Verwaltungsassistent (Vermögen), befristete Amtszeit, G5, Kiew, Nr. 96320, offen nur für ukrainische Staatsangehörige in Unicef

UNICEF arbeitet an einigen der schwierigsten Orte der Welt, um die am stärksten benachteiligten Kinder der Welt zu erreichen. Um ihr Leben zu retten. Um ihre Rechte zu verteidigen. Um ihnen zu helfen, ihr Potenzial auszuschöpfen. In 190 Ländern und Territorien arbeiten wir für jedes Kind, überall und jeden Tag, um eine bessere Welt für alle zu schaffen. Und wir geben niemals auf. Für jedes Kind, HoffnungUNICEF UkraineWie können Sie etwas bewirken? Schlüsselfunktionen, Verantwortlichkeiten und damit verbundene Pflichten/Aufgaben. Büromanagement als zentrale Anlaufstelle für das Kiewer Büro koordiniert die Verwaltung von Verwaltungsmaterialien, Bürogeräten und die Aktualisierung von Artikelaufzeichnungen. Erstellt Vermögensberichte (materielle und immaterielle Vermögenswerte) und stellt ordnungsgemäße Aufzeichnungen im System sicher. Berät den Vorgesetzten und bearbeitet Entsorgungsfälle in mAsset und VISION und stellt sicher, dass die PSB-Entscheidungen rechtzeitig und genau umgesetzt werden. Überprüfen Sie den Bedarf für die Beauftragung von Logistikdiensten Dritter (z. B. Zollabfertigung, Lagerhaltung, Transport, Vertrieb) und übermitteln Sie alle unterstützenden Informationen für die Beauftragung solcher Dienstleister, einschließlich der Festlegung von KPIs und Leistungsüberwachungsmechanismen. Vermögensverwaltung/Lieferungen/Ausrüstung. Unterstützt die Verwaltungsverwaltung Verbrauchsmaterialien, Büroausstattung und Aktualisierung des Artikelbestands. Überwacht und überwacht die angemessene und angemessene Verwendung der Materialien. Stellt sicher, dass die Dienstleistungen und die Instandhaltung der Räumlichkeiten den Organisationsstandards entsprechen. Veranlasst den Kauf und die rechtzeitige Verteilung von Büromaterial. Beschaffungsprozess: Beschaffung von geringem Wert für den Bürobedarf, Erhöhung der Bestellanforderungen. Erleichtert die Abwicklung von Verträgen für Berater und externe Partner, die eine Dienstleistung für die Sektion erbringen. Dazu gehören das Vorbereiten und Einreichen von Dokumenten, das Ausfüllen erforderlicher Formulare und Vorlagen, das Hochladen von TORs in VISION und das Treffen notwendiger logistischer Vorkehrungen. Verwaltet aktuelle Lieferantenlisten, Partner und Beraterlisten. Überprüfen Sie den Bedarf für die Beauftragung von Verwaltungsdiensten Dritter (z. B. Reinigungsdienste, Sicherheit, Lagerbereich und Unterkünfte) und übermitteln Sie alle unterstützenden Informationen für die Beauftragung solcher Dienstleister, einschließlich der Festlegung von KPIs und Leistungsüberwachungsmechanismen. Pflegen und verarbeiten Sie die Dokumentation für die Ausführung von Logistikvorgängen (z. B. Zollabfertigung, Rechnungsprüfung) und ergreifen Sie geeignete Maßnahmen zur Lösung betrieblicher Probleme, indem Sie komplexe Probleme an den Vorgesetzten weiterleiten. Rechnungsverarbeitung. Verantwortlich für das Sammeln von Rechnungen und das Einreichen von Dokumenten zur Genehmigung und die anschließende Verarbeitung in VISION. einschließlich GR/SES-Erstellung. Lädt elektronische Dateien hoch und überprüft die Ergebnisse im Zielsystem. Reagiert auf den Transaktionsstatus des Kunden und andere Anfragen. Kommunizieren Sie mit Lieferanten und Dienstleistern über die rechtzeitige Erfassung von Rechnungen. GSSC-Anlaufstelle für die Zahlungsübermittlung. Kommunikation und Workflow. Erleichtert die Kommunikation und den Workflow der Organisationseinheit, um die Effizienz und Pünktlichkeit von Abläufen und Ergebnissen zu verbessern. Verwaltet ein- und ausgehende Korrespondenz, E-Mails und Telefonanrufe. Kommuniziert routinemäßige und einige nicht