Verwaltungs-/HR-Assistent Nord in ACTED

ACTED ist eine französische Nichtregierungsorganisation 1993 gegründete Organisation, die gefährdete Bevölkerungsgruppen unterstützt, die von humanitären Krisen auf der ganzen Welt betroffen sind. ACTED bietet gefährdeten Gemeinschaften kontinuierliche Unterstützung, indem es die Nachhaltigkeit von Interventionen nach der Krise und die Vorbereitung auf die langfristigen Herausforderungen gewährleistet, mit denen die Bevölkerung konfrontiert ist, um den Kreislauf der Armut zu durchbrechen, die Entwicklung zu fördern und die Anfälligkeit für Katastrophen zu verringern. Unsere Mitarbeiter sind jederzeit bereit, auf Notsituationen zu reagieren, die nachhaltige Entwicklung durch 450 Projekte in 43 Ländern zu unterstützen und wiederherzustellen.

Auftrag< /p >

Der HR-/Verwaltungsassistent der Region Nord ist für die Verwaltung aller Verwaltungs- und Personalangelegenheiten des ACTED-Teams der Region Nord im Kiewer Büro verantwortlich.

Verantwortlichkeiten< /p>

1. Einbindung neuer Mitarbeiter und Förderung und Umsetzung des Verhaltenskodex von ACTED

• Stellen Sie sicher, dass alle HR-Verfahren gemäß Folgendem umgesetzt werden:
  1. ACTED-Richtlinien und -Standards;
  2. Mindeststandards, die durch das ukrainische Arbeitsrecht und andere relevante Gesetze festgelegt sind.
• Fungieren Sie als Anlaufstelle im Einführung neuer Mitarbeiterin das Team der Region Nord, einschließlich:
  1. Sicherstellung, dass alle neuen Mitarbeiter den Verhaltenskodex und die Kernrichtlinien von ACTED verstehen, einschließlich der Bereitstellung relevanter Schulungen für die Mitarbeiter zu diesen Themen;
  < li> Sicherstellen, dass alle Verwaltungsdokumente ordnungsgemäß ausgefüllt und bei ACTED HR eingegangen sind und dass alle Personalordner vollständig sind;
  2. Sicherstellen, dass alle neuen Mitarbeiter:
     • die Ausweisantragsformulare korrekt ausgefüllt und erhalten haben so schnell wie möglich nach der Ankunft einen ACTED-Ausweis; 
     • Sie haben eine E-Mail-Adresse von ACTED erhalten und haben Zugriff auf Teams und Sharepoint.
     • Sie haben von ACTED bereitgestellte IT-Ausrüstung einschließlich eines monatlichen Datenvolumens erhalten und verstehen, dass diese nur in Verbindung mit ACTED verwendet werden sollten Aktivitäten und für ordnungsgemäße Zwecke,
• Bieten Sie für bestehende Mitarbeiter regelmäßige Auffrischungsschulungen zum Verhaltenskodex und Kern von ACTED an Richtlinien und stellen sicher, dass diese alle Aspekte der täglichen Arbeit des Teams der Region Nord informieren und leiten.
• Auf Anfrage des Gebietskoordinators bereiten Sie Leitfäden, Memoranden oder Schulungsmaterialien für die Mitarbeiter der Region Nord vor, um die Einhaltung der Richtlinien und Richtlinien von ACTED sicherzustellen alle relevanten lokalen ukrainischen Rechtsvorschriften.

2. Mitarbeiter-Nachverfolgung

• Sammeln Sie Anwesenheitslisten, Urlaubsantragsformulare und andere erforderliche Formulare monatlich und zeitnah vom Team der Region Nord (und verfolgen Sie direkt nach, wenn eine solche Dokumentation nicht bereitgestellt wird). – Dazu gehören alle erforderlichen Unterlagen, die für die pünktliche Bezahlung von Zeitarbeits-/Aushilfskräften für die im Vormonat erbrachten Leistungen erforderlich sind.
• Stellen Sie sicher, dass Anwesenheitslisten, Urlaubsantragsformulare und andere erforderliche Unterlagen ordnungsgemäß abgelegt und sicher aufbewahrt werden Das heißt, dass alle Personalunterlagen monatlich auf dem neuesten Stand gehalten werden.
• Stellen Sie sicher, dass alle digitalen Dateien korrekt und aktuell sindvor der Weitergabe an Capital HR und an / Capital Finance zur Bearbeitung, und Sie sind für die rechtzeitige Nachverfolgung fehlender Informationen verantwortlich, um sicherzustellen, dass die Zahlung von Gehältern und die Erstattung von Ausgaben jeden Monat pünktlich erfolgen können.
• Führen Sie eine Tabelle zur Nachverfolgung von Urlaubs- und Krankheitsausfällen für alle Mitarbeiter in der Region und zeichnen Sie die Arbeitsorte aller Mitarbeiter in der Region Nord auf, um sie im Falle eines Sicherheitsvorfalls zu unterstützen.
• Tragen Sie zur Genauigkeit bei und zeitnahe Aktualisierungen des zentralen HR-Verzeichnisses, einschließlich der routinemäßigen Bestätigung der Richtigkeit der im Verzeichnis bereitgestellten Informationen an alle Mitarbeiter der Region Nord.
• Führen Sie eine Aufzeichnung der Vertragsenddaten und benachrichtigen Sie die Bereichskoordination im Voraus Auslaufen bestehender Verträge, damit die nächsten Schritte rechtzeitig geplant werden können und Vertragsänderungen auf Anfrage der Bereichskoordination vorbereitet werden können.
• Erstellen und pflegen Sie eine Datenbank (nach Bereich Nordgebiet) der von eingestellten Zeitarbeitskräfte ACTED und ihre jeweiligen Fähigkeiten unterstützen die schnelle Ernennung solcher Mitarbeiter, wenn diese für zukünftige Projekte erforderlich sind.

