Verwaltungsassistent (Programmmanagement) in World Health Organization

ZIELE DES PROGRAMMS Das WHO-Länderbüro arbeitet mit den nationalen Behörden zusammen, um den höchsten Gesundheitsstandard als grundlegendes Menschenrecht zu erreichen, basierend auf Gerechtigkeit und dem SDG-Prinzip, niemanden zurückzulassen. Die Maßnahmen der WHO sind im 13. Allgemeinen Arbeitsprogramm der WHO mit seinen drei Zielen verankert: Förderung gesünderer Bevölkerungsgruppen, Gewährleistung der Sicherheit der Welt durch die Bewältigung gesundheitlicher Notfälle und Schutz der Schwachen durch allgemeine Gesundheitsversorgung. Das Mandat der WHO dreht sich um sechs Kernfunktionen: (i) Bereitstellung einer Führungsrolle im Bereich der globalen Gesundheit; (ii) Gestaltung der Gesundheitsforschungsagenda; (iii) Festlegung von Normen und Standards; (iv) Formulierung evidenzbasierter politischer Optionen; (v) Bereitstellung technischer Unterstützung für Länder; und (vi) Überwachung und Bewertung von Gesundheitstrends. Das WHO-Länderbüro ist ein integraler Bestandteil des WHO-Regionalbüros für Europa. Seine Hauptaufgabe besteht darin, alle Aktivitäten der WHO auf Länderebene zu erleichtern und zu koordinieren und das Europäische Arbeitsprogramm 2020–2025 – „Gemeinsame Aktion für mehr Gesundheit in Europa“ – umzusetzen, das eine Vision dafür darlegt, wie das WHO-Regionalbüro für Europa dies erreichen kann Länder besser dabei unterstützen, die Erwartungen der Bürger an die Gesundheit zu erfüllen. Die WHO leistet dies auf Landesebene durch praktische, umsetzbare und länderspezifische Lösungen für gesundheitliche Herausforderungen und berücksichtigt dabei, dass die Erreichung von Gesundheit und Wohlbefinden ein gesamtgesellschaftliches Unterfangen ist; Dies geschieht durch die Erleichterung der Umsetzung der zweijährlichen Kooperationsvereinbarung mit dem Land und des entsprechenden Arbeitsplans. Das WHO-Länderbüro pflegt gute Arbeitsbeziehungen und gewährleistet den Informationsaustausch zwischen dem Land und der WHO, politische und strategische Leitlinien zu Gesundheitsfragen für alle nationalen und internationalen Partner im Land, die Bereitstellung von direktem technischem Fachwissen bei Bedarf und strebt eine stärkere Einbindung und Beteiligung der Gemeinschaft an und zur Förderung der gesundheitlichen Chancengleichheit. Die Ziele der Programmmanagement- und M&E-Einheit bestehen darin, eine wirksame Programmumsetzung durch Ressourcenmobilisierung, Zuschussverwaltung, Projektmanagement, Überwachung und Bewertung, Berichterstattung und Partnerschaftsaufbau zu unterstützen, mit dem übergeordneten Ziel der Verbesserung Gesundheitsergebnisse und Stärkung der Gesundheitssysteme in Notfall- und Nicht-Notfallsituationen. ZWECK DER POSTA Als Teil der Programmmanagement- und M&E-Einheit besteht der Zweck der Position darin, die Implementierung der integrierten Planungs-, Budgetierungs-, Überwachungs- und Berichtssysteme in zu unterstützen die WCO durch die tägliche Unterstützung bei der Umsetzung und Überwachung von Arbeitsplänen und Budgets sowie arbeitsbezogenen Vorgängen in den geltenden Systemen, um die Einhaltung der WHO-Regeln und -Vorschriften sowie der Projektanforderungen sicherzustellen; sowie eine Vielzahl allgemeiner Verwaltungsmaßnahmen im Zusammenhang mit der Arbeit der Programmmanagement- und M&E-Einheit. Zusammenfassung