Verwaltungsassistent (Vermögen), befristete Amtszeit, G5, Kiew, Nr. 96320, offen nur für ukrainische Staatsangehörige in Unicef

Verwaltungsassistent (Vermögen), befristet, G5, Kiew, Nr. 96320, nur für ukrainische Staatsangehörige offen. Stellennummer: 571536. Vertragstyp: befristete Anstellung. Dienstort: ​​Kiew. Level: G-5. Standort: Ukraine. Kategorien: Verwaltung, Facility Management. UNICEF arbeitet in einigen der härtesten Betriebe der Welt Orte, um die am stärksten benachteiligten Kinder der Welt zu erreichen. Um ihr Leben zu retten. Um ihre Rechte zu verteidigen. Um ihnen zu helfen, ihr Potenzial auszuschöpfen. In 190 Ländern und Territorien arbeiten wir für jedes Kind, überall und jeden Tag, um eine bessere Welt für alle zu schaffen. Und wir geben niemals auf. Für jedes Kind, HoffnungWie können Sie einen Unterschied machen? Schlüssel Funktionen, Verantwortlichkeiten und damit verbundene Pflichten/Aufgaben. Büroverwaltung • Als Asset-Anlaufstelle für das Kiewer Büro koordiniert es die Verwaltung von Verwaltungsmaterialien, Büroausrüstung und die Aktualisierung von Artikelaufzeichnungen. • Erstellt Vermögensberichte (materielle und immaterielle Vermögenswerte) und stellt ordnungsgemäße Aufzeichnungen im System sicher. • Berät den Vorgesetzten und bearbeitet Entsorgungsfälle in mAsset und VISION und stellt sicher, dass die PSB-Entscheidungen rechtzeitig und genau umgesetzt werden. • Überprüfen Sie den Bedarf für die Beauftragung von Logistikdiensten Dritter (z. B. Zollabfertigung, Lagerung, Transport, Vertrieb) und übermitteln Sie alle unterstützenden Informationen für die Beauftragung solcher Dienstleister, einschließlich der Festlegung von KPIs und Leistungsüberwachungsmechanismen. Vermögensverwaltung / Lieferungen/Ausrüstung • Unterstützt das Management Bereitstellung von Verwaltungsmaterialien, Bürogeräten und Aktualisierung des Warenbestands. • Überwacht und überwacht die angemessene und angemessene Verwendung von Materialien. Stellt sicher, dass Dienstleistungen und Instandhaltung der Räumlichkeiten den Organisationsstandards entsprechen. • Veranlasst den Kauf und die rechtzeitige Verteilung von Büromaterial. Beschaffung • Verarbeiten von Beschaffungen mit geringem Wert für den Bürobedarf, Erhöhen von Bestellanforderungen. • Erleichtert die Abwicklung von Verträgen für Berater und externe Partner, die eine Dienstleistung für die Sektion erbringen. Dazu gehören das Vorbereiten und Einreichen von Dokumenten, das Ausfüllen erforderlicher Formulare und Vorlagen, das Hochladen von TORs in VISION und das Treffen notwendiger logistischer Vorkehrungen. • Pflegt aktuelle Lieferantenlisten, Partner und Beraterlisten. • Überprüfen Sie den Bedarf für die Beauftragung von Verwaltungsdiensten Dritter (z. B. Reinigungsdienste, Sicherheit, Lagerbereich und Unterkunft) und übermitteln Sie alle unterstützenden Informationen für die Beauftragung solcher Dienstleister, einschließlich der Festlegung von KPIs und Leistungsüberwachungsmechanismen. • Pflegen und verarbeiten Sie die Dokumentation für die Ausführung von Logistikvorgängen (z. B. Zollabfertigung, Rechnungsprüfung). und ergreifen Sie geeignete Maßnahmen, um betriebliche Probleme zu lösen, indem Sie komplexe Probleme an den Vorgesetzten weiterleiten. Rechnungsverarbeitung • Verantwortlich für das Sammeln von Rechnungen und das Einreichen von Dokumenten zur Genehmigung und die anschließende Verarbeitung in VISION, einschließlich GR/SES-Erstellung. • Lädt elektronische Dateien hoch und überprüft die Ergebnisse im Zielsystem .• Reagiert auf den Transaktionsstatus des Kunden und andere Anfragen.