Verwaltungsassistent / Personal- und Finanzwesen in Medicos del Mundo

[ENG]KONTEXTDrei MdM-Kapitel (Ärzte der Welt) führen direkt Aktivitäten in der Ukraine durch: MdM Spanien ist führend bei der globalen MdM-Reaktion im Land und deckt Kiew und Umgebung, Donbass, Charkiw und Saporidschja ab. MdM Deutschland deckt Dnipro und Vinitsia ab Südlicher Teil, Odessa, Mykolajiw, ChersonIn der südlichen Region unterstützt und sucht MdM-F nach neuen Perspektiven der Zusammenarbeit zwischen anderen NGOs sowie zwischen humanitären, zivilgesellschaftlichen, medizinischen und lokalen Behörden. Der Schwerpunkt liegt auf der Unterstützung bei der Wiederherstellung des Zugangs zu medizinischen Diensten sowie zu psychischen und psychosozialen Diensten (MHPSS) für die vom Konflikt betroffenen Bevölkerungsgruppen. Die Komponente sexuelle und reproduktive Gesundheit sowie geschlechtsspezifische Gewalt ist Teil dieses Projekts. MdM-F arbeitet auch mit lokalen Organisationen zusammen, die sich der Anerkennung der Bevölkerung mit LGBTQI+ und Themen zur sexuellen Sensibilisierung widmen. HAUPTVERANTWORTLICHKEITEN: Sicherstellung der administrativen Finanzverwaltung der MDM FR-Mission in der Ukraine unter Einhaltung der MdM-Verfahren, der örtlichen Gesetzgebung und der Geberregeln. Bereitstellung technischer Unterstützung an das operative Personal im Bereich Finanz- und Buchhaltungsmanagement (MdM und Partner). Halten Sie die erwarteten Standards in Bezug auf Verfahren und Fristen ein. Leiten Sie die bereichsübergreifende und multidisziplinäre Verbindung im Rahmen der Aktivitäten mit MdM und den Teams der Partner. Bei Bedarf: Bereitstellung technischer Informationen Betreuung, Unterstützungspartner. Stellen Sie eingereichte Elemente zusammen, kontrollieren und prüfen Sie sie und stellen Sie die Einhaltung des MdM-Rahmens sicher. ARBEITSBEZIEHUNGEN: Hierarchischer Link: Finanzmanager. Funktioneller Link: HR-Beauftragter, jedes Mitglied der Organisation in der Ukraine. Sonstiges: Partner, Bankzentrale und Steuerbüro. ROLLEN:1. FinanzenBargeldmanagement (bei Bedarf Mitwirkung bei Inventuren, Verwaltung von Fremdwährungen, Banken, Vorräten usw.),Zahlungen festlegen, Vorschüsse verwalten und Vertragsbedingungen überwachen,Buchführungsvorgänge durchführen (Erfassung, Kodifizierung, Abstimmung, Abschluss, Übermittlung, Archivierung usw.), Rechnungen prüfen (Compliance-Check), archivieren, kopieren, archivieren, missions- und partnerbezogene Ausgaben in Software buchen, bei der Überwachung des Missionsbudgets mitwirken (Ist und Prognose), Unterstützung und Mitwirkung bei der Budgeterstellung (Aufbau, Überarbeitung),Beitrag zur Erstellung von Spendervorschlägen und -berichten, Kommunikation mit Partnern,Unterstützung bei Audits.2. Personalwesen: Vertragserstellung, Beitrag zur Lohnzahlung, Erstellung von Gehaltsabrechnungen, Post-Pay-Management (Sozial- und Arbeitgeberabgaben), Personaldaten, physische Akten und Datenbanken verwalten, Abwesenheiten verwalten und überwachen (Urlaub, Krankheitsurlaub usw.), Unterstützung leisten bei der Bearbeitung von Disziplinarfällen (Schreiben von Briefen, Rechtsberatung, Archivierung usw.), Unterstützung bei der Personalbeschaffung (Veröffentlichung von Anzeigen, Sortieren