Verwaltungsassistent in Alinea International

Berufsbezeichnung:   Verwaltungsassistent
Projektname:  Good Governance Fund

Berufsart:  Berater , Vollzeit
Standort:   Kiew, Ukraine
Unterstellt an:  Landesdirektor
Vergütung:  Marktgerecht.
Vorläufiger LOE/Zeitrahmen:   Vollzeitbeschäftigung, Juni 2024 – März 2025.
Staatsbürgerschaft:   Ukrainisch
Sprache Anforderungen:   Ukrainisch, Englisch
Bewerbungsschluss:  Offen bis besetzt
Bewerbungshinweise:

1. Ein Anschreiben ist unbedingt zu berücksichtigen. Anschreiben sollten Ihre Fähigkeiten und Erfahrungen effektiv auf die in der Stellenbeschreibung dargelegten spezifischen Aufgabenbereiche abstimmen und Ihre Eignung und Begeisterung für die Stelle, Ihr Tageshonorar und Ihre aktuelle Verfügbarkeit unter Beweis stellen.
2. Klicken Sie auf den Link, um Ihr Anschreiben und Ihren Lebenslauf hochzuladen.
3. Nur erfolgreiche Kandidaten werden kontaktiert. Bitte keine Anrufe.

Alinea ist ein internationales Entwicklungsberatungsunternehmen, das technisches und Management-Know-how bereitstellt, um Menschen dabei zu helfen, ihr Leben zu verbessern. Wir arbeiten mit Regierungen, Investoren, Unternehmen und Gemeinden zusammen, um dauerhafte Veränderungen herbeizuführen. Mit fast 40 Jahren Erfahrung hat Alinea weltweit mehr als 1000 Projekte erfolgreich umgesetzt. alineainternational.com
Alinea International erhebt in keiner Phase des Rekrutierungs- und Einstellungsprozesses eine Gebühr. Alle Stellenangebote oder Beschäftigungsmöglichkeiten bei Alinea International, die irgendeine Form einer Aufforderung zur Zahlung von Gebühren oder zum Sammeln von Informationen über Bankkonten enthalten, sind betrügerisch. Jegliche Anträge auf eine solche Zahlung oder Auskunft sollten abgelehnt und Ihren örtlichen Strafverfolgungsbehörden für entsprechende Maßnahmen sowie Alinea International gemeldet werden.

DEIAB-Erklärung zu Vielfalt, Gleichberechtigung, Inklusion, Zugänglichkeit und Zugehörigkeit: 
Bei Alinea International legen wir bei allem, was wir tun, Wert auf Vielfalt, Gleichberechtigung, Inklusivität, Zugänglichkeit und Zugehörigkeit. Wir sind ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit bietet und sich jeder Form von Diskriminierung widersetzt. Wir suchen und fördern aktiv Bewerbungen von Menschen mit unterschiedlichem Hintergrund und sind uns bewusst, dass eine integrative Belegschaft unsere Organisation bereichert und intelligentere, innovativere Ergebnisse erzielt.

Schutz:
Alinea setzt sich für den Schutz von Kindern und schutzbedürftigen Erwachsenen ein. Aufgrund der Art unserer Arbeit werden alle Kandidaten einer Due-Diligence-Prüfung und gegebenenfalls umfassenden Hintergrundüberprüfungen unterzogen.

Projektbeschreibung:
Der Good Governance Fund ist ein technisches Hilfsprojekt, das von der britischen Regierung finanziert wird. Die Portfolio Management Unit (PMU) ist eine Verwaltungsorganisation des Fonds, deren Aufgabe es ist, den Unterstützungsbedarf zu ermitteln und Projekte zu entwerfen, die durch den GGF finanziert werden sollen. Unsere Arbeit umfasst ein breites Spektrum an Reformen, das von der Unterstützung von KMU und der Modellierung von Stromangebot/-nachfrage bis hin zum Aufbau eines neuen und einladenden Investorenumfelds in der Ukraine reicht. Wir bieten einen echten „Helikopterblick“ auf die ukrainischen Reformen und haben unsere Bemühungen nach Beginn des Jahres wieder auf Wiederaufbauinitiativen konzentriertDer Krieg in vollem Umfang in der Ukraine.

