Verwaltungsassistent (Vollzeit, Kiew) in Deutsche Gesellschaft fur Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH

Die Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) in der Ukraine sucht eine qualifizierte Fachkraft für das Landesbüro in Kiew zur Besetzung der Position des:

Verwaltungsassistenten (Vollzeit, Kiew)

(interner SAP-Code: Verwaltungsassistent)

Als Dienstleister im Bereich Mit der internationalen Zusammenarbeit für nachhaltige Entwicklung und der internationalen Bildungsarbeit engagieren wir uns für die Gestaltung einer lebenswerten Zukunft auf der ganzen Welt. Die GIZ verfügt über mehr als 50 Jahre Erfahrung in den unterschiedlichsten Bereichen, darunter Wirtschaftsentwicklung und Beschäftigungsförderung, Energie und Umwelt sowie Frieden und Sicherheit. Die vielfältige Expertise unseres Bundesunternehmens ist weltweit gefragt – von der Bundesregierung, Institutionen der Europäischen Union, den Vereinten Nationen, der Privatwirtschaft und Regierungen anderer Länder. Wir arbeiten mit Unternehmen, zivilgesellschaftlichen Akteuren und Forschungseinrichtungen zusammen und fördern ein erfolgreiches Zusammenspiel der Entwicklungspolitik mit anderen Politikfeldern und Handlungsfeldern. Unser Hauptauftraggeber ist das Bundesministerium für wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung (BMZ). Alle Auftraggeber und Kooperationspartner schenken der GIZ ihr Vertrauen und wir erarbeiten gemeinsam mit ihnen Ideen für politische, gesellschaftliche und wirtschaftliche Veränderungen, entwickeln diese zu konkreten Plänen und setzen sie um. Da wir ein gemeinnütziges Bundesunternehmen sind, stehen deutsche und europäische Werte im Mittelpunkt unserer Arbeit. Gemeinsam mit unseren Partnern in nationalen Regierungen weltweit und Kooperationspartnern aus Wirtschaft, Forschung und Zivilgesellschaft arbeiten wir flexibel an wirksamen Lösungen, die Menschen bessere Perspektiven bieten und ihre Lebensbedingungen nachhaltig verbessern.

Aufgaben:

Verwaltungsassistent ist verantwortlich für:

• Bearbeitung der ein- und ausgehenden Dokumentation
• Administrative Betreuung von Einheiten
• Vertretung des Büroleiters für Abwesenheitszeiten
• Erledigung von Aufgaben im Auftrag der Geschäftsführung

Aufgaben:

1. Bearbeitung der eingehenden und ausgehenden Dokumentation

• Registrieren und verarbeiten Sie eingehende Rechnungen, Abnahmebescheinigungen und Lieferscheine rechtzeitig und genau
• Führen Sie Erstprüfungen und Sortieren von Dokumenten durch, um Vollständigkeit, Richtigkeit und Einhaltung interner Verfahren sicherzustellen
• Verteilen Sie gescannte Dokumente an die zuständigen Einheiten
• Verwalten Sie die Registrierung und den Versand der original unterzeichneten Abnahmebescheinigungen und Lieferscheine an Geschäftspartner per Post

2. Administrative Unterstützung der Einheiten

• Beteiligung am Ausschreibungsverfahren
• Organisation und Vorbereitung von Dokumenten für die Archivierung 
• Pflege und regelmäßige Aktualisierung der Geschäftspartnerdatenbank
• Organisation, Sicherstellung der Unterzeichnung und Genehmigung von Dokumenten durch autorisierte Personen
• Kommunikation innerhalb interner Abteilungen und externer Geschäftspartner über Dokumentationsangelegenheiten
• Unterstützung der Einheiten bei der Fertigstellung und Berichterstattung über Reisearrangements
• Überwachungund Bericht über Fragen im Zusammenhang mit der Sicherheit des nationalen Personals
• Bieten Sie allgemeine administrative Unterstützung

3. Vertretung des Büroleiters bei Abwesenheit 

4. Erledigung der vom Management zugewiesenen Aufgaben

• Führt andere vom Management angeforderte Aufgaben und Pflichten aus
• Unterstützt andere Länderbüroteams nach Bedarf
• Unterstützt andere Büroarbeiten/-aufgaben oder führt diese direkt aus

Erforderliche Qualifikationen, Berufserfahrung und persönliche Kompetenzen:

• Hochschulabschluss in Sprachen oder vergleichbar.
• Mindestens 1 Jahr Berufserfahrung in eine vergleichbare Position.
• Gute Kenntnisse in ITK-Technologien (zugehörige Software, Telefon, E-Mail, Internet) und Computeranwendungen (z. B. MS Office, Teams)
• Mindestens mittleres Englischniveau
• Skill für den angemessenen Umgang mit sensiblen Informationen (Vertraulichkeit, Datenschutz)
• Sehr gute Kommunikationsfähigkeiten und Kundenorientierung
• Starke Teamarbeit Orientierung
• Problemlösungsansatz in verschiedenen Angelegenheiten
• Stressresistenz und gutes Zeitmanagement 

Wir bieten: 

• Offizielle Anstellung, festes Gehalt in EUR, leistungsabhängige Prämien und 13. Gehalt.
• Krankenversicherung, 29 Urlaubstage jährlich.
• Sprachkurse, Hard- und Soft-Skills-Trainings.
• Psychologische Einzel- und Gruppenunterstützung.
• Sinnvolle und wertvolle Arbeit, internationales Umfeld.

Anstellungsbedingungen:

Vollzeitstelle mit 40-Stunden-Woche. Einsatzort ist Kiew. Beginn zum nächstmöglichen Zeitpunkt. Die Vertragslaufzeit beträgt 12 Monate mit der Möglichkeit einer Verlängerung.

Die GIZ ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit fördert und ein attraktives und herausforderndes Arbeitsumfeld mit Möglichkeiten zur Weiterentwicklung bietet.

Bewerbung:

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung in englischer Sprache, bestehend aus Ihrem Lebenslauf und einem Anschreiben, in dem Sie Ihre Motivation für die Bewerbung darlegen COB 19 Februar 2026, Donnerstag. Nur Kandidaten, die in die engere Wahl kommen, werden für die nächsten Phasen des Rekrutierungsprozesses kontaktiert.

Kandidaten werden gebeten, ihre Unterlagen mit folgendem Titel einzureichen:

•  Nachname_Lebenslauf

•  Nachname_Name_Anschreiben

Mit dem Absenden der Bewerbung erklären Sie sich mit der Verarbeitung personenbezogener Daten für Einstellungsprozesse ausschließlich gemäß den Datenschutzbestimmungen der GIZ einverstanden. Über den Link Datenschutz | GIZ