routinemäßige Informationen im Zusammenhang mit der Arbeit des Teams. Erstellt und pflegt die Bürodateiing- und Referenzsysteme, sowohl traditionell als auch digital; und stellt sicher, dass die Inter-/Intranet-Websites aktuell und korrekt sind. Veranstaltungen und Meetings Führt den Bürokalender und arrangiert die Buchung von Konferenzeinrichtungen für UNICEF. Unterstützt Kapazitätsentwicklungsaktivitäten und Konferenzen, indem es die logistischen Vorkehrungen trifft und mit Moderatoren, Caterern und Gastgebern zusammenarbeitet. Vereinbart die Zeiten durch Rücksprache mit den Teilnehmern hinsichtlich der Verfügbarkeit. Verständigt sich mit den Budget-Ansprechpartnern und kümmert sich um Kosten und Bedürfnisse. Bereitet Hintergrundmaterialien für Teilnehmer vor und lädt freigegebene Materialien ins Intranet hoch. Bereitet Tagesordnungen für Besprechungen und Veranstaltungen im Zusammenhang mit den Verpflichtungen der Arbeitsgruppe vor und pflegt sie.Auswirkungen der ErgebnisseDer Umfang der wichtigsten Ergebnisse geht über kleine, diskrete Teams hinaus und wirkt sich auch auf die Unterstützungsdienste größerer, komplexerer Organisationsstrukturen aus. Er/Sie unterstützt den Vorgesetzten bei der Zusammenstellung und Koordination von Arbeitsergebnissen und stellt sicher, dass Fristen eingehalten werden und dass festgelegte Regeln und Verfahren eingehalten werden. Die Arbeit ist standardisiert; Dennoch muss der Amtsinhaber über gute Richtlinienkenntnisse verfügen, um die Abteilung/das Büro operativ zu unterstützen. Wichtige Leistungsindikatoren gehen über die Pünktlichkeit und Genauigkeit der Arbeit hinaus und umfassen die Planung und Organisation der Arbeit des Teams. Verwaltungsassistenten auf dieser Ebene vertreten den Vorgesetzten in der Kommunikation, die den Austausch nicht routinemäßiger Informationen, die Koordinierung und Einhaltung von Fristen usw. umfasst Aufbau und Pflege der Kommunikation mit Mitarbeitern verschiedener Abteilungen. Kommunikation erfordert Fingerspitzengefühl und Diskretion. Sie können auch Zeitarbeitskräften oder Mitarbeitern auf niedrigeren Ebenen Anleitung und Anleitung geben. Um sich als Anwalt für jedes Kind zu qualifizieren, müssen Sie … AusbildungDer Abschluss einer weiterführenden Schule ist erforderlich, vorzugsweise ergänzt durch technische oder universitäre Kurse in Bezug auf das Arbeitsfeld. ErfahrungMindestens Es sind 5 Jahre einschlägige Berufserfahrung im Verwaltungs- oder Bürowesen (mit weiterführender Ausbildung) erforderlich. Für diese Position kann ein Bachelor-Abschluss einer anerkannten akademischen Einrichtung in den Sozialwissenschaften, Betriebswirtschaft, Verwaltung, Finanzen oder einem anderen relevanten Fachgebiet die drei Jahre ersetzen entsprechende Berufserfahrung. Ein Masterabschluss kann zusätzliche zwei Jahre ersetzen. Sprachanforderungen. Fließende Englisch- und Ukrainischkenntnisse sind erforderlich. Kenntnisse einer weiteren offiziellen UN-Sprache oder einer Landessprache sind von Vorteil. Geschicklichkeitstraining und Erfahrung mit MS Word, Excel, PowerPoint und anderer UNICEF-Software wie SharePoint; Kenntnisse über integrierte Managementinformationssysteme erforderlich. Gründliche Kenntnis der Verwaltungsrichtlinien und -verfahren von UNICEF. Organisations-, Planungs- und Priorisierungsfähigkeiten und -fähigkeiten. Fähigkeit, geduldig und taktvoll mit Besuchern umzugehen. Hoher Sinn für Vertraulichkeit, Initiative und gutes Urteilsvermögen. Fähigkeit, effektiv mit ihnen zusammenzuarbeiten Menschen mit unterschiedlichem nationalen und kulturellen Hintergrund.Fähigkeit, in einer Teamumgebung zu arbeiten, um gemeinsame Ziele zu erreichen und mehr Nachwuchskräften Orientierung zu geben.Für jedes Kind zeigen Sie ... die Grundwerte