• Kommuniziert mit Anbietern und Dienstleistern über die rechtzeitige Erfassung von Rechnungen. • GSSC-Anlaufstelle für Zahlungseinreichungen. Kommunikation und Arbeitsablauf. • Erleichtert die Kommunikation und den Arbeitsablauf der Organisationseinheit, um die Effizienz zu steigernncy und Pünktlichkeit der Vorgänge und Ergebnisse. • Verwaltet eingehende und ausgehende Korrespondenz, E-Mails und Telefonanrufe. • Kommuniziert routinemäßige und einige nicht routinemäßige Informationen im Zusammenhang mit der Arbeit des Teams. • Richtet die Ablage- und Referenzsysteme des Büros ein und pflegt sie, sowohl traditionelle als auch digitale. und stellt sicher, dass die Inter-/Intranet-Websites aktuell und korrekt sind. Veranstaltungen und Meetings • Führt den Bürokalender und arrangiert die Buchung von Konferenzeinrichtungen für UNICEF. • Unterstützt Kapazitätsentwicklungsaktivitäten und Konferenzen, indem es die logistischen Vorkehrungen trifft und mit Moderatoren, Caterern und Gastgebern zusammenarbeitet. • Vereinbart die Zeiten, indem er sich mit den Teilnehmern über die Verfügbarkeit in Verbindung setzt. • Verständigt sich mit den Budgetschwerpunkten und den Abteilungen über Kosten und Bedürfnisse. • Bereitet Hintergrundmaterialien für die Teilnehmer vor und lädt freigegebene Materialien ins Intranet hoch. • Bereitet Tagesordnungen für Besprechungen und Veranstaltungen im Zusammenhang mit der Arbeit vor und pflegt sie Gruppenverpflichtungen.Auswirkungen der Ergebnisse Der Umfang der wichtigsten Ergebnisse geht über kleine, eigenständige Teams hinaus und wirkt sich auch auf die Unterstützungsdienste größerer, komplexerer Organisationsstrukturen aus. Er/Sie unterstützt den Vorgesetzten bei der Zusammenstellung und Koordination von Arbeitsergebnissen und stellt sicher, dass Fristen eingehalten werden und dass festgelegte Regeln und Verfahren eingehalten werden. Die Arbeit ist standardisiert; Dennoch muss der Amtsinhaber über gute Richtlinienkenntnisse verfügen, um die Abteilung/das Büro operativ zu unterstützen. Wichtige Leistungsindikatoren gehen über die Pünktlichkeit und Genauigkeit der Arbeit hinaus und umfassen die Planung und Organisation der Arbeit des Teams. Verwaltungsassistenten auf dieser Ebene vertreten den Vorgesetzten in der Kommunikation, die den Austausch nicht routinemäßiger Informationen, die Koordinierung und Einhaltung von Fristen usw. umfasst Aufbau und Pflege der Kommunikation mit Mitarbeitern verschiedener Abteilungen. Kommunikation erfordert Fingerspitzengefühl und Diskretion. Sie können auch Zeitarbeitskräften oder Mitarbeitern auf niedrigeren Ebenen Anleitung und Anleitung geben. Um sich als Fürsprecher für jedes Kind zu qualifizieren, müssen Sie … Bildung: Der Abschluss einer weiterführenden Schulbildung ist erforderlich, vorzugsweise ergänzt durch technische oder universitäre Kurse mit Bezug zum Arbeitsgebiet. Erfahrung: Mindestens 5 Jahre einschlägige Berufserfahrung im Verwaltungs- oder Bürobereich (mit Sekundarschulabschluss) sind erforderlich. Für diese Position ist ein Bachelor-Abschluss einer anerkannten akademischen Einrichtung in den Bereichen Sozialwissenschaften, Unternehmensführung, Verwaltung, Finanzen oder einem anderen relevanten Bereich erforderlich Disziplin kann drei Jahre entsprechende Berufserfahrung ersetzen. Ein Master-Abschluss kann zusätzliche zwei Jahre ersetzen. Sprachanforderungen: Fließende Englisch- und Ukrainischkenntnisse sind erforderlich. Kenntnisse einer weiteren offiziellen UN-Sprache oder einer Landessprache sind von Vorteil. Fähigkeiten: Ausbildung und Erfahrung im Umgang mit MS Word, Excel, PowerPoint und anderer UNICEF-Software wie z als SharePoint; Kenntnisse über integrierte Managementinformationssysteme erforderlich. Gründliche Kenntnis der Verwaltungsrichtlinien und -verfahren von UNICEF. Organisations-, Planungs- und Priorisierungsfähigkeiten und -fähigkeiten. Fähigkeit, geduldig und taktvoll mit Besuchern umzugehen. Hoher Sinn für Vertraulichkeit, Initiative und gutes Urteilsvermögen. Fähigkeit, effektiv mit ihnen