Verwaltungsassistent in Alinea International

Verwaltungsassistent

Київ

Berufsbezeichnung: Verwaltungsassistent
Projektname: Good Governance Fund
Jobtyp: Berater, Vollzeit
Ort der Position: Kiew, Ukraine
Berichterstattung an: Country Director
Vergütung: Marktgerecht.
Vorläufiger LOE/Zeitrahmen: Vollzeitbeschäftigung, Juni 2024 – März 2025.
Staatsbürgerschaft: Ukrainisch
Sprache Anforderungen: Ukrainisch, Englisch
Bewerbungsschluss: Offen bis besetzt
Bewerbungshinweise:

1. Ein Anschreiben ist zwingend erforderlich. Anschreiben sollten Ihre Fähigkeiten und Erfahrungen effektiv mit den in der Stellenbeschreibung beschriebenen spezifischen Aufgabenbereichen in Einklang bringen und Ihre Eignung und Begeisterung für die Rolle, Ihr Tageshonorar und Ihre aktuelle Verfügbarkeit zum Ausdruck bringen.
2. Klicken Sie auf den Link „Jetzt bewerben“, um Ihr Anschreiben und Ihren Lebenslauf hochzuladen.
3. Nur erfolgreiche Kandidaten werden kontaktiert. Bitte keine Anrufe.

Alinea ist ein internationales Entwicklungsberatungsunternehmen, das technisches und Management-Know-how bereitstellt, um Menschen dabei zu helfen, ihr Leben zu verbessern. Wir arbeiten mit Regierungen, Investoren, Unternehmen und Gemeinden zusammen, um dauerhafte Veränderungen herbeizuführen. Mit fast 40 Jahren Erfahrung hat Alinea weltweit mehr als 1.000 Projekte erfolgreich umgesetzt. alineainternational.com
Alinea International erhebt in keiner Phase des Rekrutierungs- und Einstellungsprozesses eine Gebühr. Alle Stellenangebote oder Beschäftigungsmöglichkeiten bei Alinea International, die irgendeine Form einer Aufforderung zur Zahlung von Gebühren oder zum Sammeln von Informationen zu Bankkonten enthalten, sind betrügerisch. Jegliche Anträge auf eine solche Zahlung oder Auskunft sollten abgelehnt und Ihren örtlichen Strafverfolgungsbehörden für entsprechende Maßnahmen sowie Alinea International gemeldet werden.

DEIAB-Erklärung zu Vielfalt, Gleichberechtigung, Inklusion, Zugänglichkeit und Zugehörigkeit:
Bei Alinea International legen wir bei allem, was wir tun, Wert auf Vielfalt, Gleichberechtigung, Inklusivität, Zugänglichkeit und Zugehörigkeit. Wir sind ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit bietet und sich gegen jede Form von Diskriminierung stellt. Wir suchen und fördern aktiv Bewerbungen von Menschen mit unterschiedlichem Hintergrund und sind uns bewusst, dass eine integrative Belegschaft unsere Organisation bereichert und intelligentere, innovativere Ergebnisse erzielt.

Schutz:
Alinea setzt sich für den Schutz von Kindern und schutzbedürftigen Erwachsenen ein. Aufgrund der Art unserer Arbeit werden alle Kandidaten einer Due-Diligence-Prüfung und gegebenenfalls umfangreichen Hintergrundüberprüfungen unterzogen.

Projektbeschreibung:
Der Good Governance Fund ist ein von der britischen Regierung finanziertes technisches Hilfsprojekt. Die Portfolio Management Unit (PMU) ist eine Verwaltungsorganisation des Fonds, deren Aufgabe es ist, den Unterstützungsbedarf zu ermitteln und Projekte zu entwerfen, die durch den GGF finanziert werden sollen. Unsere Arbeit umfasst ein breites Spektrum an Reformen, das von der Unterstützung von KMU über die Modellierung von Stromangebot/-nachfrage bis hin zum Aufbau eines neuen und einladenden Investorenumfelds in der Ukraine reicht. Wir bieten einen echten „Helikopterblick“ auf die ukrainischen Reformen und haben uns neu ausgerichtetd unsere Bemühungen zur Wiederherstellung von Initiativen nach dem Beginn des umfassenden Krieges in der Ukraine.

