Verwaltungsassistent in Alinea International

Berufsbezeichnung: Verwaltungsassistent
Projektname: Good Governance Fund
Jobtyp: Berater, Voll- Zeit
Standort: Kiew, Ukraine
Berichtet an: Landesdirektor
Vergütung: In line mit Marktpreisen.
Richtiger LOE/Zeitrahmen: Vollzeitbeschäftigung, Juni 2024 – März 2025.
Staatsbürgerschaft: Ukrainisch
Sprachanforderungen: Ukrainisch, Englisch
Bewerbungsschluss: Offen bis zur Besetzung
Bewerbungshinweise:

1. Ein Anschreiben ist zwingend erforderlich. Anschreiben sollten Ihre Fähigkeiten und Erfahrungen effektiv auf die in der Stellenbeschreibung dargelegten spezifischen Aufgabenbereiche abstimmen und Ihre Eignung und Begeisterung für die Rolle, Ihr Tageshonorar und Ihre aktuelle Verfügbarkeit zum Ausdruck bringen.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Jetzt bewerben“-Link zum Hochladen Ihres Anschreibens und Ihres Lebenslaufs.
3. Nur erfolgreiche Kandidaten werden kontaktiert . Bitte keine Anrufe.

Alinea ist eine internationale Entwicklungsberatung, die technisches und Management-Know-how bietet, um Menschen dabei zu helfen, ihr Leben zu verbessern. Wir arbeiten mit Regierungen, Investoren, Unternehmen und Gemeinden zusammen, um dauerhafte Veränderungen herbeizuführen. Mit fast 40 Jahren Erfahrung hat Alinea weltweit mehr als 1.000 Projekte erfolgreich umgesetzt. alineainternational.com
Alinea International erhebt in keiner Phase des Rekrutierungs- und Einstellungsprozesses eine Gebühr. Alle Stellenangebote oder Beschäftigungsmöglichkeiten bei Alinea International, die irgendeine Form einer Aufforderung zur Zahlung von Gebühren oder zum Sammeln von Informationen zu Bankkonten enthalten, sind betrügerisch. Jegliche Anfragen nach einer solchen Zahlung oder solchen Informationen sollten abgelehnt und den örtlichen Strafverfolgungsbehörden für entsprechende Maßnahmen sowie Alinea International gemeldet werden.

DEIAB-Erklärung zu Vielfalt, Gerechtigkeit, Inklusion, Zugänglichkeit und Zugehörigkeit:
Bei Alinea International legen wir bei allem, was wir tun, Wert auf Vielfalt, Gerechtigkeit, Inklusivität, Zugänglichkeit und Zugehörigkeit. Wir sind ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit bietet und sich gegen jede Form von Diskriminierung stellt. Wir suchen und fördern aktiv Bewerbungen von Menschen mit unterschiedlichem Hintergrund und sind uns bewusst, dass eine integrative Belegschaft unsere Organisation bereichert und intelligentere, innovativere Ergebnisse erzielt.

Schutz:
Alinea engagiert sich zum Schutz von Kindern und schutzbedürftigen Erwachsenen. Aufgrund der Art unserer Arbeit werden alle Kandidaten Due-Diligence-Prüfungen und ggf. umfassenden Hintergrundüberprüfungen unterzogen.

Projektbeschreibung:
Der Good Governance Fund ist ein Von der britischen Regierung finanziertes technisches Hilfsprojekt. Die Portfolio Management Unit (PMU) ist eine Verwaltungsorganisation des Fonds, deren Aufgabe es ist, den Unterstützungsbedarf zu ermitteln und Projekte zu entwerfen, die durch den GGF finanziert werden sollen. Unsere Arbeit umfasst ein breites Spektrum an Reformen, das von der Unterstützung von KMU über die Modellierung von Stromangebot/-nachfrage bis hin zum Aufbau eines neuen und einladenden Investorenumfelds in der Ukraine reicht. Wir bieten einen echten „Helic“.„Optischere Sicht“ auf die ukrainischen Reformen und wir haben unsere Bemühungen auf Wiederherstellungsinitiativen nach dem Beginn des umfassenden Krieges in der Ukraine neu ausgerichtet.

