Verwaltungs-/Finanzassistent in HR-Consulting

Verwaltungs-/Finanzassistent

Arbeitszweck:

Unter der direkten Aufsicht und Anleitung des Senior Finance Officer, Verwaltungs-/Finanzassistent Der Assistent wird die ordnungsgemäße Umsetzung der Programme der Internationalen Föderation der Rotkreuz- und Rothalbmondgesellschaften und des Moldauischen Roten Kreuzes IFRC/MRCS zeitnah, effektiv und effizient unterstützen und die Finanz- und Verwaltungseinheit unterstützen des Landesbüros Moldawien.

Aufgaben und Verantwortlichkeiten:

Rechnungsbearbeitung:

• Bearbeitung der vom Senior zugewiesenen Lieferantenrechnungen Der Finanzbeauftragte erleichtert die Zahlungen bei Fälligkeit der Rechnungen.
• Stellen Sie sicher, dass die getätigten Ausgaben den Finanz- und Beschaffungsverfahren der Föderation vollständig entsprechen.
• Überprüfen Sie die Ausgaben und die Dokumentation von Zahlungsanträgen, um sicherzustellen, dass die finanziellen
• Anforderungen des Gebers eingehalten werden und die Prüfungsempfehlungen eingehalten werden, bevor Sie dem Finanzministerium Zahlungsvorschläge für Zahlungen vorlegen.
• Führen Sie monatlich einen Abgleich mit Lieferantenkonten durch;
• Stellen Sie sicher, dass Rechnungen ordnungsgemäß archiviert und gemäß den Archivgrundsätzen des Verbandes gespeichert und bei Bedarf problemlos abgerufen werden können.

• Unterstützung bei der monatlichen Erstellung zusätzlicher Servicerechnungen für nationale Partnergesellschaften;
• Unterstützung bei der Abstimmung von Zusatzdienstkonten;
• Unterstützung bei der Bearbeitung von Mietverträgen für die Wohnungen der Delegierten und das IFRC-Büro und Sicherstellung, dass es zu keinen Serviceunterbrechungen kommt;
• Erstellung und Übermittlung monatlicher Mehrwertsteuerberichte an die staatliche Steuerinspektion, Gewährleistung der Rückerstattung der erhobenen Mehrwertsteuer;
• Unterstützung bei der Überwachung und Verrechnung des Kontos 1490 (Einlagenkonto), wie in der Bilanz dargestellt;
• Sorgen Sie für ein effizientes Ablagesystem innerhalb der Finanzabteilung, indem Sie die Verbandsakten prüfen, vorbereiten und an die Archive übermitteln.
• Helfen Sie bei der Verwaltung der Portokassen für alltägliche Zahlungen am Standort;
• In Abwesenheit des Senior Finance Officers helfen Sie bei der Vorbereitung der Bankzahlungen und stellen sicher, dass alle relevanten Belegdokumente bereitgestellt werden;
• Alle anderen vom Vorgesetzten zugewiesenen Aufgaben.

• Unterstützen Sie den Verwaltungsbeauftragten bei der Veranstaltungsorganisation und bereiten Sie alle finanzbezogenen Dokumente vor;
• Unterstützung bei der Zahlung relevanter verwaltungsbezogener Rechnungen gemäß dem vom Verwaltungsbeamten ausgestellten Tracker;
• Bereiten Sie mit vorheriger Genehmigung des Verwaltungsbeamten die Logistikanforderung für Materialien vor, die für Wartungsaktivitäten benötigt werden, und geben Sie dabei einen Zeitrahmen und Kosten an.

• Einschlägiger Universitätsabschluss in Betriebswirtschaft, Handel oder einem anderen relevanten Bereich sowie eine vollständige Berufsqualifikation als Buchhalter.
• 1-3 Jahre Berufserfahrung in der Programmunterstützung;
• Fähigkeit, grundlegende Finanz- und Verwaltungsberichte zu schreiben;
• Praktische Computerkenntnisse (Windows, Tabellenkalkulation, Textverarbeitung, E-Mail);
• Füllung;
• Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten (schriftlich, mündlich, zuhörend) in EnglischLisch, Russisch und Rumänisch;
• Kommunikations- und Beziehungsfähigkeiten, Verantwortungsbewusstsein, Initiative und Dynamik;
• Ausgezeichnete zwischenmenschliche Fähigkeiten – Gespür für die Kommunikation mit Stakeholdern;
• Ausgezeichnete Organisations- und Zeitmanagementfähigkeiten.

• Wettbewerbsfähiges Gehalt (abhängig von der Erfahrung);
• Erfahrung in der Arbeit in einer internationalen NGO;
• Montag bis Freitag, zwischen 9 und 18 Uhr;
• Komfortables Büro im Zentrum von Chisinau.

Für weitere Informationen rufen Sie bitte an: 069 638 007