Verwaltungsmitarbeiter SC-6 in United Nations World Food Programme

Das Welternährungsprogramm (WFP) ist eine humanitäre UN-Organisation, die vom Krieg betroffene Gemeinden mit Nahrungsmittelhilfe in Form von Bargeld, Zertifikaten oder Nahrungsmitteln versorgt. Bei seinen Aktivitäten orientiert sich WFP an den humanitären Grundsätzen der Neutralität, Unparteilichkeit, Menschlichkeit und Unabhängigkeit. Mit der Leidenschaft, dem Engagement und der Professionalität unserer 24.000 Mitarbeiter auf der ganzen Welt arbeitet das Welternährungsprogramm (WFP) in mehr als 123 Ländern und Territorien daran, lebensrettende Lebensmittel an Menschen zu liefern, die durch Konflikte vertrieben und durch Katastrophen in Not geraten sind. Darüber hinaus hilft WFP Einzelpersonen und Gemeinschaften dabei, radikale Lösungen für die vielen Herausforderungen zu finden, denen sie beim Aufbau einer besseren Zukunft gegenüberstehen. 

Um berücksichtigt zu werden, sind Sie eingeladen, sich über WFP-Rekrutierungsportal

WFP feiert und begrüßt Vielfalt. Das Unternehmen ist dem Grundsatz gleicher Beschäftigungschancen für alle seine Mitarbeiter verpflichtet und ermutigt qualifizierte Kandidaten, sich unabhängig von Rasse, Hautfarbe, nationaler Herkunft, ethnischem oder sozialem Hintergrund, genetischer Information, Geschlecht, Geschlechtsidentität und/oder -ausdruck, sexueller Orientierung oder Religion zu bewerben oder Glaube, HIV-Status oder Behinderung. 

•  Stellenanzeige Nr.: < span style="Schriftgröße: 400; Schriftstil: normal">JR108736
•  Jobtitel: Verwaltungsmitarbeiter
• Vertragsart: Dienstleistungsvertrag, SC6
• Einheit / Abteilung: Management Services/ WFP Ukraine
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• Dauer: 12 Monate (verlängerbar)< /li>
• Einsendeschluss: 16 Januar 2024, Mitternacht (mitteleuropäische Zeit)

ÜBER WFP

Das Welternährungsprogramm ist die weltweit größte humanitäre Organisation, die in Notfällen Leben rettet und mit Nahrungsmittelhilfe einen Weg zu Frieden, Stabilität und Wohlstand für Menschen ebnet, die sich von Konflikten, Katastrophen und den Auswirkungen des Klimawandels erholen.

Beim WFP stehen die Menschen im Mittelpunkt unseres Handelns, und die Vision der künftigen WFP-Belegschaft besteht aus vielfältigen, engagierten, qualifizierten und leistungsstarken Teams, die nach Leistung ausgewählt werden und gesund arbeiten und integratives Arbeitsumfeld, die Werte des WFP (Integrität, Zusammenarbeit, Engagement, Menschlichkeit und Inklusion) leben und mit Partnern zusammenarbeiten, um das Leben der WFP-Mitarbeiter zu retten und zu verändern.

Warum mit uns arbeiten?

Der Krieg in der Ukraine hatte drastische Folgen, sowohl für die Menschen im Land als auch für diejenigen auf der ganzen Welt, die von den riesigen Getreidevorräten abhängig sind. Er fügt der Zivilbevölkerung unsagbares Leid zu, vertreibt Familien und unterbricht die Lieferketten und Nahrungsmittelproduktion. Es hat zu einer der schnellsten erzwungenen Bevölkerungsbewegungen seit dem Zweiten Weltkrieg geführt. Fast 6 Millionen Ukrainer leben immer noch als Flüchtlinge in ganz Europa, und fast 5,1 Millionen sind Binnenvertriebene Da die Lebensmittelproduktion und -versorgung durch Kämpfe unterbrochen wird, haben viele Familien im Osten und Süden keinen zuverlässigen Zugang zu nahrhaften Lebensmitteln.

WFP nutzt eine flexible Mischung aus Nahrungsmittel- und Bargeldhilfe, um vom Krieg betroffene Gemeinden zu unterstützen, wo auch immer sie sich befinden. Dazu gehört die Zusammenarbeit mit lokalen Partnern bei der Verteilung von Nahrungsmittelrationen in Gebieten in der Nähe der Frontlinie und die Bereitstellung von Bargeldtransfers überall dort, wo Menschen Geld haben Zugang zu Banken und Märkten, um Lebensmittel zu kaufen. Seit März 2022 hat WFP in direkter Zusammenarbeit mit lokalen Hilfskräften Lebensmittel und Bargeld im Wert von 2,4 Milliarden Mahlzeiten an vom Krieg betroffene Familien verteilt.