von UNICEF: Fürsorge, Respekt, Integrität, Vertrauen, Verantwortlichkeit und Nachhaltigkeit ( CRITAS) untermauern allesWas wir tun und wie wir es tun. Machen Sie sich mit unserer Wertecharta vertraut: UNICEF-WerteDie für diesen Beitrag erforderlichen UNICEF-Kompetenzen sind...Demonstriert Selbstbewusstsein und ethisches Bewusstsein (1)Arbeitet mit anderen zusammen (1)Baut und pflegt Partnerschaften (1)Innoviert und begrüßt Veränderungen (1)Denkt und Handeln Sie strategisch (1) Streben Sie danach, wirkungsvolle Ergebnisse zu erzielen (1) Bewältigen Sie Unklarheiten und Komplexität (1) Während des Rekrutierungsprozesses testen wir Kandidaten anhand des Kompetenzrahmens. Machen Sie sich mit unserem Kompetenzrahmen und seinen verschiedenen Ebenen vertraut: Kompetenzrahmen hier. UNICEF ist hier, um den am stärksten benachteiligten Kindern der Welt zu helfen, und unsere globale Belegschaft muss die Vielfalt dieser Kinder widerspiegeln. Die UNICEF-Familie verpflichtet sich, jeden einzubeziehen, unabhängig von Rasse/ethnischer Zugehörigkeit, Alter, Behinderung, Geschlechtsidentität, sexueller Orientierung, Religion, Nationalität, sozioökonomischem Hintergrund oder anderen persönlichen Merkmalen Personal, einschließlich bezahlter Elternzeit, Stillpausen und angemessene Vorkehrungen für Menschen mit Behinderungen. UNICEF empfiehlt nachdrücklich den Einsatz flexibler Arbeitsregelungen. UNICEF verfolgt eine Null-Toleranz-Politik gegenüber Verhaltensweisen, die mit den Zielen der Vereinten Nationen und UNICEF unvereinbar sind, einschließlich sexueller Ausbeutung und Missbrauch, sexueller Belästigung, Autoritätsmissbrauch und Diskriminierung. UNICEF setzt sich dafür ein, den Schutz und die Bewahrung aller Kinder zu fördern. Anmerkungen Das aktive Engagement von UNICEF für Vielfalt und Inklusion ist entscheidend, um die besten Ergebnisse für Kinder zu erzielen. UNICEF-Termine unterliegen einer ärztlichen Genehmigung. Für IP-Positionen ist die Erteilung eines Visums durch das Gastland des Dienstortes erforderlich, die von UNICEF erleichtert wird. Für Termine gelten außerdem Impfpflichten, auch gegen SARS-CoV-2 (Covid). Sollten Sie für eine Stelle bei UNICEF ausgewählt werden, müssen Sie entweder die erforderlichen Impfungen vorweisen oder eine medizinische Ausnahmegenehmigung von der zuständigen UN-Abteilung erhalten. Andernfalls wird die Auswahl annulliert. Alle ausgewählten Kandidaten werden strengen Referenz- und Hintergrundprüfungen unterzogen und es wird erwartet, dass sie diese Standards und Grundsätze einhalten. Zu den Hintergrundüberprüfungen gehört die Überprüfung der akademischen Qualifikation(en) und des beruflichen Werdegangs. Ausgewählte Kandidaten müssen möglicherweise zusätzliche Informationen bereitstellen, um eine Hintergrundüberprüfung durchführen zu können. Regierungsangestellte, die für eine Anstellung bei UNICEF in Betracht gezogen werden, müssen normalerweise aus ihrer Regierung zurücktreten, bevor sie einen Auftrag bei UNICEF annehmen. UNICEF behält sich das Recht vor, ein Ernennungsangebot ohne Entschädigung zurückzuziehen, wenn innerhalb einer angemessenen Frist aus irgendeinem Grund kein Visum oder keine ärztliche Genehmigung erteilt wird oder die erforderlichen Impfungen nicht erfüllt werden nächste Stufe des Auswahlverfahrens. Diese Position ist in Kiew angesiedelt und es wird erwartet, dass der Amtsinhaber vor Ort arbeitet. Abhängig von den Sicherheitsbedingungen und den Empfehlungen muss er/sie jedoch innerhalb der Ukraine umziehen. Zeig mehrWeniger anzeigen Berufsebene Einstiegsebene Beschäftigungstyp Vollzeit Aufgabenbereiche Geschäftsentwicklung, Allgemeine Geschäfts- und Buchhaltungs-/Wirtschaftsprüfungsbranchen Verbraucherdienstleistungen und Non-Profit-Organisationen