Über die Arbeit:
Als PMU-Administrator erhalten Sie die Möglichkeit, bei Projekten zu helfen, die den Aufschwung in einem breiten Spektrum von Sektoren vorantreiben. Von unserem Büro in Kiew aus leisten Sie administrative Unterstützung für ein Team von Managern, Projektdesignern und Implementierungspartnern, die in einem wirklich globalen Team (4 Zeitzonen) in der Ukraine, im Vereinigten Königreich und in Kanada arbeiten. Wir nehmen die Sicherheit unserer Mitarbeiter ernst und passen daher unsere Arbeitsabläufe an die aktuelle Sicherheitslage an, die wir kontinuierlich neu bewerten. Für einen Berufseinsteiger wäre dies eine großartige Gelegenheit, eine Karriere in der internationalen Entwicklung zu beginnen und später in programmatische Rollen zu wechseln. Wir bieten außerdem zentral gelegene moderne Büroräume, ein wettbewerbsfähiges Vergütungspaket, kostenlosen Kaffee sowie ausreichend Parkplätze.

Die Rolle:
Wir suchen eine hoch motivierte und organisierte Fachkraft zur Verstärkung unseres Teams als Verwaltungsassistent. Der ideale Kandidat ist ein Selbststarter mit der Fähigkeit, über Zeitzonen hinweg und in einem interkulturellen Umfeld effektiv zu arbeiten. Diese Person ist außergewöhnlich gut darin, unter unsicheren Bedingungen zu arbeiten, und sorgt für Klarheit und effektive Unterstützung bei der täglichen Betriebsführung. Erfahrung im Finanzmanagement auf Büroebene ist von Vorteil. Der PMU-Verwaltungsassistent berichtet direkt an den Landesdirektor und ist dafür verantwortlich, die effizienten täglichen Verwaltungsabläufe des Projekts sicherzustellen. Zu den Hauptaufgaben gehören:

• Fachmännische Verwaltung der Korrespondenz, Terminplanung und Logistik für virtuelle Meetings und Veranstaltungen in mehreren Ländern.
• Als Hauptassistent des Landesdirektors fungieren, seinen Kalender pflegen, Tagesordnungen vorbereiten und umfassende Besprechungsnotizen erstellen.
• Entwicklung hochwertiger Präsentationen und Projektaktualisierungsmaterialien unter Einhaltung der Branding-Richtlinien (PPT, Canva usw.).
• Überwachung der lokalen Büroverwaltung, einschließlich der Beschaffung von Verbrauchsmaterialien, der Lieferantenverwaltung und der Nachverfolgung von Vermögenswerten.
• Pflege organisierter Dateiverwaltungssysteme und kollaborativer Arbeitsbereiche (SharePoint, MS Teams).
• Sammeln und Zusammenfassen von Fortschrittsberichten und wichtigen Leistungskennzahlen von lokalen Niederlassungen (KPI-Datenverfolgung).
• Koordinierung logistischer Vorkehrungen für Tagungen, Konferenzen und andere Veranstaltungen.
• Bearbeitung der grundlegenden Finanzdokumentation und Führung von Aufzeichnungen.
• Organisation nationaler und internationaler Reisepläne für Mitarbeiter.
• Aktualisierung und Pflege des Website-Inhalts der Organisation.

Erforderliche Qualifikationen:

• Bachelor-Abschluss in Betriebswirtschaft, öffentlicher Verwaltung oder einem verwandten Bereich.
• Ukrainischer Muttersprachler mit professionellen Englischkenntnissen in Wort und Schrift. Britisches Englisch ist Ihre Hauptarbeitssprache sowie die Arbeitssprache des Kunden.
• Mindestens ein Jahr Verwaltungserfahrung, vorzugsweise in einem internationalen oder multikulturellen Umfeld. Energie und Belastbarkeit sind jedoch der Schlüssel.
• Proaktives Problem-Lösungsorientierte Denkweise mit viel Liebe zum Detail.
• Fähigkeit, vor Ort am Bürostandort Kiew zu arbeiten.
• Nachgewiesene Fähigkeit, effektiv mit funktionsübergreifenden Teams über mehrere Zeitzonen und Standorte hinweg zusammenzuarbeiten.
• Außergewöhnliche Organisations- und Multitasking-Fähigkeiten.
• Ausgeprägte zwischenmenschliche Fähigkeiten und professionelles Auftreten.
• Technisch versiert mit Fachkenntnissen in der MS-Office-Suite, Tools für die Online-Zusammenarbeit (Teams, Notion, Canva, PPT usw.) und virtuellen Meeting-Plattformen.
• Grundkenntnisse in den Bereichen Finanzen, Budgetierung und Vertragsabwicklung sowie Lernwille.