Über die Arbeit:
Als PMU-Administrator erhalten Sie die Möglichkeit, bei Projekten zu helfen, die den Aufschwung in einem breiten Spektrum von Sektoren vorantreiben. Von unserem Büro in Kiew aus leisten Sie administrative Unterstützung für ein Team aus Managern, Projektdesignern und Implementierungspartnern, die in einem wirklich globalen Team (4 Zeitzonen) in der Ukraine, Großbritannien und Kanada arbeiten. Wir nehmen die Sicherheit unserer Mitarbeiter ernst und passen daher unsere Arbeitsabläufe an die aktuelle Sicherheitslage an, die wir kontinuierlich neu bewerten. Für einen Nachwuchskräfte wäre dies eine großartige Gelegenheit, eine Karriere in der internationalen Entwicklung zu beginnen und später in programmatische Rollen zu wechseln. Wir bieten außerdem zentral gelegene, moderne Büroräume, ein wettbewerbsfähiges Vergütungspaket, kostenlosen Kaffee sowie ausreichend Parkplätze.

Die Rolle:
Wir suchen eine hochmotivierte und organisierte Fachkraft zur Verstärkung unseres Teams als Verwaltungsassistent. Der ideale Kandidat ist ein Selbststarter mit der Fähigkeit, über Zeitzonen hinweg und in einem interkulturellen Umfeld effektiv zu arbeiten. Diese Person ist hervorragend darin, unter unsicheren Bedingungen zu agieren, und sorgt für Klarheit und effektive Unterstützung bei der täglichen Betriebsführung. Erfahrung im Finanzmanagement auf Büroebene ist von Vorteil. Der PMU-Verwaltungsassistent berichtet direkt an den Landesdirektor und ist dafür verantwortlich, die effizienten täglichen Verwaltungsabläufe des Projekts sicherzustellen. Zu den Hauptaufgaben gehören:

• Fachmännische Verwaltung der Korrespondenz, Terminplanung und Logistik für virtuelle Meetings und Veranstaltungen in mehreren Ländern.
• Als Hauptassistent des Landesdirektors fungieren, seinen Kalender pflegen, Tagesordnungen vorbereiten und umfassende Besprechungsnotizen zusammenstellen.
• Entwicklung hochwertiger Präsentationen und Projektaktualisierungsmaterialien unter Einhaltung der Branding-Richtlinien (PPT, Canva usw.).
• Überwachung der lokalen Büroverwaltung, einschließlich Beschaffung von Verbrauchsmaterialien, Lieferantenmanagement und Vermögensverfolgung.
• Pflege organisierter Dateiverwaltungssysteme und kollaborativer Arbeitsbereiche (SharePoint, MS Teams).
• Sammeln und Zusammenfassen von Fortschrittsberichten und wichtigen Leistungskennzahlen von lokalen Niederlassungen (KPI-Datenverfolgung).
• Koordinierung logistischer Vorkehrungen für Tagungen, Konferenzen und andere Veranstaltungen.
• Bearbeitung der grundlegenden Finanzdokumentation und Führung von Aufzeichnungen.
• Organisation nationaler und internationaler Reisepläne für Mitarbeiter.
• Aktualisierung und Pflege des Website-Inhalts der Organisation.

Erforderliche Qualifikationen:

• Bachelor-Abschluss in Betriebswirtschaft, öffentlicher Verwaltung oder einem verwandten Bereich.
• Ukrainischer Muttersprachler mit professionellen Englischkenntnissen in Wort und Schrift. Britisches Englisch ist Ihre Hauptarbeitssprache sowie die Arbeitssprache des Kunden.
• Mindestens ein Jahr Verwaltungserfahrung, vorzugsweise in einem internationalen oder multikulturellen Umfeld, doch Energie und Belastbarkeit sind der Schlüssel.
• Proaktive Problemlösungsmentalität mit viel Liebe zum Detail.
• AbilMöglichkeit, vor Ort am Bürostandort Kiew zu arbeiten.
• Nachgewiesene Fähigkeit, effektiv mit funktionsübergreifenden Teams über mehrere Zeitzonen und Standorte hinweg zusammenzuarbeiten.
• Außergewöhnliche Organisations- und Multitasking-Fähigkeiten.
• Ausgeprägte zwischenmenschliche Fähigkeiten und professionelles Auftreten.
• Technisch versiert mit Fachkenntnissen in der MS Office-Suite, Online-Collaboration-Tools (Teams, Notion, Canva, PPT usw.) und virtuellen Meeting-Plattformen.
• Grundkenntnisse in den Bereichen Finanzen, Budgetierung und Vertragsabwicklung sowie Lust am Lernen.