 3. Schutz persönlicher, vertraulicher und sensibler Daten

• Stellen Sie sicher, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf HR-Personalordner haben, und bewahren Sie den Inhalt dieser Ordner jederzeit vertraulich auf.
• Beachten Sie die Datenschutzrichtlinie von ACTED in allen Aspekten des Tagesablaufs des HR-Beauftragten bei der täglichen Arbeit und verlangen, dass auch andere Teammitglieder alle persönlichen Daten – ob intern oder extern – gemäß den Richtlinien von ACTED verwalten (einschließlich der Anwendung eines Passwortschutzes auf Dateien, die persönliche Daten enthalten).

4. Kapazitätsentwicklung und Förderung des Wohlergehens des Personals

• Stellen Sie sicher, dass Personalbeurteilungen pünktlich und sinnvoll im Einklang mit den ACTED-Richtlinien durchgeführt werden.
• Führen Sie eine Datei mit den Fälligkeitsterminen für Beurteilungen und informieren Sie die Bereichskoordination (und gegebenenfalls den zuständigen technischen Manager) im Voraus über das Datum, bis zu dem die Beurteilungen für alle Mitarbeiter fällig sind.
• Führen Sie ein Schulungsprotokoll für alle Mitarbeiter der Region Nord, einschließlich aller wichtigen Informationen Informationen zu den angebotenen Schulungen und wann – falls zutreffend – eine Auffrischungsschulung abgeschlossen werden sollte.
• Identifizieren Sie mit der Bereichskoordination Schulungslücken für relevante Mitarbeiter der Region Nord und unterstützen Sie bei der Beschaffung relevanter Schulungsmaterialien (einschließlich kostenloser Online-Ressourcen). die der NGO-Gemeinschaft allgemein zugänglich sind).

5. Berichterstattung und Unterstützung bei anderen HR-Aktivitäten

• Erstellen Sie monatliche HR-Berichte unter Verwendung der ACTED-Standardvorlagen und gemäß den ACTED-Richtlinien.
• Erstellen Sie auf Anfrage des Bereichskoordinators Entwürfe der Leistungsbeschreibung für neue Positionen im Team der Region Nord, um eine reibungslose Rekrutierung und Einstellung neuer Mitarbeiter zu unterstützen. 
• Auf Anfrage des Bereichskoordinators und/oder des Senior HR & Admin Managers Unterstützung bei der Bewältigung von Beschwerdeproblemen oder anderen Beschwerden des Personals, wobei stets respektvoll und vertraulich vorzugehen ist.
< li>Auf Anfrage des Gebietskoordinators bereiten Sie Verwaltungsdokumente vor, um das Personal bei Feldeinsätzen an Standorten außerhalb von Kiew zu unterstützen.
• Provide andere administrative und HR-Unterstützung, wie vom Bereichskoordinator und/oder dem Senior HR & Admin Manager angemessen angefordert.

 Erfahrung und Fähigkeiten 

• Einschlägiger Abschluss und Mehr als zwei Jahre Berufserfahrung im Personalwesen in der Ukraine (einschließlich guter Kenntnisse des ukrainischen Arbeitsrechts).
• Eine Hochschulausbildung im Personalmanagement wird als Vorteil angesehen.
• At Mindestens 1 Jahr Erfahrung im humanitären und/oder Entwicklungssektor (dringend bevorzugt).
• Nachgewiesene Fähigkeit, autonom zu arbeiten und Initiative bei der Entwicklung und Umsetzung von Aufgaben zu ergreifen, die auf das Wohlergehen des Personals und die Entwicklung der Personalkapazität ausgerichtet sind;< /li>
• Nachgewiesene Fähigkeit, mit Microsoft Excel, Word und Outlook zu arbeiten.
• Fließende Ukrainischkenntnisse und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift sind erforderlich (und werden im Vorstellungsgespräch beurteilt).
• Motiviert, als Teil einer Teamarbeit in einem multikulturellen Umfeld zu arbeiten, was Flexibilität und die Fähigkeit zur Einhaltung enger Fristen erfordert;
• Bereitschaft, zu anderen ACTED/IMPACT-Außenstellen zu reisen.

Увага! облікові documenti та оновити свої військово-облікові дані.

Achtung! Gemäß der geltenden Gesetzgebung müssen Wehrpflichtige aktuelle Militärregistrierungsdokumente vorlegen während der Anstellung

Eine amtlich zugelassene Plattform, eine offizielle Website, die gehandelt hat; тної плати;< li style="font-weight: 400">28 neue Tage, die auf dem Markt verfügbar sind;

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“ACTED verfolgt einen Null-Toleranz-Ansatz gegenüber sexueller Ausbeutung, Missbrauch und Belästigung (SEAH). Bitte beachten Sie, dass jeder Kandidat, dem eine Stelle angeboten wird, den Kodex unterzeichnen wird Verhaltensregeln und damit verbundene Richtlinien als Teil ihres Arbeitsvertrags können zur Entlassung führen.“