der übertragenen Aufgaben Als Teil der Programmmanagement- und M&E-Einheit besteht der Zweck der Position darin, die Umsetzung der integrierten Planung und Budgetierung zu unterstützen , Überwachungs- und Berichtssysteme in der WZO durch die tägliche Unterstützung bei der Umsetzung und Überwachung von Arbeitsplänen und Budgets sowie arbeitsbezogener Maßnahmentionen in den anwendbaren Systemen, um die Einhaltung der WHO-Regeln und -Vorschriften sowie der Projektanforderungen sicherzustellen; sowie eine Vielzahl allgemeiner Verwaltungsmaßnahmen im Zusammenhang mit der Arbeit der Programmmanagement- und M&E-Einheit.Beschreibung der Aufgaben Budget- und Finanzmanagement: Unterstützung bei der Budget- und Arbeitsplanung bei organisations- und büroweiten Übungen. Initiieren Sie Maßnahmen in Bezug auf die Zuweisung von Budgetraum und die Verteilung finanzieller Ressourcen in den entsprechenden Systemen, einschließlich, aber nicht beschränkt auf, Anträge auf Auszeichnungsaktivierung (AAR), Änderung (AMR) und Verteilung (ADR), Projekt-/Arbeitsplanfinanzierung, Auszeichnungsbudgetierung und Ressourcenpläne im Einklang mit Gebervereinbarungen und genehmigten Arbeitsplänen. Pflegen Sie Dateien zugehöriger Dokumente. Überprüfen, analysieren und passen Sie alle Auszeichnungen im Rahmen der zugewiesenen Programmbereiche an; Setzen Sie sich mit Programmen und/oder betroffenen Beamten in Verbindung, um Unstimmigkeiten auszugleichen und etwaige Probleme im Zusammenhang mit Budget und Planung zu lösen. Stellen Sie im Rahmen der Kontoabschlussaktivitäten sicher, dass manuelle Bestimmungen/besondere Anweisungen/Zeitpläne eingehalten werden. Bereiten Sie routinemäßige und Ad-hoc-statistische/analytische Daten und/oder Berichte für die Aufnahme in gesetzliche Berichte oder Präsentationen durch das Management oder auf Anfrage des CO-Managements, des RO/HQ und der Spender vor. Implementierung und Überwachung von Projekten/Arbeitsplänen: Bereitstellung administrativer Unterstützung bei der Entwicklung und Pflege von Arbeitsplänen in anwendbaren Systemen. Unterstützung bei der rechtzeitigen Einleitung der erforderlichen Maßnahmen im Hinblick auf Einstellungen und Vertragsverlängerungen von Mitarbeitern, insbesondere bei der Zuordnung von Positionen und Auszeichnungen in Übereinstimmung mit dem genehmigten Personal- und Budgetplan. Pünktliche Unterstützung beim monatlichen Lohn- und Gehaltsabgleich. Überprüfen Sie die Ausgaben auf Übereinstimmung mit Arbeitsplänen, Finanzregeln und -vorschriften sowie Vergabevereinbarungen und ergreifen Sie bei Bedarf in Absprache mit dem PMO und/oder den zuständigen Beamten die erforderlichen Korrekturmaßnahmen. Sie prüfen und überprüfen verschiedene Vertragsmaterialien, vergeben PTAEO-Nummern, stellen Mittel bereit und überprüfen und klären Zahlungsanfragen. Bereiten Sie geeignete Vertragsentwürfe für Einzelpersonen oder Dienstleister wie APWs und andere Vertragsmodalitäten vor. Unterstützen Sie das PMO bei der Überwachung und Nachverfolgung des Grads der Programmumsetzung und machen Sie das PMO/Leiter der PMU/verantwortliche Beamte auf festgestellte Probleme, Inkonsistenzen, Verzögerungen und andere Anomalien aufmerksam. Sonstige Dienstleistungen: Arbeitet bei Bedarf mit Verwaltungs- und Technikpersonal zusammen, um eine ordnungsgemäße Koordinierung und Synergie zwischen Programmen