zusammenzuarbeiten Menschen unterschiedlicher nationaler und kultureller Herkunftund.Fähigkeit, in einer Teamumgebung zu arbeiten, um gemeinsame Ziele zu erreichen und mehr Nachwuchskräften Anleitung zu geben. Für jedes Kind zeigen Sie ... Die UNICEF-Grundwerte Fürsorge, Respekt, Integrität, Vertrauen, Rechenschaftspflicht und Nachhaltigkeit (CRITAS) liegen allem, was wir tun, zugrunde und wie wir es machen. Machen Sie sich mit unserer Wertecharta vertraut: UNICEF-Werte Die für diesen Beitrag erforderlichen UNICEF-Kompetenzen sind... Demonstriert Selbstbewusstsein und ethisches Bewusstsein (1) Arbeitet mit anderen zusammen (1) Baut und pflegt Partnerschaften (1) Innoviert und begrüßt Veränderungen (1) Denkt und Handeln Sie strategisch (1) Streben Sie danach, wirkungsvolle Ergebnisse zu erzielen (1) Bewältigen Sie Unklarheiten und Komplexität (1) Während des Rekrutierungsprozesses testen wir Kandidaten anhand des Kompetenzrahmens. Machen Sie sich mit unserem Kompetenzrahmen und seinen verschiedenen Ebenen vertraut: Kompetenzrahmen hier. UNICEF ist hier, um den am stärksten benachteiligten Kindern der Welt zu helfen, und unsere globale Belegschaft muss die Vielfalt dieser Kinder widerspiegeln. Die UNICEF-Familie verpflichtet sich, jeden einzubeziehen, unabhängig von Rasse/ethnischer Zugehörigkeit, Alter, Behinderung, Geschlechtsidentität, sexueller Orientierung, Religion, Nationalität, sozioökonomischem Hintergrund oder anderen persönlichen Merkmalen Personal, einschließlich bezahlter Elternzeit, Stillpausen und angemessene Vorkehrungen für Menschen mit Behinderungen. UNICEF empfiehlt nachdrücklich den Einsatz flexibler Arbeitsregelungen. UNICEF verfolgt eine Null-Toleranz-Politik gegenüber Verhaltensweisen, die mit den Zielen der Vereinten Nationen und UNICEF unvereinbar sind, einschließlich sexueller Ausbeutung und Missbrauch, sexueller Belästigung, Autoritätsmissbrauch und Diskriminierung. UNICEF setzt sich dafür ein, den Schutz aller Kinder zu fördern. Anmerkungen: Das aktive Engagement von UNICEF für Vielfalt und Inklusion ist entscheidend, um die besten Ergebnisse für Kinder zu erzielen. UNICEF-Termine unterliegen einer ärztlichen Genehmigung. Für IP-Positionen ist die Erteilung eines Visums durch das Gastland des Dienstortes erforderlich, die von UNICEF erleichtert wird. Für Termine gelten außerdem Impfpflichten, auch gegen SARS-CoV-2 (Covid). Sollten Sie für eine Stelle bei UNICEF ausgewählt werden, müssen Sie entweder die erforderlichen Impfungen vorweisen oder eine medizinische Ausnahmegenehmigung von der zuständigen UN-Abteilung erhalten. Andernfalls wird die Auswahl annulliert. Alle ausgewählten Kandidaten werden strengen Referenz- und Hintergrundprüfungen unterzogen und es wird erwartet, dass sie diese Standards und Grundsätze einhalten. Zu den Hintergrundüberprüfungen gehört die Überprüfung der akademischen Qualifikation(en) und des beruflichen Werdegangs. Ausgewählte Kandidaten müssen möglicherweise zusätzliche Informationen bereitstellen, um eine Hintergrundüberprüfung durchführen zu können. Regierungsangestellte, die für eine Anstellung bei UNICEF in Betracht gezogen werden, müssen normalerweise aus ihrer Regierung zurücktreten, bevor sie einen Auftrag bei UNICEF annehmen. UNICEF behält sich das Recht vor, ein Ernennungsangebot ohne Entschädigung zurückzuziehen, wenn innerhalb einer angemessenen Frist aus irgendeinem Grund kein Visum oder keine ärztliche Genehmigung erteilt wird oder die erforderlichen Impfungen nicht erfüllt werden nächste Stufe der AuswahlProzess. Diese Position ist in Kiew angesiedelt und es wird erwartet, dass der Stelleninhaber vor Ort arbeitet. Abhängig von den Sicherheitsbedingungen und Empfehlungen muss er/sie jedoch innerhalb der Ukraine umziehen. Angekündigt: 26. April 2024, FLE-Sommerzeit. Frist: 12. Mai 2024, FLE-Sommerzeit