Verwaltungsassistent in HGA

HGA ist ein preisgekröntes Architektur-, Ingenieur-, Innenarchitektur- und Planungsbüro mit einer Vollzeitstelle in unserem Büro in Washington, DC, für einen Verwaltungsassistenten. Diese Rolle unterstützt Schulleiter und Mitarbeiter und erfordert eine Leidenschaft für die Bereitstellung außergewöhnlicher Dienstleistungen für interne und externe Kunden. Der ideale Kandidat verfügt über einen ausgeprägten Verwaltungshintergrund oder relevante Fähigkeiten zur Erfüllung von Aufgaben, über hervorragendes Zeitmanagement, Liebe zum Detail, Durchsetzungsfähigkeit und Prioritätensetzung, eine positive Einstellung beizubehalten und die Bedürfnisse anderer zu antizipieren. Diese Rolle sorgt auch für eine einladende Präsenz an der Rezeption. Öffnen und schließen Sie das Büro täglich und sorgen Sie für eine ordentliche und professionelle Büroumgebung. Halten Sie die tägliche Kommunikation mit den Teamleitern aufrecht, um Aufgaben und Prioritäten festzulegen und bei Bedarf um Klärung zu bitten. Machen Sie regelmäßig eine Bestandsaufnahme und bestellen Sie Büromaterialien und Kaffee-/Küchenzubehör nach Bedarf. Beantworten Sie eingehende Telefonanrufe über mehrere Leitungen professionell, legen Sie den Zweck des Anrufs fest und leiten Sie den Anruf an das entsprechende Personal oder die entsprechende Abteilung weiter. Begrüßen Sie Gäste auf professionelle, freundliche und gastfreundliche Weise, legen Sie die Art des Geschäfts fest und geben Sie bekannt Besucher an entsprechendes Personal; Stellen Sie sicher, dass der Empfangsbereich immer warm und einladend ist. Sortieren Sie alle eingehenden Postsendungen und Lieferungen und leiten Sie sie an den richtigen Empfänger weiter. Bereiten Sie alle ausgehenden E-Mails und anderen Materialien vor, sei es per FedEx, US Mail oder Kurier. Bieten Sie Projektadministrationsunterstützung für Designprofis (Memos, Besprechungsprotokolle, PowerPoints, Druckaufträge und andere Projektergebnisse). Erstellen, formatieren und Korrektur lesen Sie Memos, Korrespondenz, Berichte, Präsentationen und andere Dokumente nach Bedarf. Wahren Sie die Vertraulichkeit und verhalten Sie sich professionell. Erledigen Sie andere Büroaufgaben wie Ablage, Fotokopieren, Dateneingabe, Korrekturlesen, Erstellen von Spesenabrechnungen und verschiedene andere Projekte nach Ihren Vorgaben. Planen und koordinieren Sie das Mittagessen & Lernen Sie Präsentationen mit externen Anbietern. Associate-Abschluss (A. A.) oder gleichwertiger Abschluss von einem zweijährigen College oder einer technischen Schule bevorzugt; oder sechs Monate bis ein Jahr einschlägige Erfahrung und/oder Ausbildung; oder eine gleichwertige Kombination aus Ausbildung und Erfahrung. 3–5 Jahre vorherige Erfahrung als Rezeptionist/Telefonzentrale wünschenswert. Sie müssen über praktische Kenntnisse in Microsoft Office-Produkten verfügen, einschließlich Microsoft Word, Excel, PowerPoint und Outlook. Kenntnisse der Kundendienstprinzipien und -praktiken mit der Fähigkeit, exzellenten Kundenservice zu bieten. Solides Verständnis der grundlegenden Verwaltungsprozesse und -praktiken. Fähigkeit, pünktlich und planmäßig bei der Arbeit zu sein und bei Bedarf flexibel im Zeitplan zu sein. Fähigkeit, in einer schnelllebigen Teamumgebung mit unterschiedlichen Persönlichkeiten und Arbeitsstilen zu arbeiten und effektiv mit Mitarbeitern aller Ebenen und externen Kontakten zu kommunizieren und zu interagieren. Fähigkeit, 50 WPM zu