Über die Arbeit:
Als PMU-Administrator haben Sie die Möglichkeit, bei Projekten zur Förderung der Erholung in einer Vielzahl von Sektoren mitzuhelfen. Von unserem Büro in Kiew aus leisten Sie administrative Unterstützung für ein Team von Managern, Projektdesignern und Implementierungspartnern, die in einem wirklich globalen Team (4 Zeitzonen) in der Ukraine, im Vereinigten Königreich und in Kanada arbeiten. Wir nehmen die Sicherheit unserer Mitarbeiter ernst und passen daher unsere Arbeitsabläufe an die aktuelle Sicherheitslage an, die wir kontinuierlich neu bewerten. Für einen Berufseinsteiger wäre dies eine großartige Gelegenheit, eine Karriere in der internationalen Entwicklung zu beginnen und später in programmatische Rollen zu wechseln. Wir bieten außerdem zentral gelegene moderne Büroräume, ein wettbewerbsfähiges Vergütungspaket, kostenlosen Kaffee sowie ausreichend Parkplätze.

Die Rolle:
Wir suchen eine hoch motivierte Person und organisierter Fachmann, um unserem Team als Verwaltungsassistent beizutreten. Der ideale Kandidat ist ein Selbststarter mit der Fähigkeit, über Zeitzonen hinweg und in einem interkulturellen Umfeld effektiv zu arbeiten. Diese Person ist außergewöhnlich gut darin, unter unsicheren Bedingungen zu arbeiten, und sorgt für Klarheit und effektive Unterstützung bei der täglichen Betriebsführung. Erfahrung im Finanzmanagement auf Büroebene ist von Vorteil. Der PMU-Verwaltungsassistent berichtet direkt an den Landesdirektor und ist dafür verantwortlich, die effizienten täglichen Verwaltungsabläufe des Projekts sicherzustellen. Zu den Hauptaufgaben gehören:

• Fachmännische Verwaltung der Korrespondenz, Terminplanung und Logistik für virtuelle Meetings und Veranstaltungen in mehreren Ländern.
• Als Hauptassistent des Landesdirektors bei der Wartung seinen Kalender, bereitet Tagesordnungen vor und erstellt umfassende Besprechungsnotizen.
• Entwicklung hochwertiger Präsentationen und Projektaktualisierungsmaterialien unter Einhaltung der Branding-Richtlinien (PPT, Canva usw.).
• Überwachung vor Ort Büroverwaltung, einschließlich Beschaffung von Verbrauchsmaterialien, Lieferantenverwaltung und Anlagenverfolgung.
• Pflege organisierter Dateiverwaltungssysteme und kollaborativer Arbeitsbereiche (SharePoint, MS Teams).
• Sammeln und Zusammenfassen von Fortschrittsberichten und Wichtige Leistungskennzahlen von lokalen Niederlassungen (KPI-Datenverfolgung).
• Koordinierung logistischer Vorkehrungen für Meetings, Konferenzen und andere Veranstaltungen.
• Verarbeitung grundlegender Finanzdokumentation und Aufzeichnungen.
• Organisation nationaler und internationaler Reisepläne für Mitarbeiter.
• Aktualisierung und Pflege der Website-Inhalte der Organisation.

Erforderliche Qualifikationen:

• Bachelor-Abschluss in Betriebswirtschaft, öffentlicher Verwaltung oder einem verwandten Bereich.
• Ukrainischer Muttersprachler mit professionellen Kenntnissen in Englisch in Wort und Schrift. Britisches Englisch wird Ihre Hauptarbeitssprache sowie die Arbeitssprache des Kunden sein.
• Mindestens 1+ Jahr Erfahrung in der Verwaltungsführung, vorzugsweise in einem internationalen oder multikulturellen Umfeld, dennoch sind Energie und Belastbarkeit gefragt Schlüssel.
• Proaktive Problemlösungsmentalität mit viel Liebe zum Detail.
• Fähigkeit, vor Ort am Bürostandort Kiew zu arbeiten.
• Nachgewiesene Fähigkeit, über mehrere Zeiträume hinweg effektiv mit funktionsübergreifenden Teams zusammenzuarbeiten Zonen und Standorte.
• Außergewöhnliche Organisations- und Multitasking-Fähigkeiten.
• Ausgeprägte zwischenmenschliche Fähigkeiten und professionelles Auftreten.
• Technisch versiert mit Fachkenntnissen in der MS-Office-Suite und Online-Zusammenarbeit Tools (Teams, Notion, Canva, PPT usw.) und virtuelle Meeting-Plattformen.
• Grundkenntnisse in Finanzen, Budgetierung und Vertragsabwicklung sowie Lust am Lernen.