• WFP ist Träger des Friedensnobelpreises 2020.
•  WFP bietet ein äußerst integratives, vielfältiges und multikulturelles Arbeitsumfeld.
•  WFP investiert in die persönliche und berufliche Entwicklung seiner Mitarbeiter durch eine Reihe von Schulungen, Akkreditierungen, Coachings, Mentoring- und anderen Programmen sowie durch interne Mobilitätsmöglichkeiten.
•  Eine Karriere beim WFP bietet eine spannende Gelegenheit, in verschiedenen Länder-, Regional- und globalen Büros auf der ganzen Welt zusammenzuarbeiten und mit leidenschaftlichen Kollegen zusammenzuarbeiten, die unermüdlich daran arbeiten, sicherzustellen, dass wirksame humanitäre Hilfe Millionen von Menschen auf der ganzen Welt erreicht .

HoWie können Sie einen Unterschied machen?

Unter der direkten Aufsicht der Management Services (Verwaltung) und des Finance Officers am zugewiesenen Standort Dienstort und die technische Leitung des Management Services-Teams in Kiew. Der Management Services Associate ist verantwortlich für:

1. Überwachen Sie den Ressourcenbedarf im Verantwortungsbereich (Erstellung von Mikrobestellungen (MPOs) mit geringem Wert unter 5.000 US-Dollar, Reisen, Veranstaltungsmanagement usw.) und helfen Sie bei der Identifizierung neuer Anforderungen, um die Effizienz und Kosteneffizienz von Abläufen und Dienstleistungen zu erleichtern.

2. Verantwortlich für die Bereitstellung von Dienstleistungen wie Reisen, Veranstaltungsmanagement und MPOs, Initiierung von Angebotsanfragen für Kleinstbestellungen usw., fungiert als Alternative für Aktivitäten im Zusammenhang mit der Flotten-, Anlagen- und Anlagenverwaltung und meldet etwaige Unstimmigkeiten an den Vorgesetzten für eine konsistente und pünktliche Erbringung von Dienstleistungen, um die Bereitstellung einer sicheren und komfortablen Arbeitsumgebung für WFP-Mitarbeiter sicherzustellen.

3. Unterstützen Sie die Produktion verschiedener Daten und bereiten Berichte vor, um zur Bereitstellung genauer Informationen für eine fundierte Entscheidungsfindung beizutragen und die effektive und zeitnahe Verwaltung der WFP-Ressourcen zu unterstützen.

4. Tragen Sie zur Planung, Überwachung und Verarbeitung administrativer Maßnahmen im Zusammenhang mit Beschaffung, Finanzen, Personalwesen usw. bei, einschließlich Verträgen mit externen Anbietern, um sicherzustellen, dass alle Daten genau und zeitnah erfasst und in WFP-Unternehmenssystemen verarbeitet werden und alle betrieblichen Probleme adressiert.

5.Überprüfung und Empfehlung von Verbesserungen der Management Services-Prozesse, Unterstützung der Implementierung und Einhaltung von Standardarbeitsanweisungen zur kontinuierlichen Verbesserung der Services im Verantwortungsbereich.

6.Beantworten Sie eine Reihe von Anfragen im Zusammenhang mit der Bereitstellung von Verwaltungsdiensten zur Unterstützung der Lösung täglicher Probleme.

8. Bieten Sie Mitarbeitern Schulungen und Anleitungen zur Interpretation von Verwaltungsverfahren, Richtlinien, Prozessen und zur Verwendung von Unternehmenssystemen an, um die Konsistenz und Effizienz der für alle Kunden bereitgestellten Dienste sicherzustellen.

9. Tragen Sie zu jährlichen Organisationsplänen, Budgetvorbereitungen und Beschaffungsplänen gemäß den Finanz- und Beschaffungsverfahren und -richtlinien des WFP bei.

10. Tragen Sie zur Vorbereitung behördenübergreifender Initiativen beiMaßnahmen wie Gemeinschaftsräume und Shuttleservice im Rahmen der UN-Reform, um Kosteneinsparungen und eine Verbesserung der Servicequalität zu unterstützen.

11. Arbeiten Sie in Absprache mit dem Vorgesetzten mit anderen Funktionen und Drittanbietern zusammen, um eine effiziente Servicebereitstellung zu ermöglichen.

12. Fungieren Sie als Reisezentrale des Büros, leiten Sie Transport- und Unterkunftsvorbereitungen ein und schließen Sie diese ab, einschließlich der Vorbereitung von Reisegenehmigungen und der Reservierung von Hotels.

13. Bieten Sie administrative Unterstützung für Konferenzen, Workshops und Retreats.

14. Nutzen Sie digitale Tools und Technologieanwendungen, um Arbeitsabläufe und Kundenservice zu verbessern und neue Technologien, die am Arbeitsplatz eingeführt werden, effektiv einzuführen.

15. Pflegen, verwalten Sie Büromaterial und verteilen Sie es entsprechend den Anforderungen des Personals über das Global Management Service-Tool.

16. Pflege von Aufzeichnungen zur Vermögensverwaltung , Vorbereitung von Berichten und Durchführung der jährlichen physischen Zählung und Berichterstattung von Vermögenswerten.

17. Daten, Dateien, Schleudersystem pflegen und vertraulich aufbewahren Materialien und Aufzeichnungen über Aktivitäten im Zusammenhang mit den Verantwortungsbereichen.

