE/AGENTURUSPC ist ein Sehr schnelllebige und organisationsübergreifende Agentur. Die Agentur verfügt über spezielle Klassifizierungs- und Vergütungsbehörden und folgt nicht den Standard-OPM-Vergütungsbehörden. Die Personalabteilung der Agentur ist eine schlanke Organisation mit hohen Prioritäten. Geeignete Kandidaten müssen in der Lage sein, auf optimalem Niveau zu arbeiten, um die Ziele der Organisation zu erreichen. Kandidaten müssen außerdem flexibel in ihrer Herangehensweise und ihrem Stil sein, um die Einstellungskompetenzen der Agentur kennen zu lernen. Das UNTERNEHMENUm mehr über AG zu erfahren, klicken Sie hier: https://www.avantgarde4usa.com/about/Seit seiner Gründung im Jahr 2011 hat AG mehr als 110 Mitarbeiter umgesetzt Bundesaufträge als Hauptauftragnehmer. Seit fast einem Jahrzehnt bieten wir unseren Kunden umfassende fachkundige Unterstützung in den Bereichen Humankapitalstrategie, organisatorische Transformation, Personalplanung, Arbeitsbelastungsbewertung, Talentmanagement, Schulung und anderen Bereichen des Humankapitalmanagements und der Organisationsentwicklung. Zu den Bundeskunden der AG gehören: die USA. Ministerien für Justiz, Verkehr, Finanzen, Landwirtschaft und Handel und Verteidigung (Armee, Marine und Nationalgarde) sowie die USA. Repräsentantenhaus, Architekt des Kapitols, die National Science Foundation, die Commodity Futures Trading Commission, die Corporation for National and Community Service, um nur einige zu nennen. Die Kernkompetenzen der AG vereinen Lösungen, die den ganzheitlichen Bedürfnissen unserer Kunden in vier Schlüsselbereichen gerecht werden Bereiche: Menschen, Prozesse, Strategie und Technologie. Unsere Beratungslösungen und Serviceangebote erstrecken sich über vier verschiedene Bereiche: Human Capital Management, Organisationsentwicklung, Business Operations Support und Informationstechnologie. Wir bieten ein umfassendes Spektrum an Dienstleistungen an, die speziell darauf ausgelegt sind, die organisatorische Effizienz, Effektivität und Anpassungsfähigkeit zu verbessern. AvantGarde, LLC ist ein 8(a)-zertifiziertes (aus dem SBA Texas San Antonio District stammendes) wirtschaftlich benachteiligtes, von Frauen geführtes Kleinunternehmen (EDWOSB). ) ) und Texas HUB zertifiziertes Kleinunternehmen. Mehr anzeigen Weniger anzeigen Berufsebene Mittlerer Manager Beschäftigungsart Vollzeit-Jobaufgaben Verwaltungstätigkeiten Branchen Regierungsbeziehungen, Strafverfolgung und öffentliche Verwaltung