tippen. (bevorzugt) Fähigkeit, spezielle Computersoftwareprogramme zu erlernen. Erfahrung mit der Adobe Suite (Acrobat Pro, InDesign, Photoshop, Illustrator) wünschenswert; Newforma und Deltek Vision sind von Vorteil. Fähigkeit, unter Druck zu arbeiten und dabei Gelassenheit zu bewahren sowie mehrere Aufgaben und häufige Unterbrechungen effektiv zu bewältigen. Fähigkeit, Anweisungen genau und zeitnah zu befolgen, Details genau zu organisieren und zu bearbeiten und Aufgaben bis zur Fertigstellung zu befolgen. Fähigkeit, einfache Anweisungen, kurze Korrespondenz, Memos, Routineberichte, Sicherheitsregeln, Betriebs- und Betriebsvorschriften zu lesen, zu schreiben und zu verstehen/interpretieren Wartungsanweisungen und Verfahrenshandbücher. Starke schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten, einschließlich des Verständnisses und der Verwendung korrekter Grammatik und Zeichensetzung. Fähigkeit zur Wahrung der Vertraulichkeit. Die aufgeführte Gehaltsspanne richtet sich nach der Geografie des Büros, für das diese Position ausgeschrieben ist. Die tatsächliche Vergütung basiert auf Berufserfahrung, Ausbildung, Lizenzanforderungen und/oder Qualifikationsniveau und wird zum Zeitpunkt des Angebots endgültig festgelegt. Personen in dieser Funktion, die regelmäßig mehr als 24 Stunden pro Woche arbeiten, sind berechtigt, an den robusten Leistungsprogrammen von HGA teilzunehmen, zu denen ein Jahresbonus- und Erfolgsbeteiligungsprogramm, ein garantierter 401(k)-Beitrag, bezahlter Elternurlaub, medizinische, zahnärztliche und medizinische Versorgung gehören Lebensversicherungen sowie PTO- und kurz- und langfristige Invaliditätsprogramme. Gehaltsspanne zwischen 53.490 und 69.300 US-Dollar. HGA ist ein Ort, an dem Sie Ihre beste Arbeit leisten können. Wir glauben, dass dauerhaftes, wirkungsvolles Design aus einem tiefen Einblick in die Menschen und Leidenschaften resultiert, die jede einzigartige Umgebung beleben. Wir legen Wert auf Empathie, sind von Neugier angetrieben und freuen uns über die harte Arbeit, die zu Innovationen führt. Ebenso wichtig ist unser Engagement für die Schaffung einer Kultur der Inklusivität und Vielfalt, in der wir Ihre Originalität fördern, das Bedürfnis nach Flexibilität und Work-Life-Balance respektieren und Ihr gewünschtes Karrierewachstum fördern. HGA ist ein national preisgekröntes interdisziplinäres Designbüro mit Wurzeln in Architektur und Ingenieurwesen. Erfahren Sie hier mehr über uns.EquityEquity ist ein lebendiger Teil dessen, wer wir sind und was wir bei HGA tun. Unser Ziel ist es, sicherzustellen, dass jeder Mitarbeiter sein authentisches Selbst bei der Arbeit einbringt, sich zugehörig fühlt und zusammenarbeitet, um sich gegenseitig zu unterstützen. NachhaltigkeitWir sind bestrebt, die Nachhaltigkeitsziele unserer Kunden zu erreichen und unsere Branche herauszufordern. Unser Ziel ist es, das Fachwissen und die Forschung weiterzuentwickeln, um über Netto-Nullenergie hinaus hin zu positiver Nettoenergie zu gelangen. von einer neutralen Wirkung auf Gesundheit, Sicherheit und Ressourcen bis hin zu einer positiven. Mit dem wachsenden Bedarf und Wunsch nach Nachhaltigkeitsumgebungen wächst auch der Fokus auf leistungsstarke Gebäude mit fundierten Daten, die wir mit Kunden und unseren Designteams teilen können.Bewerbungsanforderungen und -anweisungenKlicken Sie oben auf BEWERBEN und reichen Sie Ihren Lebenslauf ein.Standort Washington, D.C. Zeigen Sie mehr Zeigen Sie weniger A