18. Führen Sie andere damit verbundene Aufgaben aus, die Ihnen vom unmittelbaren Vorgesetzten zugewiesen wurden.

 Um gemeinsam mit uns Leben zu retten und Leben zu verändern, haben Sie Folgendes: 

Bildung: Abschluss der Sekundarschule. Ein postsekundäres Zertifikat in der Verwaltung oder einem verwandten Bereich. 

 Erfahrung: Sechs (06) oder mehrjährige, zunehmend verantwortungsvolle Berufserfahrung in der Funktion der Verwaltung oder einem anderen verwandten Bereich. Eine postsekundäre Ausbildung kann einige Jahre Berufserfahrung ausgleichen. Beispielsweise gelten Sie als berechtigt, wenn Sie über Folgendes verfügen: 

• Drei (3) Jahre Berufserfahrung in Kombination mit einem Masterabschluss; 

• Vier (4) Jahre Berufserfahrung in Kombination mit einem Bachelor-Abschluss. 

 Wissen & Fähigkeiten: 

Der ideale Kandidat sollte sich mit Folgendem auskennen:

• Business Support Services & Berichterstattung: Wendet starke Fähigkeiten an um Anforderungen auf Länderebene zu identifizieren und kundenorientierte Lösungen und Aktionspläne zu entwickeln. Kommuniziert datenbasierte Ergebnisse auf äußerst wirkungsvolle und auf die Zielgruppe zugeschnittene Weise.
• Internal Kontrollen und Risikomanagement: Nutzt Kenntnisse über Risikomanagementansätze und interne Kontrollen, um Projekte und Programme zu überwachen, um die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zu bestätigen, die Datenintegrität sicherzustellen und die Kundenzufriedenheit sicherzustellen.
• Ressourcenmanagement: Überwacht Trends bei der Personalbesetzung und Ressourcennutzung um potenzielle Probleme zu antizipieren und an Programmleiter und wichtige Kunden weiterzuleiten.
• Spezialwissen in Verwaltungsdienstleistungen: Demonstriert ein breites oder spezielles Wissen über Best Practices, Techniken und Prozesse in der Verwaltung sowie ein gutes Verständnis des WFP Standards, Prozesse und Infrastruktur im Verantwortungsbereich; wendet dies an, um die Bereitstellung effizienter und effektiver Verwaltungsdienste sicherzustellen.
• Kundenorientierung: Überwacht und überwacht die Verwaltungsarbeit anhand der etablierten Standards und Protokolle für exzellenten Service. Stellt sicher, dass Kundenprobleme erkannt und gelöst werden.

Wünschenswerterweise sollte der ideale Kandidat in der Lage sein:

Sprache: Fließende Englisch- und Ukrainischkenntnisse (Stufe C). 

 Bevor Sie sich bewerben ...

WFP sucht Kandidaten mit höchster Integrität und Professionalität, die unsere humanitären Prinzipien teilen. Alle Einstellungsentscheidungen werden auf der Grundlage organisatorischer Bedürfnisse, beruflicher Anforderungen, Verdienste und individueller Qualifikationen getroffen. WFP setzt sich dafür ein, ein integratives Arbeitsumfeld zu schaffen, das frei von sexueller Ausbeutung und Missbrauch, jeglicher Form von Diskriminierung, jeglicher Art von Belästigung, sexueller Belästigung und Autoritätsmissbrauch ist. Daher werden alle ausgewählten Kandidaten strengen Referenz- und Hintergrundprüfungen unterzogen.

Wir streben danach, in unseren Teams in der Ukraine Parität und Integration zu erreichen. WFP ermutigt weibliche Kandidaten und Menschen mit Behinderungen, sich zu bewerben.

WFP setzt sich für einen barrierefreien, integrativen Rekrutierungsprozess ein. Bitte kontaktieren Sie uns unter [email protected], um uns darüber zu informieren etwaige behinderungsbezogene angemessene Vorkehrungen oder Zugänglichkeitswünsche, die Sie haben. Ein Mitglied des Teams für angemessene Vorkehrungen wird sich mit Ihnen in Verbindung setzen, um Ihre Bedürfnisse vertraulich zu besprechen.

Mitgliedern des UN-Beratungsausschusses für Verwaltungs- und Haushaltsfragen (ACABQ), Internationale Kommission für den öffentlichen Dienst (ICSC), FAO-Finanzausschuss, externer Prüfer des WFP, WFP-Prüfungsausschuss, Joint Inspection Unit (JIU) und andere ähnliche Gremien innerhalb des Systems der Vereinten Nationen mit Aufsichtsverantwortung für das WFP, sowohl während ihrer Dienstzeit als auch innerhalb von drei Jahren danach Einstellung dieses Dienstes.

Wie bewerbe ich mich

Um berücksichtigt zu werden, sind Sie eingeladen, sich über das Rekrutierungsportal des WFP zu bewerben.

Wir empfehlen Ihnen außerdem, Ihr Kandidatenprofil zu erstellen und WFP-Stellenbenachrichtigungen einzurichten, um mehr zu erfahren über alle Möglichkeiten, bei uns einzusteigen und einen Unterschied im Leben der Menschen machen, denen wir dienen.