Verwaltungs-/Personal-/Schulungsbeauftragter in ACTED

ACTED ist eine 1993 gegründete französische NGO, die gefährdete Bevölkerungsgruppen unterstützt, die von humanitären Krisen auf der ganzen Welt betroffen sind. ACTED bietet gefährdeten Gemeinschaften kontinuierliche Unterstützung, indem es die Nachhaltigkeit von Interventionen nach der Krise und die Vorbereitung auf die langfristigen Herausforderungen gewährleistet, mit denen die Bevölkerung konfrontiert ist, um den Kreislauf der Armut zu durchbrechen, die Entwicklung zu fördern und die Anfälligkeit für Katastrophen zu verringern. Unsere Mitarbeiter sind immer bereit, auf Notsituationen zu reagieren und eine nachhaltige Entwicklung durch 450 Projekte in 43 Ländern zu unterstützen und wiederherzustellen.

Der Personal-/Verwaltungs-/Schulungsbeauftragte ist für die Verwaltung aller Verwaltungs- und Personalangelegenheiten für ACTED sowie für die Organisation und Durchführung von Schulungen und Workshops für ACTED-Mitarbeiter in der gesamten Ukraine verantwortlich. 

Verantwortlichkeiten

Schulungsmanagement

• Organisation und Durchführung von Schulungen und Workshops gemäß dem jährlichen Schulungsplan und auf Anfrage der Stakeholder; 
• Erleichtern Sie die Entwicklung von Materialien zur Mitarbeiterorientierung, Schulungssystemen usw.;
• Sicherstellung, dass alle Mitarbeiter den Verhaltenskodex und die Organisationsrichtlinien von Acted verstehen, einschließlich der Bereitstellung relevanter Schulungen für die Mitarbeiter zu diesen Themen
• Führen Sie ein Schulungsprotokoll für alle Mitarbeiter, einschließlich aller wichtigen Informationen über die angebotenen Schulungen und wann – falls zutreffend – eine Auffrischungsschulung abgeschlossen werden sollte.
• Beteiligen Sie sich an der Identifizierung von Schulungslücken für die relevanten Mitarbeiter und unterstützen Sie diese Beschaffung relevanter Schulungsmaterialien.

Nachverfolgung durch das Personal

• Sammeln Sie die erforderlichen Formulare/Dokumente monatlich und zeitnah (und gehen Sie direkt nach, wenn solche Formulare/Dokumente nicht bereitgestellt werden) – dazu gehören alle erforderlichen Unterlagen, die für die pünktliche Bezahlung von Zeit-/Aushilfskräften erforderlich sind.
• Stellen Sie sicher, dass alle erforderlichen Formulare/Dokumente korrekt abgelegt und sicher im Büro vor Ort in Papierform und digital aufbewahrt werden Das bedeutet, dass alle Personalunterlagen monatlich auf dem neuesten Stand gehalten werden.
• Stellen Sie sicher, dass alle digitalen Dateien korrekt, aktuell und für die Verarbeitung bereit sind. um sicherzustellen, dass die Zahlung von Gehältern und die Erstattung von Auslagen jeden Monat pünktlich erfolgen können.
• Pflege der Urlaubs- und Krankheitsurlaubs-Nachverfolgungstabelle und anderer erforderlicher HR-Datenbanken.
• Tragen Sie zur genauen und zeitnahen Aktualisierung des zentralen HR-Verzeichnisses bei.
• Vertragsaufzeichnungen und genaue Nachverfolgung.

Kapazitätsentwicklung und Förderung des Wohlergehens der Mitarbeiter

• Stellen Sie sicher, dass Personalbeurteilungen pünktlich und pünktlich durchgeführt werden auf sinnvolle Weise und in Übereinstimmung mit den ACTED-Richtlinien.
• Führen Sie eine Datei mit den Fälligkeitsterminen für Beurteilungen und informieren Sie die Bereichskoordination (und ggf. den zuständigen technischen Manager) im Voraus über das Datum, bis zu dem Beurteilungen für alle Mitarbeiter fällig sind.

Berichterstattung und Unterstützung bei anderen HR-Aktivitäten

• Erstellen Sie monatliche HR-Berichte mithilfe von ACTED-Standardvorlagen und gemäß ACTED Richtlinien.
• Entwürfe für Bedingungen vorbereiten of Referenz für neue Positionen im Bereichsteam, um eine reibungslose Rekrutierung und Einstellung neuer Mitarbeiter zu unterstützen. 
• Auf Anfrage Unterstützung bei der Bewältigung von Beschwerden oder anderen Beschwerden des Personals, wobei jederzeit respektvoll und vertraulich gehandelt wird.
• Auf Anfrage Verwaltungsdokumente erstellen, um Mitarbeiter bei Feldeinsätzen an Standorten außerhalb Kiews zu unterstützen.
• Bereitstellen anderer administrativer und HR-Unterstützung, soweit vom Senior HR & Admin Manager angemessen gefordert.

 Erfahrung und Fähigkeiten 

• Einschlägiger Abschluss und Mehr als zwei Jahre Berufserfahrung im Personalwesen in der Ukraine (einschließlich ausgeprägter Schulungskompetenz).
• Eine Universitätsausbildung im Personalmanagement wird als Vorteil angesehen.
• Mindestens 1 Jahr Erfahrung im humanitären und/oder Entwicklungssektor (dringend bevorzugt).
• Nachgewiesene Fähigkeit, selbstständig zu arbeiten und Initiative bei der Entwicklung und Umsetzung von Aufgaben zu ergreifen, die auf das Wohlergehen des Personals und die Entwicklung der Personalkapazität ausgerichtet sind;
• Nachgewiesene Fähigkeit, mit Microsoft zu arbeiten Excel, Word und Outlook.
• Fließende Ukrainischkenntnisse und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift sind erforderlich (und werden im Rahmen eines Vorstellungsgesprächs beurteilt).
• Motiviert, als Teil einer Teamarbeit in einem multikulturellen Umfeld zu arbeiten, erfordert Flexibilität und die Fähigkeit, kurze Fristen einzuhalten;
• Bereitschaft, zu anderen ACTED/IMPACT-Außenstellen zu reisen.

Gut! Im Rahmen der chinesischen Strafverfolgungsbehörde wurden im Zuge der Prüfung der neuen Gesetzestexte neue Dokumente erstellt

Achtung! Gemäß der geltenden Gesetzgebung müssen Personen, die dem Wehrdienst unterliegen, während ihrer Beschäftigung aktualisierte Militärregistrierungsdokumente vorlegen.

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„Bitte beachten Sie, dass jeder Bewerber, dem eine Stelle angeboten wird, den Verhaltenskodex und die damit verbundenen Richtlinien als Teil seines Arbeitsvertrags unterzeichnen wird Entlassung.“