Unterkunftsbeauftragter (UKR24.231) in Department for Business and Trade

Die britische Botschaft Kiew ist Teil eines weltweiten Netzwerks, das die politischen, wirtschaftlichen und konsularischen Interessen Großbritanniens im Ausland vertritt. Wir rekrutieren einen erfahrenen Unterkunftsbeauftragten als Teil eines Teams der britischen Botschaft in Kiew und werden zur Stärkung der diplomatischen Beziehungen zwischen Großbritannien und den Vereinigten Staaten beitragen. Insbesondere unterstützt der Unterkunftsbeauftragte den Estates Manager bei der konformen Auswahl und Verwaltung von Wohnimmobilien und bietet einen exzellenten Kundenservice, schnell und effizient, um ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis in Übereinstimmung mit den ESND-Leitlinien und Prüfungsanforderungen zu erzielen. Vom Unterkunftsbeauftragten wird erwartet, dass er sowohl individuell als auch durch seine Führung Ergebnisse liefert. Rollen und Hauptverantwortungen: Arbeiten Sie eng mit dem Estates Manager zusammen, um die Post-Wohnaktivitäten gemäß den Anforderungen des ESND aufrechtzuerhalten. Im Falle der Abwesenheit des Estate Managers decken Sie die Mindestpflichten ab, um die Fortführung der Beherbergungsdienstleistungen sicherzustellen. (z. B. Unterstützung bei der Immobiliensuche und Abgabe von Empfehlungen für einen neuen Mietvertrag). Überwachen Sie Änderungen im Umzugsplan und handeln Sie entsprechend: Planen Sie die Reinigung, organisieren Sie die Lieferung des Wagens, bereiten Sie Schlüssel und Begrüßungsführer vor, melden Sie die Fertigstellung von Aufgaben, teilen Sie etwaige Schwierigkeiten im Voraus mit. Helfen Sie Verwalten Sie den Dokumentenfluss im Zusammenhang mit der Nachlassverwaltung: Mietvertrag, Ein-/Auszugsformular, Beschäftigungsschreiben, H&S-konforme Formulare, Finanzformulare, Willkommen bei Ihrem Immobilienführer. Bereiten Sie Entwürfe gemäß den FCDO-Anforderungen vor und unterstützen Sie bei der Informationsverwaltung nach der Nachlassverwaltung: Zusammenstellen von Nachlassakten (sowohl in Papierform als auch in elektronischer Form) gemäß den Prüfungsanforderungen, um sicherzustellen, dass alle Informationen korrekt sind und für überraschende Überprüfungen und Prüfungen verfügbar sind. Unterstützung bei der Aktualisierung der Nachlassdatenbank, einschließlich Post-Offline-E-Books (Zugang zum Eigentum, Mitarbeiter bei der Post, Lieferanten). Kontaktliste, angezeigtes Immobilienprofil) und zentral verwaltete Plattformen (Planon). Handeln Sie proaktiv, wenn es erforderlich ist, die Lücken fehlender Informationen zu schließen. Tragen Sie zum Kundensupport bei, indem Sie regelmäßig E-Mails abrufen und bei Bedarf reagieren. Dazu gehört die Sensibilisierung für die FCDO-Unterkunftsrichtlinie, die ESND-Leitlinien und die Post-Unterbringungsrichtlinien, um zu verstehen, wie man mit Personalanfragen umgeht, Anfragetickets aufzeichnet und verarbeitet, die Kommunikation mit den Mitarbeitern aufrechterhält, um dem Team zu helfen, die Leistung der Post-Corporate-Servicevereinbarung zu verbessern und aufrechtzuerhalten Der Standard. Die Anforderungen variieren: Koordinierung des Caterings für kleine Meetings, Umstellen von Möbeln, Unterstützung bei der Organisation saisonaler und regelmäßiger Reinigungen, Sortieren von Problemen mit dem Internet bei Posteinstellungen. Behandeln Sie Kaufanfragen und beteiligen Sie sich bei Bedarf am Beschaffungsprogramm, um sicherzustellen, dass die FCDO-Beschaffung gewährleistet ist Die Orientierungsvoraussetzungen werden vollumfänglich erfüllt. Dazu gehören unter anderem der Kauf von Haushaltsgeräten, Polster- und Hartmöbeln, das Einholen von Angeboten und die Beratung eines neuen Lieferanten, das Bezahlen von Rechnungen und Buchhaltungskosten sowie die Erfassung der neuen Artikel in den Postinventurregistern. Erledigen Sie andere Aufgaben, wenn ein Betriebseinsatz vorliegt Notwendigkeit und Unterstützung von Initiativen und Aktivitäten der Botschaft (z. B. Teilnahme an Botschaftsausschüssen, Clubs und Arbeitsgruppen)Zeig mehr Zeige weniger Art der Anstellung Vollzeit Berufliche Verantwortlichkeiten Andere Branchen Führung