von Lebensläufen, Einladung zu Vorstellungsgesprächen, Organisation schriftlicher Tests, Sammeln von Referenzen usw.), Mitwirkung bei der Durchführung der Schulung Planen (Follow-up mit Schulungsorganisationen, Überwachung einzelner Schulungsdateien usw.).3. Allgemeine Verwaltung: Entwerfen Sie Verwaltungsschreiben, Antragsformulare, Berichte, archivieren Sie Partnerschaftsverträge, Absichtserklärungen usw. und überwachen Sie die rechtlichen Rahmenbedingungen (Steuergesetze und Konformitätserklärungen).unting),Überwachung und Mitwirkung bei der Finalisierung des Auftragnehmers für die Auslagerung von Bankdienstleistungen, Buchhaltung und Personalmanagement, Übersetzungsdienstleistungen und anderen,Beitrag zur Aktualisierung der Finanzverfahren, Vorschläge zur Anpassung des internen Managementrahmens.4. SonstigesEntwurf von Tätigkeitsberichten, falls erforderlich, Vertretung vor den zuständigen örtlichen Behörden. Die Liste der Aufgaben erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit und andere Aufgaben können vom Linienvorgesetzten angefordert werden. Darüber hinaus wird vom Mitarbeiter ein gewisses Maß an Flexibilität und Anpassungsfähigkeit erwartet, entsprechend der möglichen Entwicklung der Einschränkungen der Mission. BEDINGUNGEN DES JOBS: Position mit Sitz in Mykolajiw, mit möglichen Reisen in die Oblast Odessa, Mykolajiw und Cherson, falls erforderlich. ERFORDERLICHE FÄHIGKEITEN : Ausbildung und ErfahrungÄhnliche Erfahrung oder mindestens 2 Jahre in einer nationalen oder internationalen NGO oder im privaten SektorZwei Jahre Hochschulausbildung im Bereich Verwaltung und Personalwesen, Buchhaltungsmanagement.FähigkeitenBuchhaltung, Finanzregeln und -verfahren kennen und anwenden,Identifizieren und suchen Buchhaltungsfehler und die Gründe dafür und regulieren sie. Sie können Excel und das Microsoft Office Pack verwenden. Sie wissen, wie man eine Buchhaltungssoftware (z. B. SAGA) verwendet. Sie können die Prioritäten der relevanten Aktivitäten organisieren und die Planung entsprechend den Prioritäten anpassen und Gefahren,Ein Budget lesen, analysieren und überwachen,Einen Partner unterstützen (Bedürfnisse ermitteln, technische Überwachung, Kontrollen),Kommunikation an das Publikum anpassen,In einem multidisziplinären Team und mit Partnerteams arbeiten,Fachliche Dokumente entwerfen,Identifizieren, analysieren und Fassen Sie wichtige zu meldende Informationen und Informationen im relevanten Bereich zusammen.SprachenFließendes Ukrainisch/Russisch in Wort und Schrift,Englisch.Soft SkillsAutonom,Gute Teamfähigkeit, gute zwischenmenschliche Fähigkeiten,Initiativ- und Vertraulichkeitssinn,Strenge und Organisationstalent,Verhandlungsgeschick (Diplomatie). ),Fähigkeit zur Analyse, Konzeption und Planung,Gute Schreib- und Kommunikationsfähigkeiten,Stressbewältigung.BESCHÄFTIGUNGSBEDINGUNGEN:Vertragsart: Befristeter Vertrag,Laufzeit: 9 Monate (Verlängerungsmöglichkeit je nach Finanzierung),Antrittsdatum: Juni 2024,Jobplan : Vollzeit,Standort: Mykolajiw,Beschäftigung: Verwaltungsassistent – ​​Kategorie 3Gehalt gemäß MdM-Einstufung (nicht verhandelbar): Grundbruttogehalt ab 42.250 UAH + Verpflegungs- und Transportkostenzuschüsse. Teilweise Erstattung der Krankenversicherung.