innerhalb des CO sicherzustellen. Unterstützt das PMO bei der Koordinierung und Nachverfolgung der Verwaltungsangelegenheiten der Programmverwaltungseinheiten. Helfen Sie bei der Organisation interner Besprechungen, nehmen Sie teil und machen Sie sich bei Bedarf Notizen. Tragen Sie bei der Organisation groß angelegter, hochrangiger internationaler Treffen im Zusammenhang mit der Arbeit der PMU bei und koordinieren Sie die Logistik für Treffen außerhalb des Standorts. Erledigen Sie andere damit verbundene Aufgaben je nach Bedarf oder Anweisung, einschließlich der Unterstützung anderer Arbeitsbereiche, die im Rahmen des allgemeinen Aufgabenbereichs dieser Position zugewiesen sind. Erforderliche QualifikationenBildungsqualifikationenErforderlich: Abschluss der Sekundarschule oder gleichwertiger Abschluss. Wünschenswert: Bachelor-Abschluss oder gleichwertiger Abschluss in öffentlicher oder betriebswirtschaftlicher Verwaltung, öffentliche Heilungoder einem verwandten Bereich einer akkreditierten Institution.Erfahrung unerlässlich: Mindestens 5 Jahre zunehmend verantwortungsvolle Erfahrung im Verwaltungsbereich, insbesondere in Positionen mit Verantwortung für die administrative Übersicht/Koordination in den Bereichen Budget und Finanzen ODER eine Kombination aus einem relevanten Bachelor-Abschluss mit 3 Jahre Erfahrung im Verwaltungsbereich, insbesondere in Positionen mit Verantwortung für die administrative Übersicht/Koordination in den Bereichen Budget und Finanzen. Wünschenswert: Erfahrung im Umgang mit ERP-Systemen von Vorteil. Fachliche Kenntnisse und Fähigkeiten. Ausgezeichnete EDV-Kenntnisse: ERP sowie Standardsoftware, Sprach- und Kommunikationsfähigkeiten. Nachgewiesenes Verständnis der Richtlinien und Verfahren der WHO und/oder der UN. Nachgewiesene Fähigkeit, effektive Arbeitsbeziehungen mit Stakeholdern auf allen Ebenen aufzubauen und aufrechtzuerhalten. Starke Kommunikationsfähigkeiten. Fähigkeit, einer Vielzahl von Interessengruppen technische Verwaltungsthemen in klarer und einfacher Sprache zu erklären. Fähigkeit, in einer schnelllebigen Umgebung bequem zu arbeiten. Fähigkeit, sich mit Wachstumsmentalität an das sich verändernde Umfeld anzupassen. Fähigkeit, die eigenen Emotionen zu erkennen und zu verwalten und anderen dabei zu helfen, das Gleiche zu tun.WHO-Kompetenzen1) Teamarbeit2) Individuelle und kulturelle Unterschiede respektieren und fördern3) Kommunikation, die zu Ergebnissen führtSelbst kennen und managenVerwendung von SprachkenntnissenGrundlegend: Expertenkenntnisse in Englisch und Ukrainisch.Wünschenswert: Fortgeschrittene Kenntnisse in andere offizielle WHO-Sprachen. Zusätzliche Informationen Diese Stellenausschreibung kann zur Besetzung anderer ähnlicher Positionen auf derselben Klassenstufe verwendet werden. Es werden nur Kandidaten kontaktiert, die ernsthaft in Betracht gezogen werden. Als Screening-Form kann ein schriftlicher Test und/oder eine asynchrone Videobewertung eingesetzt werden. Falls Ihre Kandidatur für ein Vorstellungsgespräch ausgewählt wird, müssen Sie vorab eine gescannte Kopie der für diese Position erforderlichen Abschlüsse/Diplome/Zertifikate vorlegen. Die WHO berücksichtigt nur höhere Bildungsabschlüsse, die von einer Institution erworben wurden, die in der World Higher Education Database (WHED) akkreditiert/anerkannt ist, einer von der International Association of Universities (IAU)/Organisation der Vereinten Nationen für Erziehung, Wissenschaft und Kultur (UNESCO) aktualisierten Liste. Die Liste kann über den Link http://www.whed.net aufgerufen werden. Einige Berufszeugnisse erscheinen möglicherweise nicht im WHED und erfordern eine individuelle Prüfung. Gemäß Artikel 101 Absatz 3 der Charta der Vereinten Nationen steht bei der Beschäftigung des Personals im Vordergrund, dass ein Höchstmaß an Effizienz, Kompetenz und Integrität gewährleistet sein muss. Es wird gebührend berücksichtigt, wie wichtig es ist, das Personal auf einer möglichst breiten geografischen Basis zu rekrutieren. Jede Ernennung/Verlängerung der Ernennung unterliegt der Personalordnung, der Personalordnung und dem E-Handbuch der WHO. Die WHO setzt sich dafür ein, ein vielfältiges und integratives Umfeld des gegenseitigen Respekts zu schaffen. Die WHO rekrutiert und beschäftigt Mitarbeiter unabhängig von Behinderungsstatus, Geschlecht, Geschlechtsidentität, sexueller Orientierung, Sprache, Rasse, Familienstand, religiösem, kulturellem, ethnischem und sozioökonomischem Hintergrund oder anderen persönlichen Merkmalen. Die WHO ist ein Ausschussd, um Geschlechterparität und geografische Vielfalt in seiner Belegschaft zu erreichen. Frauen, Menschen mit Behinderungen und Staatsangehörige nicht vertretener und unterrepräsentierter Mitgliedstaaten (https://www.who.int/careers/diversity-equity-and-inclusion) werden dringend aufgefordert, sich zu bewerben. Menschen mit Behinderungen können angemessene Vorkehrungen beantragen, um dies zu ermöglichen Teilnahme am Rekrutierungsprozess. Anträge auf angemessene Vorkehrungen sollten per E-Mail an „[email protected]“ gesendet werden. Eine einwandfreie Bilanz von Integrität und professionellen ethischen Standards ist unerlässlich. Die WHO ist stolz auf ihre Belegschaft, die sich an die höchsten ethischen und professionellen Standards hält und sich dafür einsetzt, die WHO-Werte-Charta (https://www.who.int/about/who-we-are/our-values) in die Praxis umzusetzen . Die WHO hat keinerlei Toleranz gegenüber sexueller Ausbeutung und Missbrauch (SEA), sexueller Belästigung und anderen Formen missbräuchlichen Verhaltens (z. B. Diskriminierung, Autoritätsmissbrauch und Belästigung). Alle Mitarbeiter der WHO spielen eine Rolle bei der Förderung eines sicheren und respektvollen Arbeitsplatzes und sollten alle tatsächlichen oder vermuteten Fälle von SEA, sexueller Belästigung und anderen Formen missbräuchlichen Verhaltens der WHO melden. Um sicherzustellen, dass Personen mit einer nachgewiesenen Vorgeschichte von SEA, sexueller Belästigung oder anderen Arten von missbräuchlichem Verhalten nicht von der Organisation eingestellt werden, führt die WHO eine Hintergrundüberprüfung der in die engere Wahl gezogenen Kandidaten durch. Die WHO hat ein rauchfreies Umfeld und rekrutiert keine Raucher oder Konsumenten jeglicher Form von Tabak. Darüber hinaus bietet die WHO ihren Mitarbeitern zahlreiche Vorteile, darunter Elternurlaub und attraktive flexible Arbeitsregelungen, um eine gesunde Work-Life-Balance zu fördern und allen Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, ihre Talente voll zum Ausdruck zu bringen und zu entfalten. Das gesetzliche Renteneintrittsalter für Personalbesetzungen liegt bei 65 Jahren. Bei externen Bewerbern werden in der Regel nur diejenigen berücksichtigt, von denen erwartet wird, dass sie die Anstellungsperiode vollständig absolvieren. Informationen zu den Einsätzen der WHO finden Sie unter: http://www.who.int Diese Stelle unterliegt der örtlichen Rekrutierungspflicht und wird mit Personen besetzt, die im örtlichen Einzugsgebiet des Dienstorts eingestellt werden. Bitte beachten Sie, dass die Verträge der WHO an die Bedingung geknüpft sind, dass Mitglieder der Belegschaft bestätigen, dass sie gemäß den Anforderungen der WHO geimpft sind, bevor sie einen WHO-Einsatz antreten, es sei denn, ein Gesundheitszustand lässt eine solche Impfung nicht zu, wie vom WHO Staff Health and Wellbeing Services (SHW) zertifiziert ). Der erfolgreiche Kandidat wird gebeten, relevante Nachweise im Zusammenhang mit dieser Erkrankung vorzulegen. Eine Kopie des aktualisierten Impfausweises muss im Rahmen des ärztlichen Genehmigungsverfahrens an den medizinischen Dienst der WHO weitergegeben werden. Bitte beachten Sie, dass bestimmte Länder für die Ein- oder Ausreise den Nachweis bestimmter Impfungen verlangen. Beispielsweise ist für die Einreise in viele Länder ein offizieller Nachweis/eine Bescheinigung einer Gelbfieberimpfung erforderlich. Bitte beachten Sie, dass die Verträge der WHO an die Bedingung geknüpft sind, dass Mitglieder der Belegschaft bestätigen, dass sie gemäß den Anforderungen der WHO geimpft sind, bevor sie einen WHO-Einsatz antreten, es sei denn, es liegt eine Krankheit vor erlaubt eine solche Impfung nicht, wie von der WHO Staff Health and Wellbeing Services (SHW) zertifiziert. Der erfolgreiche Kandidat wird gebeten, relevante Nachweise im Zusammenhang mit t vorzulegeno dieser Zustand. Eine Kopie des aktualisierten Impfausweises muss im Rahmen des ärztlichen Genehmigungsverfahrens an den medizinischen Dienst der WHO weitergegeben werden. Bitte beachten Sie, dass bestimmte Länder für die Ein- oder Ausreise den Nachweis bestimmter Impfungen verlangen. Beispielsweise ist für die Einreise in viele Länder ein amtlicher Nachweis/Bescheinigung einer Gelbfieberimpfung erforderlich. Länderspezifische Impfempfehlungen finden Sie auf der Website der WHO für internationale Reisen und Mitarbeitergesundheit und Wohlbefinden. Bei impfbezogenen Fragen wenden Sie sich bitte direkt an SHW unter [email protected]. Falls die Rekrutierungswebsite nicht ordnungsgemäß angezeigt wird, versuchen Sie es bitte erneut, indem Sie: (i) überprüfen, ob Sie die neueste Version des Browsers installiert haben (Chrome, Edge oder Firefox); (ii) Löschen Ihres Browserverlaufs und Öffnen der Website in einem neuen Browser (nicht in einem neuen Tab innerhalb desselben Browsers); oder (iii) erneut versuchen, mit dem Mozilla Firefox-Browser oder einem anderen Gerät auf die Website zuzugreifen. Klicken Sie auf diesen Link, um detaillierte Anleitungen zum Ausfüllen von Bewerbungen zu erhalten: Anweisungen für Kandidaten. NoteG5Vertragliche VereinbarungBefristete AnstellungVertragsdauer (Jahre, Monate, Tage)12 MonateStellenausschreibung 7. Mai 2024, 15:35:54 UhrAbschlussdatum 28. Mai 2024, 12:59: 00 UhrHauptstandortUkraine-KiewOrganisationEU_UKR WHO-Länderbüro, UkraineZeitplanVollzeitWICHTIGER HINWEIS: Bitte beachten Sie, dass die oben angegebene Frist für den Eingang von Bewerbungen die Systemeinstellungen Ihres persönlichen Geräts widerspiegelt. mehr anzeigen weniger anzeigen